提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策分析

鄭 剛

（湖北省石首市洲灘管護中心，湖北 石首 434400）

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，每日出現(xiàn)的數(shù)據(jù)也相對增多，進而使得社會步入到大數(shù)據(jù)時代中來[1]。在大數(shù)據(jù)時代下，每天有很多信息產(chǎn)生，在這種情況下為了保證各種數(shù)據(jù)信息的價值，就需要通過檔案的方式進行。對于事業(yè)單位而言，其要健康發(fā)展就應(yīng)該在一定程度上做好檔案管理工作。對當下的事業(yè)單位檔案管理狀態(tài)進行剖析，可以看出管理模式依舊較為落后，所以，在實踐中要強化檔案管理信息化效果，便于有效地促使事業(yè)單位健康快速發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

在當前的社會環(huán)境中，在各個領(lǐng)域中都普遍使用信息技術(shù)，進而使得社會各界得到快速有效的發(fā)展[2]。在事業(yè)單位中，對檔案信息化建設(shè)力度的增強具有顯著作用，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各項工作均需要通過人力完成，進而出現(xiàn)檔案管理成本低、流程復(fù)雜和資源利用率低等特點，并且檔案自身的價值也不能有效地發(fā)揮出來。開展信息化檔案管理活動以后，還可以優(yōu)化檔案工作流程，可通過信息技術(shù)形式進行收集分類檔案，同時，還能開展歸檔、整理、利用和查找等工作，顯著提高了檔案管理工作效果。檔案資源設(shè)計較為廣泛的面，所以在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理活動中需要大量的空間，同時，還要做好相應(yīng)的防蟲、防火、防潮和防損等工作，這樣在一定程度上增加了檔案管理的成本。信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以很好的降低檔案管理人員的工作壓力，在日常工作中，檔案管理人員只要做好定期更新數(shù)據(jù)庫、維修計算機和備份資料等工作，進而使得檔案管理工作的成本得到明顯降低。除此之外，在以往的檔案管理中，只能通過圖片和文字的方式對資料進行保存，形式單一。信息化技術(shù)的使用，可通過音頻、視頻和圖片等多種方式保存檔案資料，并使得個人資料得到更加前面的展示，因此，在當今這個信息化時代中，加強檔案信息化管理具有十分重要的意義。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

目前，在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)上，還存在一些不足，主要表現(xiàn)在：

1）缺乏全面共享檔案信息，伴隨科學技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位對于檔案電子化、信息化建設(shè)的重視力度也有所提升，但是由于各個區(qū)域的檔案管理水平有所差異，所以使用的管理軟件也具有一定的差別，這樣就會出現(xiàn)不能全面共享檔案資源的局面，對檔案價值的開發(fā)起到顯著的限制作用。

2）缺乏相應(yīng)的設(shè)施。現(xiàn)代化、智能化設(shè)施是推進檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在實際開展過程中，多種因素都會對其產(chǎn)生一定的影響，在開展信息化檔案建設(shè)時，缺乏計算機和掃描儀等相應(yīng)的設(shè)備，難免會削弱事業(yè)單位當愛信息化建設(shè)質(zhì)量。

3）現(xiàn)有的檔案信息化管理標準存在缺陷。在大數(shù)據(jù)背景下，為了更好的發(fā)揮出信息化檔案的價值，就要對檔案信息化管理標準進行明確，而在實際管理過程中，事業(yè)單位的檔案信息化管理標準不夠規(guī)范和統(tǒng)一，進而提高查找和利用檔案的難度。

3 建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化的途徑

1）完善相關(guān)管理機制。在信息化時代中，加強建設(shè)事業(yè)單位信息化，對檔案管理水平起到顯著提高作用，并使得檔案自身價值得到充分發(fā)揮，促使事業(yè)單位健康快速的發(fā)展[3]。在實際中要想全面強化事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)力度，還應(yīng)該同實際狀況相結(jié)合，制定針對性的管理機制，制定完善的操作流程，并實施統(tǒng)一管理。尤其是在檔案應(yīng)用查詢及下載過程中，必須要針對不同使用人群，設(shè)置不同的權(quán)限，加上檔案資料具有廣泛的來源，其具有豐富多樣的形式，所以，為方便跨系統(tǒng)操作，應(yīng)該對檔案格式進行規(guī)定，便于管理。

