信息時(shí)代城建檔案查閱利用模式的探索與發(fā)展

馬靜娟

（喀什市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，新疆 喀什 844000）

隨著信息化的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)應(yīng)用等新形態(tài)知識(shí)不斷加持創(chuàng)新下，“互聯(lián)網(wǎng)+”作為互聯(lián)網(wǎng)思維的進(jìn)一步實(shí)踐成果，正加速推動(dòng)經(jīng)濟(jì)形態(tài)不斷演變，從而為改革、創(chuàng)新、發(fā)展提供了廣闊的平臺(tái)。城建檔案作為城市建設(shè)歷史的記憶載體，是組成城市多元文化的重要一環(huán)，也是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，在進(jìn)行社會(huì)管理、提供公共服務(wù)、保障城市生產(chǎn)生活秩序、維護(hù)城市安全、應(yīng)對(duì)城市突發(fā)事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何將信息時(shí)代的創(chuàng)新形態(tài)與傳統(tǒng)檔案查閱利用模式相融合，將城建檔案查閱利用事業(yè)納入“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，令其更好地為城市發(fā)展建設(shè)服務(wù)，是擺在城建檔案從業(yè)者面前的一道新的命題。

1 城建檔案查閱利用現(xiàn)狀

隨著城市建設(shè)發(fā)展的不斷科學(xué)化、理性化，城建檔案在城市生活各方面的參與度越來(lái)越高，城建檔案的利用率也不斷提升，近幾年來(lái)，城建檔案查詢量、來(lái)訪量以及12345市民熱線等求助量以每年超過(guò)30%的速度在不斷增長(zhǎng)。以某地城建檔案館為例，目前城建檔案查閱利用主要集中在以下幾個(gè)方面，一查閱圖紙，包括裝修改造、確認(rèn)工程狀況、解決糾紛等用途，約占總量45%；二查閱前期審批文件，包括辦理確認(rèn)產(chǎn)權(quán)、辦理竣工驗(yàn)收、留檔備查等目的，約占總量30%；三政府部門(mén)調(diào)研，用于辦理案件、明晰產(chǎn)權(quán)、建設(shè)規(guī)劃研究等目的，約占總量15%；四查閱拆遷、土地及其他部分因各種原因納入館藏的文件或單純業(yè)務(wù)咨詢等，約占總量10%。因此，傳統(tǒng)的檔案查閱利用模式也越來(lái)越需要進(jìn)一步改進(jìn)提升，自我優(yōu)化，以更加契合城市發(fā)展的腳步。

2 城建檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1）對(duì)城建檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。很多城建檔案館由于城建檔案信息建設(shè)才剛剛起步，城建檔案管理人員對(duì)信息化管理的重要意義認(rèn)識(shí)不夠，不愿意創(chuàng)新改進(jìn)工作方式，城建檔案信息化管理工作處于薄弱環(huán)節(jié)。由于地區(qū)、城市發(fā)展程度以及規(guī)模的差異，城建檔案的信息化工作也呈現(xiàn)出區(qū)域性和內(nèi)容上的差別。在不認(rèn)可電子文件地位或者缺乏保障性措施的情況下，許多單位都不敢去使用或不愿意使用電子文件進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)。單位在電子文件管理上也存在許多盲目性，對(duì)電子文件管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)及科學(xué)管理理念。

2）城建檔案信息化建設(shè)缺乏專(zhuān)業(yè)人才。城建檔案信息化建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)、更新，專(zhuān)業(yè)人才在城建檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，而現(xiàn)有的城建檔案館很多工作人員雖然在檔案管理工作中具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，卻不擅長(zhǎng)計(jì)算機(jī)軟硬件操作，難以有效完成城建檔案信息化建設(shè)的具體工作任務(wù)。

3 信息時(shí)代城建檔案查閱利用的探索和發(fā)展

1）系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)建設(shè)和后期維護(hù)。首先，一個(gè)基本功能完備的城建檔案管理系統(tǒng)，既要滿足城建檔案從接收入館到查閱利用各階段工作的需求，又要服務(wù)器處理速度夠快、存儲(chǔ)容量夠大，可以根據(jù)需求增長(zhǎng)不斷追加硬件配置模塊，以滿足日益增長(zhǎng)的數(shù)字化信息大批量處理及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的需要。在此基礎(chǔ)上，系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性以及軟件公司后期維護(hù)的保障執(zhí)行能力至關(guān)重要。而以往的軟件公司往往更注重前期市場(chǎng)開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)一旦交付之后，經(jīng)常會(huì)暴露出后期維護(hù)不力的缺陷，修改一次需求動(dòng)輒需要等幾周甚至幾個(gè)月，這樣的維護(hù)能力完全無(wú)法滿足現(xiàn)在信息化高速發(fā)展的需要。因此，需要在前期市場(chǎng)調(diào)研時(shí)選擇合適的軟件及負(fù)責(zé)任的公司，將系統(tǒng)從調(diào)研到交付運(yùn)行及后期維護(hù)各階段的指標(biāo)規(guī)定明確寫(xiě)入合同中，并且在系統(tǒng)需求建立階段，既要明確列出當(dāng)前需要實(shí)現(xiàn)的功能，也要留足未來(lái)可能擴(kuò)展的功能 接口。

