加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化的建議

劉明珠

（中國(guó)航空制造技術(shù)研究院，北京 100024）

1 國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題

1）硬件與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問(wèn)題。（1）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題。國(guó)有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提出了極高的要求，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)前主要存在的問(wèn)題是，首先未能考慮各類檔案本身的使用熱度，所謂的熱度是指檔案調(diào)閱、使用以及數(shù)據(jù)修改頻率，當(dāng)前檔案在處理中，只采用物理服務(wù)器進(jìn)行整理，對(duì)于高頻率的檔案，單位時(shí)間內(nèi)要多次使用，從而在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)碎片逐漸侵占了物理空間[1]。其次是針對(duì)各類設(shè)施的穩(wěn)定性分析不足，沒(méi)能考慮物理存儲(chǔ)上限。最后是針對(duì)其他設(shè)施的升級(jí)不足，比如機(jī)房?jī)?nèi)部裝備未能得到控制，或者機(jī)房設(shè)備添置不合理。（2）運(yùn)行設(shè)備問(wèn)題。在信息化的建設(shè)過(guò)程，需要通過(guò)對(duì)于各類設(shè)施的處理和加入，使得取得的運(yùn)行結(jié)果具有極高的運(yùn)行穩(wěn)定性和安全性。比如針對(duì)供電設(shè)施以及計(jì)算機(jī)的存放機(jī)房，需要通過(guò)對(duì)相關(guān)設(shè)施的正確科學(xué)配置，保障該系統(tǒng)的運(yùn)行穩(wěn)定。目前的工作中，只是在原有的基礎(chǔ)上通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)施的增設(shè)，但是對(duì)于其他的輔助系統(tǒng)未能進(jìn)行同期性的升級(jí)，很容易引發(fā)嚴(yán)重安全事故。

2）軟件建設(shè)問(wèn)題。國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)過(guò)程，必須要能夠在其中安裝專業(yè)的檔案管理軟件，該軟件一方面可以允許其他部門(mén)在日常工作過(guò)程，讓產(chǎn)生的所有檔案信息直接提交到信息化系統(tǒng)內(nèi)，并對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行完善與協(xié)調(diào)。另一方面要能夠借助該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)所有信息的全面收集。目前的主要問(wèn)題在于，現(xiàn)有軟件運(yùn)行不穩(wěn)定，功能簡(jiǎn)單，不能滿足檔案資源利用需要，不能對(duì)其他信息系統(tǒng)生產(chǎn)的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)收集和整理。

3）資源建設(shè)問(wèn)題。（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)期運(yùn)行中生成了大量的紙質(zhì)檔案，這類紙質(zhì)檔案如何存入數(shù)據(jù)庫(kù)成為工作重點(diǎn)，如果通過(guò)直接掃描需要投入一定數(shù)量的人力和成本，同時(shí)信息的精度也可能出現(xiàn)降低問(wèn)題。可以說(shuō)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化問(wèn)題，主要集中在現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的記錄方面。（2）電子文件歸檔。電子文件的數(shù)量更多，并且從表面上來(lái)看具有更高的歸檔能力，但是應(yīng)用階段可以發(fā)現(xiàn)，如果只是通過(guò)關(guān)鍵詞或者檔案類型記錄的方法進(jìn)行歸檔，很容易出現(xiàn)名稱相似或者關(guān)鍵詞相同的檔案被錯(cuò)誤歸檔到同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致條理性下降。（3）專題庫(kù)建設(shè)。企業(yè)的各類檔案通常具有不同的類別，為了能夠提高信息的價(jià)值，需要建立專題庫(kù)。目前，很多企業(yè)還沒(méi)有開(kāi)展檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，有些單位才剛剛起步，特點(diǎn)體現(xiàn)為數(shù)量較少、形式單一、內(nèi)容簡(jiǎn)單。

4）運(yùn)行管理問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，就必須建立專業(yè)的運(yùn)行管理工作機(jī)制，一方面實(shí)現(xiàn)硬件的管理，另一方面實(shí)現(xiàn)對(duì)軟件系統(tǒng)的管理。目前的主要問(wèn)題在于，如果要建立管理系統(tǒng)，那么無(wú)論是在規(guī)章制度層面還是針對(duì)人員的構(gòu)成層面，都需要進(jìn)行較大范圍內(nèi)的調(diào)整，很容易引發(fā)成本管理失控問(wèn)題，同時(shí)人員的素質(zhì)也更加難以保證。

