闡述事業單位檔案管理信息化建設問題

秦依婷

（南寧市城市照明管理處，廣西 南寧 530023）

近些年隨著科學技術的發展，對于社會各行各業來說，都是機遇和挑戰。各企業需要對原有的生產和作業模式，進行改革和創新。事業單位的檔案管理工作，同樣也面臨著這樣的問題，檔案管理應該由以人工管理為主，向著信息化建設發展。檔案管理信息化可以提升事業單位檔案管理的效率，使檔案管理工作更加便捷化、簡單化、高效化，有利于促進事業單位的可持續穩定發展。

1 事業單位檔案信息化建設的重要性

科學技術日益發展的現在，信息化已經是大趨勢[1]，事業單位檔案管理也應該順應社會發展潮流，緊跟時代發展步伐，進行信息化建設。傳統的檔案管理方式，主要以人工為主，通過人工進行儲存、記錄、查閱等，然后保存主要以紙質版為主，需要專門開辟檔案室進行儲存，需要花費大量的人力、物力。計算機網絡技術的到來和應用發展，對于原有的檔案管理方式帶來了沖擊，勢必將被新的管理方式所取代。所以，事業單位應該進行檔案管理信息化建設。

檔案管理實現信息化，有利于實現檔案管理數字化[2]，工作人員在辦公時可以通過使用檔案信息化系統查詢和保存檔案信息，并且可以每位員工匹配相應的賬戶，實現多人同時辦公，而且工作效率更高效；有利于對于檔案的存儲和分類，傳統的通過檔案室儲存，分的類目比較粗略，而信息化之后可以對檔案進行更科學、更細致的分類，使得查詢和調用更高效；有利于提升存儲的安全性。傳統的檔案保存主要是紙質版檔案，容易由于搬家遺失或者受到外部環境的影響出現損壞的情況，導致檔案出現缺損，無法正常使用影響正常工作的開展，檔案信息化實現信息化后，檔案信息可以保存到電子硬盤或者云服務器中，可以提升檔案保存的安全度和時效性。除此之外，檔案管理信息化，員工可以通過系統后臺儲存和查閱調用，使得工作流程更加簡單化，有利于推進我國檔案管理工作的科學、穩定發展。所以，事業單位檔案信息化建設十分重要，是提高事業單位綜合實力的重要基礎和保障[2]。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

1）對信息化建設不夠重視。檔案管理對于事業單位的發展非常重要，但是很多企業還沒有意識到[3]，所以沒有把檔案管理信息化建設放到重要代辦事項當中，而是沿用傳統的檔案管理方法，有的即使提出了檔案管理信息化建設的要求，但是卻沒有做出明確的規劃，既沒有確定明確的目標，也沒有完善的制度，導致檔案室管理信息化建設項目難以推進。如果管理者對于檔案管理信息化建設不夠重視，那么也不會安排專門的人進行對接，以及給予資金支持，不利于事業單位的長遠發展。

2）檔案信息資源的開發程度不夠。檔案信息資源的開發程度，對于好奇檔案資料的質量有著重要的影響很多事業單位對于檔案管理缺乏科學合理的信息化設計規劃，使信息資源開發工作存在嚴重問題[4]。第一，表現為收集到的信息不全面、真實性有待考證，工作人員在將檔案信息錄入到檔案系統時，通常只是把紙質版的內容進行復刻，對于內容的真實性以及內容的正確性與否，都沒有進行嚴格的審查；第二，當紙質檔案出現損壞時，內容容易出現缺失或者模糊不清的情況，此時若工作人員仍未進行完善和核對，將信息缺失的資料錄入系統，那么當后期調用時就會出現問題；第三，由于有些資料是重復的，如果進行重復的復制也會造成檔案資料較多重復的問題，不利于后期的使用與管理。

3）檔案管理人員缺乏專業素養。傳統的檔案管理方式主要以人工為主，而且不需要使用信息系統操作，沒有什么技術含量。但是當檔案管理信息化之后，則需要檔案管理人員能夠熟練地使用計算機以及檔案系統等軟件。老員工由于受到傳統管理模式的影響較大，而且對于新事物的接受能力較弱，新系統學習的速度也會非常慢，不利于檔案管理信息化的推進。有的事業單位為了加快推進檔案管理信息化的進程，會招聘一些年輕的檔案管理人員就職，但是如果沒有經過嚴格的培訓就進行上崗的話，那么也將無法幫助快速地推進檔案管理信息化建設。

4）檔案數據庫檢索功能落后。有的事業單位由于對檔案管理信息化建設不夠重視，或者是由于資金緊張等問題，檔案管理信息化系統較為落后，存在著軟件和硬件功能不匹配，或者設備較為老舊運行緩慢的情況，導致檔案檢索效率低下。這就失去了檔案管理信息化建設的意義，不利于事業單位檔案管理工作的開展。

3 加強事業單位檔案管理信息化建設的途徑

1）提高事業單位對信息化檔案管理的重視程度。事業單位管理者，要加強對檔案管理信息化建設的重視程度，要認識到檔案管理信息化對于事業單位活動開展的重要作用，因為檔案信息是事業單位項目開展的重要依據[6]，是企業發展戰略制定的重要參考資料，而且大環境下，各事業單位都已經開始發展檔案管理信息化建設，為了不落后于其他事業單位，也應該將檔案管理信息化提上日程。

2）完善檔案管理制度，提升管理人員素質。進行檔案管理信息化建設，要制定相關的制度，只有在具體化、規范化的制度的指導和制約下，才可以保證檔案管理信息化建設能夠順利進行。加強單位員工的培訓工作，使得能夠快速的掌握專業技能，全面提升管理人員的素質。

3）有選擇的轉換歷史檔案。檔案管理信息化建設中，一項比較耗時、耗力的項目就是將歷史的檔案資料復制到電子系統當中，所以工作人員在進行復刻的過程中，應該有計劃的進行，將檔案資料的重要性按照級別進行劃分，優先將比較重要的機密的文件，作為首要轉為數字化的內容，并且在設備的選擇上，可以購買最先進的系統，運用掃描功能將更多的紙質資料能夠快速地保存到信息系統當中。

4）優化檔案資源結構。為了使檔案資源更加充足和完整，需要優化檔案資源結構，首先可以擴大檔案信息的收集范圍，將之前不在收集范圍內的諸如項目經驗、組織生產經營等納入檔案管理范圍 內[5]；其次，還可以設立檔案征集制度，鼓勵個人將手中的檔案交到檔案管理部門，從而豐富檔案管理資源；最后，事業單位還可以和各大高校進行合作，在征得學生的同意之后，將檔案資料放到事業單位當中，為事業單位提供更多的有用信息。

5）大力發展相關技術，優化使用設備。管理者應該引進國內外先進技術應用到檔案管理信息化建設當中，并且要給予一定的資金支持當設備老舊，跟不上技術發展時，要及時進行更換，使其能夠符合社會發展的需要。

4 總結

綜上所述，進行檔案管理信息化對于事業單位的長期發展非常重要，應該結合自身情況推進檔案管理信息化建設進程。