2）建立高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)城建檔案的信息化建設(shè)，必須造就一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，既要強(qiáng)調(diào)政治素質(zhì)，又要強(qiáng)調(diào)文化素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。城建檔案的工作人員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任感、工作使命感，要有城建方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，擁有計(jì)算機(jī)與軟件的應(yīng)用技能，擁有城建檔案收集與管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、檔案管理、建筑識(shí)圖、工程管理、工作方法等方面的培訓(xùn)，使城建檔案的工作人員從數(shù)量型向素質(zhì)型轉(zhuǎn)變，力求高效多能，以適應(yīng)新時(shí)期城建檔案工作的需要。

3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)能夠有效對(duì)城建檔案中所涉及的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，結(jié)合需求進(jìn)行處理加工，同時(shí)還能夠?qū)嵤┕芾硪约皟?chǔ)存?zhèn)鬟f等各種功能，不斷提高檔案數(shù)字化建設(shè)的速度以及質(zhì)量。因此，要不斷完善應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，要使其能夠與局域網(wǎng)建設(shè)以及各單位辦公自動(dòng)化建設(shè)共同發(fā)展。另外還應(yīng)該提高數(shù)字化管理體系以及相關(guān)技術(shù)的融合，可以利用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影等各種技術(shù)，不斷完善多元化的檔案信息管理形態(tài)，使應(yīng)用系統(tǒng)更加豐富，加強(qiáng)城建檔案內(nèi)部管理以及外部服務(wù)的有效結(jié)合，提高城建檔案的利用率，充分發(fā)揮城建檔案的價(jià)值。

4）強(qiáng)化城建檔案信息化管理的安全保障。首先，城建檔案接收部門(mén)要做好電子文件接收的檢查，確保接收數(shù)據(jù)的質(zhì)量，保證電子文件載體清潔、無(wú)劃痕、無(wú)病毒等。其次，歸檔的電子文件，應(yīng)按城建檔案分類(lèi)大綱進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。再其次，城建檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定；采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制，自動(dòng)記錄對(duì)電子文件實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證電子文件的安全性。最后還要重點(diǎn)關(guān)注病毒、木馬、黑客等威脅城建檔案信息安全的因素，做好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的加密和防范。

5）城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)需政府支持。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)政府的大力支持，只有政府做好相應(yīng)的引導(dǎo)，才能夠保證樹(shù)立城建檔案信息建設(shè)的實(shí)際目標(biāo)，提高相關(guān)單位的意識(shí)，使他們能夠具備一定的責(zé)任感，有利于在城建檔案數(shù)字化建設(shè)管理工作中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，提高科技創(chuàng)新能力，不斷進(jìn)行發(fā)展。在城建檔案數(shù)字化管理工作中，還應(yīng)該著重注意按照標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的原則實(shí)施相應(yīng)工作。政府要結(jié)合實(shí)踐操作推出符合實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，不斷提高對(duì)全國(guó)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，保證帶動(dòng)我國(guó)城建檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4 結(jié)語(yǔ)

無(wú)所不在的網(wǎng)絡(luò)會(huì)同無(wú)所不在的計(jì)算、無(wú)所不在的數(shù)據(jù)、無(wú)所不在的知識(shí)，一起推進(jìn)了無(wú)所不在的創(chuàng)新，并推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷演進(jìn)與發(fā)展。目前“互聯(lián)網(wǎng)+”尚處于初級(jí)階段，各領(lǐng)域?qū)Α盎ヂ?lián)網(wǎng)+”還在做論證與探索，這要求城建檔案利用服務(wù)工作，在以往保質(zhì)保量服務(wù)用戶的基礎(chǔ)上，不斷與時(shí)代接軌，進(jìn)一步做到與時(shí)俱進(jìn)、精益求精。在查檔服務(wù)工作的各個(gè)方面，都保持求新求變的心態(tài)，不斷吸收先進(jìn)技術(shù)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，在創(chuàng)新的時(shí)代邁出更新的步伐，進(jìn)而不斷推動(dòng)城建檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。