如何加強企業檔案管理信息化建設分析

姜文嬌

（中化作物保護品有限公司，上海 200126）

企業檔案管理信息化是企業信息化建設的重要組成部分，也是國家整體實現信息化建設的一個重要組成部分，每個人都有其身份和對應的檔案，檔案管理的好壞，關系到每一個人，實現企業檔案管理信息化，是適應時代和社會發展的必然選擇。新型互聯網技術給傳統行業帶來巨大沖擊的同時，也可以為傳統行業企業來利用，為他們創造無限的價值和可能。如何抓住機遇，迎接挑戰，實現企業檔案管理的信息化實現，是很多人關心的一個問題。下面，我們就將從三個方面對企業檔案管理，信息化建設分析進行研究。首先說明企業檔案管理信息化建設是什么，其次，如何加強企業檔案管理，信息化建設及方法有哪些，最后實現這些對國家對企業對社會有什么樣的意義。

1 企業檔案管理信息化建設的含義

首先我們必須明白，企業檔案是指在企業的生產運行過程中產生的一些具有保存價值的，文字、圖片、信息等資料內容，以備后期需要時翻閱或留存檔案，以備相關部門檢查。企業檔案管理信息化建設中的主要內容有以下幾個方面：1）信息化基礎設施及信息化基礎設備，都是實現檔案信息化管理的必要的工具，那么在這里其主要包括相關的計算機設備以及一個完善的APP或檔案信息管理系統。其次，這些信息還需要有一個強大的存儲設備以及安全設備，存儲設備，顧名思義，用來存儲企業運行過程中各方面的事件，記錄存檔。安全設備也是一個企業信息化檔案建設中必不可少的。互聯網是一把雙刃劍，風險也很多。很多企業的內部資料就曾被黑客盜取，倒賣并非法利用，所以安全設備也是企業檔案管理信息化建設必不可少的支持設備。2）信息化檔案資源建設。資源正是檔案管理中需要存儲的內容，它需要日積月累的一個長期的過程，在這個過程中把企業運行中所出現的所有的相關資料，經過數字化處理后，以電子文件、電子文檔、電子照片、錄音及錄像等形式上傳保存，實現檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、統計以及應用信息化。科學技術和智能設備不斷出現，智能手機也走入了每一個人的口袋里，那么我們可以對其進行很好的利用與互聯網對接，充分發揮信息化建設的價值，提高檔案管理的能力。3）信息化規范建設。沒有規矩不成方圓，這些企業經營中的規范也是為信息化檔案的收集，存檔提供重要依據，在這些規范當中，有管理性規范、業務性規范、技術性規范等。企業相關人員可根據這些規范，為信息化檔案管理建設提供指導意見，為企業的繁榮發展建言獻策。4）信息化人才的培養。我們國家自古以來講究以人為本，可見人是完成所有工作的核心，實現檔案信息化管理建設，也必須要有相關方面的人才。做好對相關信息化人才的培養，也是企業檔案管理信息化建設中必不可少的一項任務。物盡其用，人盡其才，在檔案管理崗位上，就必須要有專業化的人才來進行企業崗位上的相關工作，檔案管理人員就須有具備檔案管理的相關知識和豐富的閱歷，獨立完成檔案的表演，檢索等工作。

2 加強企業檔案管理，信息化建設及方法

1）建立完善的檔案管理制度。制度就是規程，是一個社會組織或團體中要求其成員共同遵守并按必須程序辦事的規程，它是一種行為規范，是用來規范和約束人們思想行為的規范和標準，是人們共同遵守的規章、條例、規則、辦法。在檔案管理崗位上，也有相應的管理制度，如歸檔制度備份制度查閱制度等，只有將這些制度做好，履行好并不斷完善，才能保證企業檔案管理信息化建設的水平不斷提高，進程不斷加快。2）加強設施建設。在企業的相關工作中都需要相應的設施來保證工作順利完成，檔案管理信息化建設就必須要有相關信息化設備，掃描儀、服務器、網絡設備、計算機等，并保證這些設備的正常運行與維護，做好更新換代工作，以保證檔案管理信息化建設有條不紊的進行下去。3）做好安全管理工作。互聯網是信息化建設的必經通道，互聯網的應用過程中難免存在漏洞，有漏洞就會導致一系列的相關安全問題的發生，就連國家都成立了相關的安全部門網安局，也是為了保證信息化的安全管理水平。檔案管理是把企業的相關重要信息數據進行資源存檔，它的安全性也是尤為重要，必須投入相應的經費研發保護軟件或者安全保護設備，以解決互聯網中存在的安全漏洞問題，保證運用先進的信息化安全技術，實現對檔案全方位監管，為企業安全保駕護航。4）注重檔案管理人員綜合素質的提升。一個企業要想接續發展，就要做好員工的培訓學習工作，只有不斷的學習才能不斷的進步，對人來說如此，對企業來說亦如此。企業是由人組成，故企業相關崗位人員的進步就是企業的進步，做好檔案管理信息化建設中人才的培養工作，不斷豐富他們的知識水平和管理經驗，在實際操作中提高工作能力，掌握必要的計算機知識，以應對日益復雜，龐大的數據管理系統。為企業的團隊管理工作做出貢獻，為企業的信息化建設發展提供動力。

3 企業檔案管理信息化建設的重要意義

在傳統的檔案管理工作中，往往是由相關工作人員對一些紙質資料和實物進行保存，這就會造成存儲空間不夠、容易數據丟失等情況，那么信息化管理就可以避免這些問題，用電腦將這些資料數據進行電子存檔，不占用過多的空間，容易保存和管理。即使需要長期存放，也可通過電腦等直接搜索查看電子檔案，實現有效的保護和便捷的管理運用。同時，企業檔案管理的信息化歸檔也可以節省大量的人力、物力、財力，在之前的檔案管理工作中，往往是由人工操作來完成，這就需要耗費大量的人力成本和時間成本，使檔案管理工作復雜紛繁，那么現在實現了信息化之后，這些都得到了極大改善，只需要人機配合、指令搜索，就可以對相關文件存檔、查閱，節省大量的成本，對企業的增效、創效工作具有不可磨滅的作用。

4 結束語

綜上所述，企業檔案管理信息化建設有百利而無一害，我們也提出了在這個信息化管理過程中的一些可行又實用的方法，通過對企業檔案管理的信息化建設，實現檔案的便捷歸檔，保存和快速檢索，節省大量時間成本和人力、物力成本，同時增加了檢索的準確性和便捷性，為企業的后續發展提供了極大的便利。只有不斷提高檔案管理水平，才能實現企業的信息化發展，跟住時代的信息化腳步進程，促進企業健康、快速、平穩、有序發展。