文化館檔案信息化建設(shè)途徑研究

王 歡

（青浦區(qū)文化館，上海 201700）

1 前言

隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，信息化發(fā)展對(duì)人們的工作和生活的影響日益顯著。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)如今的檔案管理形勢(shì)，在信息化時(shí)代背景下，各地文化館也嘗試借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案的變革管理，特別是積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。如今信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今社會(huì)文化發(fā)展進(jìn)程承擔(dān)著舉足輕重的作用。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)力實(shí)現(xiàn)檔案管理實(shí)效的提升，讓檔案管理更規(guī)范、更高效。在當(dāng)今社會(huì)，信息化普及各行各業(yè)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔、人工存檔的弊端逐漸暴露出來。文化館進(jìn)行檔案管理信息化變革，一方面有利于文化館檔案進(jìn)行科學(xué)的分類和整理，另一方面更加便利的進(jìn)行信息登記、信息分類，更有助于進(jìn)行存檔保存和查找，提高安全性和檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的互聯(lián)互通。

2 檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)概念

1）檔案管理。檔案就是文化館日常工作的管理的相關(guān)工作內(nèi)容的管理和記錄，文化館檔案管理部門需要進(jìn)行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時(shí)性，一套完備的文化館檔案管理系統(tǒng)，可以將文化館人員和日常事務(wù)管理井井有條，為文化館重大決策、會(huì)議記錄、人事變動(dòng)、文物展示、文化活動(dòng)等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對(duì)于文化館檔案管理發(fā)展而言至關(guān)重要。

2）信息化建設(shè)。是順應(yīng)時(shí)代潮流和當(dāng)今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數(shù)據(jù)時(shí)代特色，進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等時(shí)代產(chǎn)物，將信息進(jìn)行匯總，加入相應(yīng)的算法和應(yīng)用程序等，將所需要的信息進(jìn)行篩選，將文化館運(yùn)營中遇到的問題，合理的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型問題。檔案管理信息化建設(shè)也是如此，針對(duì)文化館人員、行政、財(cái)務(wù)等日常工作內(nèi)容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

3 檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1）不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。文化館的管理者的思想觀念較為落后，對(duì)于檔案管理工作并不十分重視，對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣，需要投入資金開發(fā)系統(tǒng)。另一方面，不論從資金支持還是政府政策法律條文方面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作漏洞百出，不規(guī)范；另一方面，人員認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了信息化管理的作用，不會(huì)使用信息化管理系統(tǒng)，缺少專業(yè)信息化管理人員，缺乏與時(shí)俱進(jìn)思想。

2）操作流程不規(guī)范。文化館沒有建立完善的信息化管理系統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化管理的具體流程沒有進(jìn)行規(guī)范，出現(xiàn)信息化建設(shè)較為混亂，檔案管理信息化內(nèi)容不完整、不全面，檔案管理信息化起不到實(shí)質(zhì)性的作用，檔案查找和檔案分類沒有明確的管理辦法，檔案歸檔不到位，更不利于信息化建設(shè)工作正常落實(shí)。

3）技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱。檔案信息化建設(shè)如今由于缺乏資金支持和政策支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，網(wǎng)站維護(hù)較為薄弱，出現(xiàn)信息被盜不安全等情況；檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合本文化館的實(shí)際情況，在保障信息化系統(tǒng)的安全性前提下，根據(jù)文化館的實(shí)際工作情況進(jìn)行專項(xiàng)研究，研發(fā)切實(shí)有效的信息化管理系統(tǒng)，但是文化館目前缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)支持和信息化系統(tǒng)的建設(shè)。

4）缺乏專業(yè)的技術(shù)人員。文化館檔案管理部門缺少專業(yè)人員，文化館對(duì)于檔案管理工作缺少重視，檔案管理人員年齡普遍比較大，由于年齡和精力原因，在文化館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看來，認(rèn)檔案管理工作是一個(gè)閑職，一般都是安排年齡較大、學(xué)歷較低的人員擔(dān)任，這些人員沒有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱，缺乏檔案信息化管理基礎(chǔ)，對(duì)于檔案信息化管理缺少認(rèn)識(shí)，甚至簡單的操作電腦的能力也不足。文化館內(nèi)檔案管理人員整體素質(zhì)普遍偏低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的檔案信息化管理環(huán)境，不利于文化館檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

4 完善檔案管理信息化的建議

1）提高管理者的重視程度。首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性，學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識(shí)，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

2）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。政府和文化館出臺(tái)有關(guān)政策，推進(jìn)文化館檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過有關(guān)管理辦法規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲(chǔ)工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合文化館自身發(fā)展情況，制定具有針對(duì)性和實(shí)用性的信息化管理系統(tǒng)。

3）提高檔案管理信息化建設(shè)程度。一方面，文化館需要加大資金投入力度，完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)和設(shè)備建設(shè)；另一方面，提高信息技術(shù)水平，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息系統(tǒng)的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高文化館存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度。

4）加強(qiáng)信息化管理人才建設(shè)。提高文化館內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，可以通過針對(duì)學(xué)歷、專業(yè)等指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高檔案管理人員門檻，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)；同時(shí)對(duì)于檔案管理人員組織開展培訓(xùn)等方式提升管理技能；設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競爭，帶動(dòng)全員的工作積極性。

5 結(jié)束語

對(duì)于文化館檔案信息化建設(shè)發(fā)展來說，檔案的科學(xué)管理是其服務(wù)價(jià)值體現(xiàn)和內(nèi)部管理優(yōu)化的關(guān)鍵，而檔案管理的發(fā)展需要積極推進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。文化館應(yīng)采取多種措施推動(dòng)文化館檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。文化館檔案信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要大力投入與持續(xù)的努力，改變傳統(tǒng)的檔案管理思路和模式，提升檔案管理與利用的價(jià)值，提升文化館的時(shí)代影響力，推動(dòng)地區(qū)文化的發(fā)展和繁榮。