2）堅強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，硬件設(shè)施、軟件設(shè)施是最基礎(chǔ)的物質(zhì)保障。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該加強建設(shè)和提高軟硬件設(shè)施[4]。硬件設(shè)施及軟件設(shè)施會對檔案信息化工作質(zhì)量帶來直接的影響，其不僅會對系統(tǒng)運行狀況產(chǎn)生影響，還會對數(shù)據(jù)資料保管產(chǎn)生一定影響。在今后，事業(yè)單位還應(yīng)對自身具體狀況進行充分考慮，確保配置的硬件設(shè)施能滿足檔案資源收集、分析、存儲、使用及傳輸?shù)裙ぷ餍枨螅⑶覒?yīng)符合局域網(wǎng)建設(shè)相關(guān)要求，能讓單位內(nèi)部進行跨部門操作。在建設(shè)軟件設(shè)施的時候，基于一些軟件是為了滿足企業(yè)的需求，所以他們不一定滿足事業(yè)單位需求，因此，需要事業(yè)單位相關(guān)工作人員根據(jù)自身實際狀況開發(fā)和應(yīng)用相應(yīng)軟件。事業(yè)單位需要對自身的軟件管理系統(tǒng)進行分析，注意先進技術(shù)的引入，結(jié)合自身發(fā)展需求，建立更加全面的軟件信息平臺，除此之外，還應(yīng)對軟件的安全性能進行充分考慮，做好相應(yīng)的保密工作。事業(yè)單位開展檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)該具備一定的資金，實施檔案信息化工作，不僅要重視建設(shè)軟硬件設(shè)施，并且要加強后續(xù)設(shè)施的維護保養(yǎng)管理。由于這些工作的開展對于資金需求相對比較多，因此，事業(yè)單位要適當?shù)脑黾訖n案信息化資金投入，編制好檔案信息化預(yù)算，為檔案信息化建設(shè)提供必要的支持。

3）注重信息安全管理。在實踐中，事業(yè)單位還需要結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作的需求，對現(xiàn)有的檔案信息化安全管理體制進行完 善[5]。在管理檔案信息的時候，應(yīng)該做好相應(yīng)的信息備份工作，對現(xiàn)有的檔案資源內(nèi)部恢復(fù)制度進行完善，在使用的時候，顯著提高檔案信息安全度。除此之外，事業(yè)單位工作人員應(yīng)該確保相關(guān)人員的道德修養(yǎng)，進而使得信息化安全管理的觀念得到有效提高，同時，對其實施安全技能培訓(xùn)，確保每一個檔案管理人員都能明確檔案信息化管理中存在的網(wǎng)絡(luò)危險，便于檔案管理活動能動正確的安全的開展，避免黑客利用系統(tǒng)漏洞對檔案資源進行竊取、篡改等情況。最后管理檔案的時候，應(yīng)該讓數(shù)據(jù)存儲同紙質(zhì)存儲相分離，進而確保檔案信息的安全和完整。

4）提升檔案管理人員綜合能力。檔案管理工作人員為事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵，其本身的能力、水平及服務(wù)觀念會對檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。在信息化時代中，檔案管理人員不僅要具有專業(yè)的檔案管理能力，還應(yīng)該具備其他各項知識技能。因此，在實際活動中，事業(yè)單位要進一步提高對檔案管理人員的培訓(xùn)引導(dǎo)，要對其進行專業(yè)知識、技能培訓(xùn)，強化其日常工作能力。同時，還使得檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)得到顯著提高，確保檔案管理工作人員對計算機進行靈活的使用，順利的完成檔案信息錄入、存儲和整理等工作。

4 總結(jié)

總之，在信息化時代中，事業(yè)單位需要提高對檔案信息化管理的重視力度，在今后的工作中，事業(yè)單位檔案管理人員必須對當前的檔案管理工作信息化建設(shè)狀況進行全方位、系統(tǒng)化的剖析，根據(jù)出現(xiàn)的不足制定針對性的解決措施，并讓檔案信息化管理模式得到有效推動，為事業(yè)單位的發(fā)展提供必要支持。