基于云技術發展下的高職院校檔案信息化建設研究

馮 杰

（陽泉職業技術學院，山西 陽泉 045000）

互聯網和社交網絡已經發展成為現代人日常生活中不可或缺的一部分，云計算技術在網絡服務中已經隨處可見，使用網絡時只要輸入簡單指令即能得到大量信息。大數據的到來并伴隨著云計算相關技術的不斷發展，逐漸實現了在眾多大容量并且種類非常復雜的信息中以最短的時間迅速地尋找到具有價值的信息資源，并進行數據的描述。所以，在云技術高度發展的過程中，高職院校的檔案工作應該充分利用云技術，提高高職院校檔案工作的效率，推動高職院校檔案的信息化建設。

1 云技術的含義和應用領域

1.1 什么是云技術

云技術是基于云計算商業模式應用的網絡技術、信息技術、整合技術、管理平臺技術、應用技術等的總稱，可以組成資源池，按需所用，靈活便利。廣域網或局域網內將硬件、軟件、網絡等系列資源統一起來，實現數據的計算、儲存、處理和共享的一種托管技術。

1.2 云技術的應用領域

1）商業智能。商業智能是一種基于大量信息基礎上的提煉和重新整合過程，能提升企業共享、獲取和分析智能的能力，已成為企業智能化決策、實現商務利益的重要手段和工具。BI已經廣泛應用于電信、保險、銀行、醫療、交通等眾多行業中。只要一個企業積累了歷史數據，并且有對這些數據進行分析的需求，BI都有用武之地。云計算的海量存儲、超強計算能力、低成本以及資源共享等特性能滿足企業對BI的需求，幫助其提升企業競爭力。2）公共服務。政府的政務服務便民惠民，通過大數據從技術角度為政務服務便民惠民創造條件，本質上是為了更好地做好為人民服務的工作。政府利用云技術來整合政務的海量數據資源，建設公共信息服務平臺能夠使公民及時地訪問到政府的有效數據資源，為政府機構及時發布社會重點關切的問題。云技術為政府提高服務能力起到了重要作用。3）教育服務。云技術可以利用大數據技術，構建共享教育資源庫、數字化圖書館、數字化檔案館、教研科研環境、網絡協同辦公等.這樣徹底打破了教學資源的共享效率低、資源嚴重浪費、系統伸縮性差等缺陷的傳統教育模式。云計算的應用促進了教育公平又進一步，同時也在降低教育成本、改變教學方法，提高教育服務能力，創新教育模式等方面對老師的教與學生的學都產生了巨大的影響。

云技術的應用領域越來越廣泛，云技術正在不斷成熟，未來云技術會越來越向科學化、體系化、規范化、標準化發展。

2 云技術在高職院校檔案信息化建設中的作用

2.1 推動檔案工作發展

檔案信息化建設是檔案工作發展的趨勢。傳統紙質檔案的信息化使得數字資源在不斷增加，云技術的運用有效降低了數據資源的成本，提升了數據處理的工作效率，推動檔案工作的開展。

2.2 提高檔案管理水平

云技術的不斷進步與發展顛覆了傳統的檔案管理工作模式。檔案信息由傳統紙質保存、查借閱變為大數據讀取，同時利用大數據讀取檔案利用者的用途、查借閱習慣、查借閱范疇，幫助檔案工作人員更好地做好檔案管理工作，提高檔案工作管理水平。

2.3 增強檔案服務利用

傳統的檔案查找費時費力，還容易出現檔案資料丟失、信息錯誤的情況，隨著云技術的引入，只需要計算機就可以完成檔案的檢索和利用，增強了檔案服務利用效率。

3 云技術下我院檔案信息化建設策略

3.1 依托百度云計算中心

百度云計算中心位于陽泉經濟開發區東區。在數據存儲規模、計算能力和環保節能三方面都處于亞洲一流水平。百度云計算（陽泉）中心數據存儲量超過4000PB，可存儲的信息量相當于20多萬個中國國家圖書館的藏書總量；同時由于使用了百度自主研發的高性能、低功耗服務器，數據中心CPU總量高達70萬顆、CPU內核總數超過300萬個；此外，數據中心采用多項適用中國環境及法規的高科技技術來提升整體數據中心的能源效率，可實現節能約43%，在綠色環保方面達到亞洲一流水準。

我院和百度公司進行了校企合作簽約，雙方將聯合培養數據中心人才服務百度云計算（陽泉）中心。我院計算機系調整課程設置和教學內容，提高了培養人才的針對性和適用性。我院在百度云計算中心設立了實訓中心，計算機專業學生通過產學結合，不僅提高了專業能力，也為百度云計算中興創造了經濟效益。我院和百度公司建立了良好的合作關系。學院依托百度云計算中心，將我院紙質檔案轉變成為大數據存儲，數據的查找、分析、共享都非常便利。百度云計算中心為我院信息化建設提供了技術支持，為我院做好檔案的數字化建設，方便檔案數據的查找和共享作出了巨大的貢獻。

3.2 做好檔案人才培養

學院選派檔案管理人員定期到百度云計算中心掛職鍛煉和參與實踐，以實現檔案管理人員的知識更新和技能提升，不斷提高檔案管理人員掌握云技術服務于檔案管理的能力水平；另一方面，百度云計算中心的技術專家、高技能人才定期到學院以講座、培訓等方式，參與到學院檔案信息化管理工作中，進一步培養和提高我院檔案管理人員的實際工作能力。

為進一步提高云技術的應用效果，學院不僅要培養現有的檔案工作人員提高檔案信息化管理水平，掌握云技術的應用，做好學院的檔案管理工作。同時，學院更要重視大數據人才的培養，將學院計算機相關專業的優秀學生吸納到學院檔案管理團隊中，以勤工儉學等方式參與到學院檔案管理工作中，更好的推動學院檔案工作的信息化 建設。

3.3 為所在地區提供公共服務

學院正在探索將內設的檔案管理部門轉變為服務全市乃至全省的服務機構。陽泉作為山西的東大門，具有天然的地理優勢；百度云計算中心落戶陽泉，我院為百度公司輸送了大量大數據人才。學院可依托地理優勢和人才優勢，幫助其他有需要的機關、企事業單位完成檔案的信息化儲存，檔案資源信息的共享以及利用。將學院檔案管理部門打造成為全省檔案大數據存儲中心、檔案大數據服務中心，面向全省提供檔案云儲存、檔案云查找、檔案數據分析等服務。學院為所在地區提供檔案公共服務不僅能為學院打開知名度，還能促進學院檔案服務效益的提升，提高學院的綜合實力。

高職院校檔案信息化建設是高職院校檔案管理工作中的重點也是難點。檔案的信息化建設需要時刻圍繞著資源信息的數據儲存和數據查找。隨著大數據時代的到來，云技術為高職院校檔案管理工作順利開展提供了保障。高職院校具有十分廣闊的發展背景，規模會不斷發展和壯大，這就需要高職院校建立系統的檔案大數據工作模式，保障高職院校檔案工作實現科學管理和有效利用。高職院校檔案工作能夠跟上云技術發展的步伐，才能更好的促進高職院校的發展。