加強學院檔案信息化管理的舉措

趙悅然

（云浮技師學院總務科（檔案管理），廣東 云浮 527300）

現代化信息技術的發展以及多媒體技術的盛行，使得高校辦公系統更加便捷，優勢在于系統更加自動化、無紙化，這種新辦公模式已經成為當今辦公系統發展常見的趨勢。在社會發展的大力推進下，傳統的封閉式紙質檔管理模式已經不能滿足于當前信息資源的共享工作，因此步入現代化信息管理義不容辭，值得高校為此付出行動。再者，學院檔案資源信息化管理主要建設的核心就是檔案信息建設，以此為基礎成為社會共享的目標，那么加強檔案信息化管理不僅僅是表面上的客觀要求，更是提高學院檔案管理服務水平的必經之路。

1 學院檔案管理當前現狀問題

1）檔案載體存檔方式沒有更新。現代信息化進入教育管理后，除了教育方式需要更迭之外，檔案信息也需要換一種方式管理。目前，高校學院的檔案采用的依舊是傳統的管理方式，紙質管理與實物載體管理，檔案載體存檔方式沒有及時的更新，不僅影響了檔案的更新節奏，也大大降低了信息資源的利用率，這是管理工作中失職的表現。首先我們需要了解到學院作為高校中的教學系統單位，責任巨大，所需要轉接的信息內容也十分復雜，那么信息的準確率與更新時間十分重要，學院的檔案主要是為教書育人服務的，教育過程中不僅僅兼顧科學研究的責任同時還兼備著管理服務。而學生考試材料涉及的內容過多，主要問題是紙質檔材料過多，電子單材料占據信息的少數部分，而紙質材料不利于長期保存，容易存在丟失、潮濕發霉，意外損壞等情況發生，最重要的是紙質材料占據的空間過于龐大，而且查閱困難，給工作人員增加了不少工作量，所以一般情況下，學院都會在紙質檔材料保存8-10年之后就會銷毀，騰出空白給新的存檔。眾所周知，學院是一個更新替代非常快速的地方，每個學期都會有新生入校，其中也包括轉校生，那么加上原來的學生以及新生入學，那么檔案存放的問題也更容易爆出弊端，充分顯示了傳統紙質檔案不足之處，而信息化管理技術目前最好的存檔方式[1]。

2）資金不足，硬件設備落后，信息化更新速度慢。想要順應時代的潮流，緊跟信息更迭的過程也需要大量資金的投入，目前，學院檔案室設備中主要是以計算機打印為主，其他的智能設備非常少，例如掃描機、路由器等硬件方面的設備都十分緊缺，那么想要實行信息化管理，就需要一個良好的設備環境，連接外部網絡是設備必要條件之一，開通內部網絡以及信息安全防護之后，信息化管理的計劃才能順利進行。由此可見，設備的完善是當前信息化技術管理的阻礙主要原因之一。

3）學院檔案管理制度不全。不管是學校領導還是學校的教職工，想要在原有基礎上融入現代信息化管理，需要制定全面的管理制度，高校檔案信息化管理相關工作人員都有一定要求，不但需要專業的檔案知識，還需要具備現代化信息管理相關的管理技能。目前，高校檔案管理人員大部分都是半道出家，要么就是熟人介紹，要么就是學生兼職，缺乏管理的專業知識。例如檔案格式不統一，一半是手寫一半是電子信息，再者對各類檔案沒有進行科學分類，資料存放的位置也不統一，最終導致檔案管理系統雜亂無章，沒有秩序的缺陷 暴露[2]。

4）檔案信息管理工作人員認知不足。某些學院的檔案管理工作目光短淺，一些領導將大部分時間都投入到學校的經濟效益以及教學上管理中，從而忽視了學院核心管理，甚至還錯誤的將檔案信息化建設認為只不過是普通的數字化，雖說信息化可以在很大程度上擴充了傳統管理的發展空間，但是這不意味著現代信息化就是要拋棄傳統管理模式，諸不知多元化才是信息管理方式的主要管理方向。

2 學院檔案信息化管理加強舉措

1）傳統管理方式與電子檔案之間的轉變。首先，學院需要一個良好的管理機構，就需要建立統一的管理方式，傳統的紙質檔案管理方式過于陳舊，暴露諸多弊端，因此學院需要利用數字化技術直接將傳統的紙質檔材料轉化為可被計算機識別的電子檔案。傳統的紙質檔管理工作的對象是實體檔案，占據空間大，容易發展意外，轉化為虛擬檔案便于存放也節省了很大一部分的空間，同時更便利于管理工作人員的操作。例如計算機軟件程序要對檔案信息進行排序，進行相對應的整體與存取工作，學生考試試卷材料，可通過掃描儀直接將紙質檔轉化為電子檔存入學院的管理系統中，之后進行分類管理，便于查閱。同時，學生的畢業論文以及實習材料也可進行電子檔存放，而紙質檔也可以另行存放，這樣既有紙質檔也有電子檔，更便于管理人員的查閱，也節省了檔案存放的空間[3]。

2）學院的硬件設施與數據庫建設需要加強。硬件設施的牢固以及數據庫的安全問題首先要做的就是資金的投入，只有加大資金的投入，才能進一步加快硬件與軟件設備的建設問題，其中硬件設別就包括數字化設備、圖文掃描設備，服務器以及音像設備等；其次是軟件設備上的到位，外部互聯網以及內部局域網都需要開通網絡。最終就是要加強學院數據系統安全上的建設，畢竟學院的數據庫也有一些安全機密問題，作為高校檔案室的重要組成部分，安全問題格外重要，對接工作不可出現紕漏。

3）高校檔案管理工作人員的綜合素質需要加強。現代化信息技術以及計算機操作都需要專業工作人員，當檔案管理制度更加規范化，管理工作也會更高效。尤其是關于網絡科學知識以及相關法律知識的檔案的管理工作人員都需要隔一段時間進行綜合素質考評，考評結果合格才能正式上崗，避免工作過程中出現紕漏，造成不可挽回的損失。為此，高校可以進行宏觀調控，從長遠與大局的角度上看發展，在已存檔的基礎上進一步完善檔案信息，并且更嚴格更具有規范性，使檔案信息有章可循，避免出現不協調性的矛盾。同時，高校在管理工作這一塊可以進行內部協調，學校檔案部門人員都需要積極地參加電子管理信息課程建設的培訓，各個部門之間進行有效銜接，借助網絡進行信息共享，也間接的為其它部門提供了更高效性的 服務[4]。

3 結束語

學院檔案的管理工作作為高校重要的組成部分，也是教學不可忽視的一項重要工作，在現代信息化建設新平臺新視野的引導下，也對學院的管理制度提出了更高的要求與挑戰。想要做好高校檔案信息化管理工作，就必須要從認識自我開始，提高制度的規范標準，不管是硬件還是軟件設備都需要受到高校的關注，只有為學院檔案信息管理建設提供了充足的動力，才能更好地為社會服務，同時，學院檔案信息管理的進程也對高等教育的可持續發展也存在著重大意義。