關(guān)于電子檔案管理的思考

程 虹

（新疆維吾爾自治區(qū)煤田地質(zhì)局，新疆 烏魯木齊 830091）

目前，我國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入了信息時(shí)代。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛使用給我國(guó)的很多行業(yè)帶來(lái)了很大的沖擊，資料信息的收集和整理工作變得越來(lái)越重要。在檔案管理工作中，電子檔案已經(jīng)應(yīng)用到現(xiàn)在的檔案管理中，這一應(yīng)用優(yōu)化了檔案管理工作的流程，在進(jìn)行管理時(shí)更加便利。企事業(yè)單位采用電子檔案管理，極大節(jié)約了查找檔案的時(shí)間，更有力地推動(dòng)企事業(yè)單位地發(fā)展。

1 開(kāi)展電子檔案及其管理工作的必要性

1）隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備逐漸普遍應(yīng)用于人們的生活工作中，傳統(tǒng)的各種紙質(zhì)文件資料等逐步被以網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)的電子樣式取代，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。在電子檔案剛剛起步階段，我們常常還按傳統(tǒng)的檔案管理理念，通過(guò)打印的方式，把檔案資料保存起來(lái)。《電子簽名法》的正式實(shí)施使得電子檔案與紙質(zhì)檔案同等重要，隨著慢慢地發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用以絕對(duì)優(yōu)勢(shì)壓倒紙質(zhì)檔案，推進(jìn)檔案管理工作的變革。

2）開(kāi)展電子檔案管理工作，是當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景下，開(kāi)展電子檔案工作，不僅能夠提高檔案管理水平，還能滿足當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的需要，利用信息技術(shù)能夠更好地為人們服務(wù)。

3）電子檔案實(shí)際工作過(guò)程中，工作人員能夠把原有的檔案信息進(jìn)行有效的整理歸類，同時(shí)把大量的數(shù)據(jù)整合起來(lái)，通過(guò)檢索就能找到相關(guān)信息，在一定程度上減少了工作人員的壓力。此外，電子檔案可以隨著資料信息的變動(dòng)，隨時(shí)增加或修改信息，保持檔案的完整。電子檔案管理工作使得檔案管理更加便利，有助于檔案信息的使用，防止因頻繁的借用歸還造成檔案的損壞和丟失等。

2 電子檔案管理在實(shí)際工作中的問(wèn)題

1）電子檔案管理專業(yè)化水平不夠。我國(guó)的電子檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，需要使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這就要求工作人員必須要有較高的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，才能勝任這項(xiàng)工作。所以必須要建立一個(gè)健全的電子檔案管理體系。但是，就目前的電子檔案管理工作中，檔案管理人員對(duì)電子檔案工作和作用沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，仍然沿用傳統(tǒng)的管理辦法，不利于提高檔案管理的效率。

2）電子檔案的真實(shí)性有待提高。檔案管理的目的是滿足管理和使用，檔案的真實(shí)性是非常重要的。如果檔案信息與現(xiàn)實(shí)不符，就會(huì)造成不好的影響。在實(shí)際工作過(guò)程中，如果檔案人員操作問(wèn)題會(huì)引起檔案信息的錯(cuò)亂，就會(huì)影響檔案信息的真實(shí)性，不能為查找人員提供完整的信息資料，影響管理工作的工作成果。

3）電子檔案信息在應(yīng)用時(shí)有所制約。在進(jìn)行檔案信息的查找工作時(shí)，想要獲得哪個(gè)部門(mén)的信息，就需要去到哪個(gè)部門(mén)，各部門(mén)的檔案都?xì)w各部門(mén)內(nèi)部整理。這樣造成了檔案的分散和單一，如果想要獲取全部資料，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，在查找和整理資料上不利于工作的開(kāi)展，從而影響了正常的工作效率。

4）電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)偏低。在實(shí)際工作過(guò)程中，單位工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)不精，素質(zhì)偏低，缺乏一定的專業(yè)技能，導(dǎo)致電子檔案管理工作整體質(zhì)量不高。