2 國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)方法

1）硬件建設(shè)方法。（1）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，本文認(rèn)為要能夠在網(wǎng)絡(luò)層面上建立虛擬服務(wù)器和物理服務(wù)器結(jié)合的工作模式，其中虛擬服務(wù)器的工作內(nèi)容是，將所有的高頻檔案進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，此時(shí)該服務(wù)器可以借助云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將該檔案以碎片的模式存儲(chǔ)在各個(gè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)內(nèi)，人員在提交了檔案的調(diào)閱申請(qǐng)后，由該系統(tǒng)自行分析相關(guān)的人員是否具備權(quán)限，如果具備權(quán)限，可以直接對(duì)所有的碎片進(jìn)行整合，并將該檔案進(jìn)行拼接，之后提交給檔案的查閱人員[2]。（2）支持設(shè)施建設(shè)。對(duì)于各類支持設(shè)備的建設(shè)過(guò)程，首先是需要對(duì)機(jī)房系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，由于考慮到已經(jīng)建立了物理服務(wù)器和虛擬服務(wù)器的集合運(yùn)行模式，為了能夠滿足國(guó)有企業(yè)今后在工作和發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的海量檔案處理需求，需要對(duì)相關(guān)設(shè)施進(jìn)行升級(jí)，此時(shí)對(duì)機(jī)房的內(nèi)部空間提出的要求更高，相關(guān)的設(shè)施數(shù)量較多，因此需要分析各類網(wǎng)絡(luò)設(shè)備在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)周邊環(huán)境的適配情況。要求所有設(shè)備理論上距離周邊的墻體間距不得小于20cm，之后對(duì)線纜和光纜進(jìn)行正確的連接。其次要能夠?qū)╇娤到y(tǒng)進(jìn)行配置，根據(jù)相關(guān)設(shè)施的運(yùn)行穩(wěn)定度要求，分析是否需要建立專用的線路和通信線纜。最后是針對(duì)其他供電設(shè)施的全面化升級(jí)，以滿足新時(shí)期的機(jī)房用電要求。

2）軟件建設(shè)方法。（1）計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)。計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程，實(shí)際上市場(chǎng)上已經(jīng)具有了多種可以進(jìn)行直接使用的設(shè)施，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，非涉密性的檔案可以由這類系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)造，比如對(duì)于日常工作中，某個(gè)部門(mén)所產(chǎn)生的開(kāi)支項(xiàng)目、相關(guān)部門(mén)所提交的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表等。但是對(duì)于一些高保密等級(jí)的答案，比如企業(yè)的核心商業(yè)機(jī)密、企業(yè)的某項(xiàng)專利研發(fā)思路、企業(yè)的財(cái)產(chǎn)情況等，需要開(kāi)發(fā)出企業(yè)獨(dú)占性的計(jì)算機(jī)軟件，該軟件系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)特定部門(mén)和特定信息的自動(dòng)化收集、存儲(chǔ)與處理，并且只有具備特定權(quán)限的人員才可以進(jìn)行處理，這就意味著此時(shí)計(jì)算機(jī)軟件也可以具備安全保障能力。（2）其他軟件開(kāi)發(fā)。信息化檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，主要是建立專業(yè)的信息檔案管理工作氛圍，可以讓所有的工作人員全面意識(shí)到在新時(shí)期的檔案管理過(guò)程，可以通過(guò)無(wú)紙化作業(yè)或者少紙化作業(yè)的模式，直接將所有的信息與專業(yè)電子報(bào)表的方法存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，之后在相關(guān)軟件的使用中，通過(guò)點(diǎn)擊相關(guān)的命令按鈕，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的處理。

3）信息資源建設(shè)。（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化在初始階段可以通過(guò)外包方式將所有館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，考慮到目前已經(jīng)開(kāi)發(fā)出了掃描文字自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，可以通過(guò)采取該系統(tǒng)，將掃描之后的圖片格式文件進(jìn)行文字識(shí)別處理。必要時(shí)還需要檔案管理部門(mén)人員檢查、消除錯(cuò)誤信息。（2）電子文件歸檔。根據(jù)企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求，加強(qiáng)信息化的頂層設(shè)計(jì)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和升級(jí)改造。將檔案管理系統(tǒng)跟其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，建立數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)，使得數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及存儲(chǔ)方式等具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保其他應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)能及時(shí)順利歸檔。

3）專題庫(kù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)必須著眼于服務(wù)用戶，結(jié)合用戶（的實(shí)際需求，提高檔案服務(wù)水平。通過(guò)專題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行編研和整理，在海量的數(shù)據(jù)中提取有用的信息和知識(shí)給用戶，從而推動(dòng)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，讓企業(yè)檔案給單位帶來(lái)更大的價(jià)值。

4）運(yùn)行管理與機(jī)制建設(shè)。運(yùn)營(yíng)管理機(jī)制的建設(shè)過(guò)程，要根據(jù)系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)情況實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員的聘用和制度的建立，并且這類人員要能夠完成日常性的硬件設(shè)施管理和軟件系統(tǒng)的跟蹤，從而全面按照目前的工作要求實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的保持。

3 結(jié)論

綜上所述，國(guó)有企業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，當(dāng)前主要存在的問(wèn)題包括硬件設(shè)施的配套性不足、軟件系統(tǒng)的使用科學(xué)性較差等，這類問(wèn)題的解決方法要能夠讓所有人員了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作模式，同時(shí)針對(duì)各類信息的處理工作規(guī)劃、使用方法以及處理工作效果進(jìn)行監(jiān)管。