電子與實體檔案一體化安全管理系統設計與實現

江瑩瑩

（湖北省電力勘測設計院有限公司，湖北 武漢 430040）

檔案資源不能再生，其內容非常珍貴，隨著信息技術的飛速發展，檔案管理制度也不在不斷更新和完善。為了實現檔案管理的智能化，本文提出通過建立電子與實體檔案一體化安全管理系統，使得檔案管理工作更加簡單快捷。電子與實體檔案一體化安全管理系統需要應用互聯網等比較先進的技術，最終形成智能化管理機制，實現對檔案的安全管理，同時滿足人們實時調取檔案的需求并且提高檔案管理工作的安全性。

1 電子與實體檔案一體化安全管理系統的設計思路

電子與實體檔案一體化安全管理系統是為了優化檔案管理環境，并且能夠精細化的控制檔案。同時增加檔案的安全性以及保障管理人員的安全。在一體化管理系統的設計中應當將實體檔案管理區域劃分為多個不同的模塊，每個模塊兒都安裝相應的控制器，使得每一模塊中的控制器在系統管理下都能獨立工作，也能滿足大系統對單獨模塊地控制。

1）確定接口。電子與實體檔案一體化安全管理系統建設應當應用比較先進的國際通用的控制措施，建立全方位的接口，通過模塊控制器和系統平臺建立連接，展開智能化管理。實體檔案室中不同模塊應當有機連接，相互協調工作。另外，需要應用擴充組件實現與工作平臺的接通，以此使檔案管理系統更加具有擴展性。

2）構建系統。構建系統就是建設電子與實體檔案一體化安全管理系統，此系統內服務類型涵蓋比較廣，比如通信連接，監控報警以及系統服務等內容。整個系統都是以檔案管理為核心而運行，接口是整個系統相互連接的重要銜接段，接口與系統相互配合造成電子與實體檔案的一體化管理。每一個服務內容都需要相互協調，使一體化管理智能運行。

3）智能應用。電子與實體檔案一體化安全管理系統含有較多智能應用功能，例如實體檔案區域定位體系，使得檔案管理可以應用電子標簽展開非觸摸式智能化管理，為每個檔案都建立自己身份信息，同區域網以及智能門禁建設一個完整的檔案定位系統，使得檔案管理更加細致。另外實體檔案管理模塊區域內設計的環境監測云平臺，可以有效檢測每個區域的環境，同時能夠及時對空氣進行消毒并且智能化處理區域環境。云平臺技術提供的手機端應用可以實施遠程監控，有效控制區域內的溫濕度環境，提高區域內環境的安全性。

2 電子與實體檔案一體化安全管理系統設計方案

電子與實體檔案一體化安全管理體系的建設方案以系統總體架構為出發點，將管理系統分為兩大系統：系統管理平臺和一體化功能平臺。一體化功能平臺中主要包括四個系統，智能管理檔案系統、區域安全管理系統、空間環境智能管理系統及檔案內容管理系統，整個一體化平臺將電子以實體檔案管理的各個方面全面涵蓋。從檔案應用角度方面來看，電子以實力答案一體化管理系統分為應用、資源以及服務三個層次。

3 電子與實體檔案一體化安全管理系統建設的基本內容

1）實體檔案管理室的設施建設。實體檔案管理室的設施建設內容比較多，比如地面、電、網絡通信以及一些硬件設施的建設。在建設中會模仿實體檔案室的手動密集架設備建立智能的網絡架構存儲檔案數據。智能網絡架構需要鋪設專門的軌道。同時，通過完善電力設施滿足網絡通信以及不同設備用電的需求。

2）電子與實體檔案一體化安全管理系統建設。一體化安全管理系統是系統建設的重點，其目的就是使檔案管理工作更加高效，例如通過視頻監控保障檔案管理人員的安全以及檔案數據的安全。另外，一體化安全管理系統會記錄檔案數據內容，同時提供數據應用的多種選項，使得檔案信息更加完善，服務更加密切。

3）對實體檔案管理室環境監測云平臺的建設。實體檔案管理室環境監測云平臺的建設可以對檔案室內以及附近環境進行監控，然后同物聯網無線技術相結合進行傳感通訊。云平臺可以依據環境檢測功能進行存儲和報警，建立完善的實體檔案室云檢測物聯網系統，對實體檔案室的檔案展開實時監測與管理。

4 電子與實體檔案一體化安全管理系統功能內容的應用實現

1）一體化系統視頻監控防盜功能應用。一體化系統視頻監控有著自身單獨的防盜監控功能，其對數據的一致性要求非常高，在防盜監控畫面運行的時候不能進行任何操作。系統視頻防盜監控有五種服務功能。第一是解除報警。在系統視頻防盜監控運行過程中，可以通過手動的方式布防，一旦出現防盜報警，可以人為的點擊取消報警聲音，使系統撤防。在撤防之后如果再有盜竊情況發生，系統會又一次進行警報，并且記錄警報，但是不會再有聲音警報。第二是恢復報警，該功能使系統在自動監控情況下展開防盜報警預設，在報警聲音出現后，點擊此功能就可以解除報警聲音。第三是手動設防，可以將檔案室改為手動設防模式，一旦有人出現就被認為是盜情，因為沒有人臉認證，所以此時系統報警指示燈會變為紅色，系統在這種狀態下會進入手動設防狀態。第四是手動撤防，手動撤防可以將電子與實體檔案一體化安全管理系統創設為手動狀態，當有人出現在檔案室時，系統會感應到，并且指示燈會提示，這就需要來人出具身份證明，如果此人可以進入，就會出現手動撤防。第五是自動監控，實體檔案室可以調到自動監控的模式，并且設定好監控的位置和監控時間，使得系統能夠實時運轉。自動監控系統使得系統的智能化水平得到提升，降低了工作強度，有著非常強的實用性。

2）一體化系統中其他創新設計應用。一體化系統中圖書室的自動監控系統是一項重要成果，除此以外，此系統還囊括其他創新設計應用，比如電子與實體檔案一體化安全管理系統整體解決方案，此方案中需要先進的技術作為支撐，物聯網是核心技術，使檔案室中所有內容融入一體化管理的整個系統中，同時為不同設備創設運行空間，依據系統設定的要求使得系統中不同分支相互協調運作。另外，一體化安全管理系統還有光柵技術，這是針對密集架所創設的功能。該系統在密集架外設有紅外線感應器，能夠對密集架中的檔案準確搜索定位，使得檔案的安全性得到大幅提升，并且實現對密集架的遠程控制，提高檔案管理工作人員的安全性。

4 結束語

企業的檔案管理工作關系著企業的發展，所以企業中檔案管理工作是非常重要的內容，通過建立完善的電子與實體檔案一體化安全管理系統，可以大大提高檔案管理工作的安全性，同時提高檔案管理工作的效率。電子與實體檔案一體化安全管理系統依托物聯網技術，擁有比較多的分支系統，可以為檔案管理提供比較多的服務內容，使得檔案的日常管理工作都納入系統監控中，使得檔案管理工作更加人性化且符合規范要求。