電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

江瑩瑩

（湖北省電力勘測設(shè)計院有限公司，湖北 武漢 430040）

檔案資源不能再生，其內(nèi)容非常珍貴，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理制度也不在不斷更新和完善。為了實現(xiàn)檔案管理的智能化，本文提出通過建立電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，使得檔案管理工作更加簡單快捷。電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)等比較先進的技術(shù)，最終形成智能化管理機制，實現(xiàn)對檔案的安全管理，同時滿足人們實時調(diào)取檔案的需求并且提高檔案管理工作的安全性。

1 電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)的設(shè)計思路

電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)是為了優(yōu)化檔案管理環(huán)境，并且能夠精細化的控制檔案。同時增加檔案的安全性以及保障管理人員的安全。在一體化管理系統(tǒng)的設(shè)計中應(yīng)當將實體檔案管理區(qū)域劃分為多個不同的模塊，每個模塊兒都安裝相應(yīng)的控制器，使得每一模塊中的控制器在系統(tǒng)管理下都能獨立工作，也能滿足大系統(tǒng)對單獨模塊地控制。

1）確定接口。電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當應(yīng)用比較先進的國際通用的控制措施，建立全方位的接口，通過模塊控制器和系統(tǒng)平臺建立連接，展開智能化管理。實體檔案室中不同模塊應(yīng)當有機連接，相互協(xié)調(diào)工作。另外，需要應(yīng)用擴充組件實現(xiàn)與工作平臺的接通，以此使檔案管理系統(tǒng)更加具有擴展性。

2）構(gòu)建系統(tǒng)。構(gòu)建系統(tǒng)就是建設(shè)電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)內(nèi)服務(wù)類型涵蓋比較廣，比如通信連接，監(jiān)控報警以及系統(tǒng)服務(wù)等內(nèi)容。整個系統(tǒng)都是以檔案管理為核心而運行，接口是整個系統(tǒng)相互連接的重要銜接段，接口與系統(tǒng)相互配合造成電子與實體檔案的一體化管理。每一個服務(wù)內(nèi)容都需要相互協(xié)調(diào)，使一體化管理智能運行。

3）智能應(yīng)用。電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)含有較多智能應(yīng)用功能，例如實體檔案區(qū)域定位體系，使得檔案管理可以應(yīng)用電子標簽展開非觸摸式智能化管理，為每個檔案都建立自己身份信息，同區(qū)域網(wǎng)以及智能門禁建設(shè)一個完整的檔案定位系統(tǒng)，使得檔案管理更加細致。另外實體檔案管理模塊區(qū)域內(nèi)設(shè)計的環(huán)境監(jiān)測云平臺，可以有效檢測每個區(qū)域的環(huán)境，同時能夠及時對空氣進行消毒并且智能化處理區(qū)域環(huán)境。云平臺技術(shù)提供的手機端應(yīng)用可以實施遠程監(jiān)控，有效控制區(qū)域內(nèi)的溫濕度環(huán)境，提高區(qū)域內(nèi)環(huán)境的安全性。

2 電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)設(shè)計方案

電子與實體檔案一體化安全管理體系的建設(shè)方案以系統(tǒng)總體架構(gòu)為出發(fā)點，將管理系統(tǒng)分為兩大系統(tǒng)：系統(tǒng)管理平臺和一體化功能平臺。一體化功能平臺中主要包括四個系統(tǒng)，智能管理檔案系統(tǒng)、區(qū)域安全管理系統(tǒng)、空間環(huán)境智能管理系統(tǒng)及檔案內(nèi)容管理系統(tǒng)，整個一體化平臺將電子以實體檔案管理的各個方面全面涵蓋。從檔案應(yīng)用角度方面來看，電子以實力答案一體化管理系統(tǒng)分為應(yīng)用、資源以及服務(wù)三個層次。

3 電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)的基本內(nèi)容

1）實體檔案管理室的設(shè)施建設(shè)。實體檔案管理室的設(shè)施建設(shè)內(nèi)容比較多，比如地面、電、網(wǎng)絡(luò)通信以及一些硬件設(shè)施的建設(shè)。在建設(shè)中會模仿實體檔案室的手動密集架設(shè)備建立智能的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)存儲檔案數(shù)據(jù)。智能網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)需要鋪設(shè)專門的軌道。同時，通過完善電力設(shè)施滿足網(wǎng)絡(luò)通信以及不同設(shè)備用電的需求。

2）電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)建設(shè)。一體化安全管理系統(tǒng)是系統(tǒng)建設(shè)的重點，其目的就是使檔案管理工作更加高效，例如通過視頻監(jiān)控保障檔案管理人員的安全以及檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，一體化安全管理系統(tǒng)會記錄檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容，同時提供數(shù)據(jù)應(yīng)用的多種選項，使得檔案信息更加完善，服務(wù)更加密切。