3 推行電子檔案管理的措施

當(dāng)今世界已步入信息化的時(shí)代，檔案管理面臨改革，電子檔案及其管理工作是未來(lái)檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)。要做好檔案的管理工作，應(yīng)當(dāng)全面提高檔案的管理服務(wù)意識(shí)，將電子檔案及其管理工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)來(lái)完成，充分認(rèn)識(shí)電子檔案及其管理工作的重要性。借鑒正式文件管理的方式和方法，從根本上提高電子檔案及其管理工作的工作效率和質(zhì)量，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1）建立健全的管理體系。在日常管理工作中，需要建立健全的管理體系。一是建立相關(guān)管理制度，在制度中規(guī)定出工作中的具體操作流程，要求所有工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范流程操作，不得出現(xiàn)紕漏。同時(shí)明確每個(gè)崗位工作的崗位職責(zé)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成本職工作，如果出現(xiàn)個(gè)人工作崗位調(diào)整，要嚴(yán)格做好工作交接，計(jì)算機(jī)的更迭等。二是應(yīng)當(dāng)關(guān)注電子檔案的管理工作，定期組織培訓(xùn)，提高檔案工作人員的工作積極性，樹(shù)立正確的管理意識(shí)。三是還應(yīng)當(dāng)針對(duì)具體的檔案管理工作內(nèi)容，設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，使工作人員能夠自覺(jué)約束自己的行為，在工作中互相監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不足之處，并及時(shí)整改。

2）保證電子檔案的真實(shí)性。電子檔案的管理工作在單位的發(fā)展中發(fā)揮重要的基礎(chǔ)作用，必須保證電子檔案是真實(shí)有效的。一是電子檔案管理人員在進(jìn)行文件維護(hù)與歸檔時(shí)，應(yīng)在歸檔前認(rèn)真辨別信息，在文件歸檔后不得篡改或破壞，確保文件在整理過(guò)程中不能遭到損壞。二是單位應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檔案文件的內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)情況相符合，保證檔案的真實(shí)性。檔案管理工作人員應(yīng)防止歸檔后的檔案被誤用，維持檔案的原始形態(tài)，從而維護(hù)檔案信息是真實(shí)有效的。三是為了避免電子檔案的遺失風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，加強(qiáng)檔案的管理，為檔案信息的真實(shí)提供原始數(shù)據(jù)保障。

3）加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。在實(shí)際工作中，電子檔案具有特殊性。它是由一個(gè)個(gè)單位檔案組成的，每個(gè)單位檔案之間有聯(lián)系又有區(qū)別，為了使得人們查找工作過(guò)程中更加便利，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立信息共享平臺(tái)。以單位為主，把檔案信息整理成查找目錄，查找內(nèi)容設(shè)置權(quán)限，這樣既提高了資料信息的安全性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享，提高了整體的工作效率。

4）加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)。電子檔案的工作人員必須具備專業(yè)的理論知識(shí)和技能，才能在工作中發(fā)揮更大的作用。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)持續(xù)的培訓(xùn)，使得工作人員的知識(shí)內(nèi)容不斷更新，適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的工作需要，同時(shí)提升自身的綜合素質(zhì)。

5）運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)。電子檔案的信息是大量而繁雜的，如果單純依靠人力，是非常不現(xiàn)實(shí)的，所以要將先進(jìn)的信息技術(shù)與電子檔案管理工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)。同時(shí)在保證電子檔案真實(shí)完整安全的前提下進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)創(chuàng)新，在檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電子簽名、電子檢索、原始數(shù)據(jù)采集等技術(shù)，使用格式轉(zhuǎn)換、電子檔案通用瀏覽器等進(jìn)行電子文件的管理和長(zhǎng)期保存工作，提高電子檔案管理工作的效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理是發(fā)展的一項(xiàng)重要工作，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下的一項(xiàng)重要工作。我們可以通過(guò)建立健全的管理體系、保證電子檔案的真實(shí)性、加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)、運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)等措施來(lái)提高電子檔案管理工作的效率和管理水平，推動(dòng)單位經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展。