大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路

李 晶

（東明縣中醫醫院，山東 菏澤 274500）

醫院傳統檔案管理注重檔案的收集與保存，忽視了檔案資源的獲取與利用。針對醫院檔案利用率低所造成的嚴重損失，運用大數據平臺和網絡技術，把大量檔案資源轉化為信息，并在此基礎上，進一步從手段、目標、制度等方面深化檔案管理信息化建設，為檔案和醫院的正常運行奠定基礎。

1 大數據時代醫院檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有助于提高檔案保存管理的簡單有效性

以往檔案材料主要是紙質文件、錄像帶和相片，其中紙質文件過時了，顏色變黃了，紙質文件很容易撕碎。員工應仔細查找，查閱和使用檔案。如有輕微事故，則有可能損壞紙質檔案，因此，需要更多時間來降低按個案查找檔案的工作人員的工作效率。另外，不可能有壓縮后的紙張、磁帶等文件，而且醫院每隔一小時就產生新的文件，并累積多年的檔案；由于儲存空間需要更干燥，潛在的壓力，保密問題迫使醫院增加管理人員的數量和工作量，從而導致用于檔案管理的場地、工作人員和維修費用繼續增加。檔案信息化建設，提高了電子檔案在檔案資源總量中的比重，加強檔案管理的安全，使人們能夠方便地查閱檔案，同時減少需要儲存空間、管理職位和工作人員的人數。

1.2 有助于提高醫院整體管理水平

信息化是現代醫院建設的重要組成部分，根據醫院數據和醫學專業發展的大趨勢，如何利用數字化的檔案平臺，幫助病人和他人快速獲取自己的檔案，從而提高個人檔案的管理服務水平，包括在工作過程中收集的檔案，數據庫由管理者和醫生直接存儲。

2 大數據與醫院檔案管理信息化建設的關系

2.1 大數據對傳統檔案管理工作提出了新的要求

病案管理涉及醫療設備、藥品、疾病、技術等方面的醫療服務，隨著病案信息化進程的加快，傳統的病案管理模式已明顯不能適應現代化的要求。因此，有必要建立基于"整體"和"局部"的檔案管理的關系，建立一種更為寬泛的整體性思維模式。應注意檔案從收集、加工到發展的各個環節之間的關系。完善傳統檔案管理制度，提高檔案管理的整體效能。

2.2 大數據為醫院檔案信息運用提供了更廣闊的平臺

過去，檔案查閱是一種強制措施，隨著信息技術的發展，檔案管理工作在秘密轉移過程中發生了變化。與此同時，傳統醫院檔案中存在大量的文字記錄，使得醫院獲取準確、有效的內部交通數據十分困難。從更廣泛的數據來看，通過電子檔案的標準化，以及對醫院管理成果的統計和分析，可以對科室和全院的業績進行快速分析，醫院可以方便地對自身進行評價，從而提高服務質量，控制運行成本。

3 大數據時代醫院檔案管理信息化建設過程中出現的主要問題

3.1 醫院檔案資料復雜化

病案的性質和數量也更加多樣化，包括門診病歷、病案及個人病歷、醫療器械、文具文件、科學文獻、政報等，病案管理也不斷完善。而檔案數量多且雜，尤其是病人檔案，需要詳細準確地填寫姓名、年齡、身份證號碼、健康狀況、檢查結果、治療結果等。

3.2 信息化建設進展緩慢

醫務處和有關人員對檔案管理的基本要素和功能認識不全面、不準確，低估了其作用。為保證上述工作的順利進行，各科室所收集的各種檔案資料都應妥善保管，而檔案管理又是醫院日常管理的一部分，更加劇了這種狀況。其他醫院不斷削減經費，減少人員，甚至將科室搬到更遠、更潮濕的辦公室，而且使用過時的基礎設施，如計算機，故障率更高，從而增加了對其信息化的阻力。

3.3 檔案管理信息化建設人才緊缺

檔案管理信息化必然需要新的管理理念、新技術的應用和新的考核內容的發展，但是，由于工作人員的年齡、專業知識體系、管理思想等方面的局限，過去的工作流程和機制已經形成了習慣。醫院要解決管理人員整體素質偏低的問題，必須從根本上改變過去因工作手段、職業發展潛力和網絡信息技能不高而難以承擔的觀念。另外，在有些情況下，檔案資料因工作疏忽和缺乏獎懲機制而被誤導或丟失，這種情況甚至可能導致檔案意外損壞、丟失或故意扭曲，從而導致檔案管理質量不斷下降。

4 加快大數據時代醫院檔案管理信息化建設的創新思路

4.1 強化管理意識

醫院管理者及相關人員應積極閱讀有關檔案管理的書籍和規章制度，明確檔案管理的內容和目標，了解當前檔案管理的難點和重點，從思想上認識檔案管理的重要性，配合檔案管理，對檔案進行調整，為檔案管理創造必要的條件。對檔案工作者來說，做好這方面的工作十分重要，擴大檔案設施，增加人員配備，建立現代化的檔案管理體系。在此過程中，通過小組專題討論和動員會，使全體員工認識到檔案管理信息化建設的緊迫性和重要性，并根據醫院規模和年度目標，提高信息化建設方向的科學合理性。

4.2 完善檔案管理基礎設施

該醫院為檔案保管、設備購置及信息化建設所需掃描儀、計算機等軟件系統專項經費。與此同時，還可以從幾個人中挑選出一到兩個負責、細心、細心的工作人員，用掃描器掃描存放在室內的檔案資料，對收到的電子文件進行分類，改進電子文件。加強檔案數據庫與平臺的應用，充分發揮檔案的快速檢索能力，實現對檔案的快速檢索，發揮自身的自我控制功能，查找檔案中的錯別字，利用自己的檔案綜合檔案，利用信息，提高檔案處理、儲存、檢索和利用的速度和效率。

4.3 提高檔案管理制度體系的先進性

為了適應醫院的工作環境，醫院必須根據有關法律、法規、規章，對檔案管理及有關人員的有關規定進行調整。檔案管理與網絡時代經濟社會發展的趨勢，如檔案管理行為規范、人事管理制度等。對現行檔案管理制度進行績效考核和獎懲，以確保檔案的存在，檔案管理的內容正根據其復雜性或性質而定，各項責任的范圍和內容正逐步確定。加強對人員和崗位的管理，改進檔案的歸檔和使用，健全檔案管理的標準、制度和規范。

5 結束語

綜上所述，通過提高招聘標準、組建現代化管理團隊等手段，提高檔案信息安全和知識安全水平，增強管理者的專業素質和創新能力。進一步完善消防檢查制度和其他檔案管理制度，減少檔案因事故或自然災害損壞檔案的可能性。