3）對實體檔案管理室環(huán)境監(jiān)測云平臺的建設(shè)。實體檔案管理室環(huán)境監(jiān)測云平臺的建設(shè)可以對檔案室內(nèi)以及附近環(huán)境進行監(jiān)控，然后同物聯(lián)網(wǎng)無線技術(shù)相結(jié)合進行傳感通訊。云平臺可以依據(jù)環(huán)境檢測功能進行存儲和報警，建立完善的實體檔案室云檢測物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，對實體檔案室的檔案展開實時監(jiān)測與管理。

4 電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)功能內(nèi)容的應(yīng)用實現(xiàn)

1）一體化系統(tǒng)視頻監(jiān)控防盜功能應(yīng)用。一體化系統(tǒng)視頻監(jiān)控有著自身單獨的防盜監(jiān)控功能，其對數(shù)據(jù)的一致性要求非常高，在防盜監(jiān)控畫面運行的時候不能進行任何操作。系統(tǒng)視頻防盜監(jiān)控有五種服務(wù)功能。第一是解除報警。在系統(tǒng)視頻防盜監(jiān)控運行過程中，可以通過手動的方式布防，一旦出現(xiàn)防盜報警，可以人為的點擊取消報警聲音，使系統(tǒng)撤防。在撤防之后如果再有盜竊情況發(fā)生，系統(tǒng)會又一次進行警報，并且記錄警報，但是不會再有聲音警報。第二是恢復(fù)報警，該功能使系統(tǒng)在自動監(jiān)控情況下展開防盜報警預(yù)設(shè)，在報警聲音出現(xiàn)后，點擊此功能就可以解除報警聲音。第三是手動設(shè)防，可以將檔案室改為手動設(shè)防模式，一旦有人出現(xiàn)就被認為是盜情，因為沒有人臉認證，所以此時系統(tǒng)報警指示燈會變?yōu)榧t色，系統(tǒng)在這種狀態(tài)下會進入手動設(shè)防狀態(tài)。第四是手動撤防，手動撤防可以將電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)創(chuàng)設(shè)為手動狀態(tài)，當有人出現(xiàn)在檔案室時，系統(tǒng)會感應(yīng)到，并且指示燈會提示，這就需要來人出具身份證明，如果此人可以進入，就會出現(xiàn)手動撤防。第五是自動監(jiān)控，實體檔案室可以調(diào)到自動監(jiān)控的模式，并且設(shè)定好監(jiān)控的位置和監(jiān)控時間，使得系統(tǒng)能夠?qū)崟r運轉(zhuǎn)。自動監(jiān)控系統(tǒng)使得系統(tǒng)的智能化水平得到提升，降低了工作強度，有著非常強的實用性。

2）一體化系統(tǒng)中其他創(chuàng)新設(shè)計應(yīng)用。一體化系統(tǒng)中圖書室的自動監(jiān)控系統(tǒng)是一項重要成果，除此以外，此系統(tǒng)還囊括其他創(chuàng)新設(shè)計應(yīng)用，比如電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)整體解決方案，此方案中需要先進的技術(shù)作為支撐，物聯(lián)網(wǎng)是核心技術(shù)，使檔案室中所有內(nèi)容融入一體化管理的整個系統(tǒng)中，同時為不同設(shè)備創(chuàng)設(shè)運行空間，依據(jù)系統(tǒng)設(shè)定的要求使得系統(tǒng)中不同分支相互協(xié)調(diào)運作。另外，一體化安全管理系統(tǒng)還有光柵技術(shù)，這是針對密集架所創(chuàng)設(shè)的功能。該系統(tǒng)在密集架外設(shè)有紅外線感應(yīng)器，能夠?qū)γ芗苤械臋n案準確搜索定位，使得檔案的安全性得到大幅提升，并且實現(xiàn)對密集架的遠程控制，提高檔案管理工作人員的安全性。

4 結(jié)束語

企業(yè)的檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展，所以企業(yè)中檔案管理工作是非常重要的內(nèi)容，通過建立完善的電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)，可以大大提高檔案管理工作的安全性，同時提高檔案管理工作的效率。電子與實體檔案一體化安全管理系統(tǒng)依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，擁有比較多的分支系統(tǒng)，可以為檔案管理提供比較多的服務(wù)內(nèi)容，使得檔案的日常管理工作都納入系統(tǒng)監(jiān)控中，使得檔案管理工作更加人性化且符合規(guī)范要求。