提升事業單位檔案管理信息化建設的對策分析

鄭 剛

（湖北省石首市洲灘管護中心，湖北 石首 434400）

伴隨信息技術的發展，每日出現的數據也相對增多，進而使得社會步入到大數據時代中來[1]。在大數據時代下，每天有很多信息產生，在這種情況下為了保證各種數據信息的價值，就需要通過檔案的方式進行。對于事業單位而言，其要健康發展就應該在一定程度上做好檔案管理工作。對當下的事業單位檔案管理狀態進行剖析，可以看出管理模式依舊較為落后，所以，在實踐中要強化檔案管理信息化效果，便于有效地促使事業單位健康快速發展。

1 事業單位檔案信息化建設的必要性

在當前的社會環境中，在各個領域中都普遍使用信息技術，進而使得社會各界得到快速有效的發展[2]。在事業單位中，對檔案信息化建設力度的增強具有顯著作用，在傳統的檔案管理中，各項工作均需要通過人力完成，進而出現檔案管理成本低、流程復雜和資源利用率低等特點，并且檔案自身的價值也不能有效地發揮出來。開展信息化檔案管理活動以后，還可以優化檔案工作流程，可通過信息技術形式進行收集分類檔案，同時，還能開展歸檔、整理、利用和查找等工作，顯著提高了檔案管理工作效果。檔案資源設計較為廣泛的面，所以在傳統的紙質檔案管理活動中需要大量的空間，同時，還要做好相應的防蟲、防火、防潮和防損等工作，這樣在一定程度上增加了檔案管理的成本。信息化技術的應用，可以很好的降低檔案管理人員的工作壓力，在日常工作中，檔案管理人員只要做好定期更新數據庫、維修計算機和備份資料等工作，進而使得檔案管理工作的成本得到明顯降低。除此之外，在以往的檔案管理中，只能通過圖片和文字的方式對資料進行保存，形式單一。信息化技術的使用，可通過音頻、視頻和圖片等多種方式保存檔案資料，并使得個人資料得到更加前面的展示，因此，在當今這個信息化時代中，加強檔案信息化管理具有十分重要的意義。

2 事業單位檔案信息化建設現狀分析

目前，在事業單位檔案信息化建設上，還存在一些不足，主要表現在：

1）缺乏全面共享檔案信息，伴隨科學技術和網絡技術的發展，事業單位對于檔案電子化、信息化建設的重視力度也有所提升，但是由于各個區域的檔案管理水平有所差異，所以使用的管理軟件也具有一定的差別，這樣就會出現不能全面共享檔案資源的局面，對檔案價值的開發起到顯著的限制作用。

2）缺乏相應的設施。現代化、智能化設施是推進檔案信息化建設的基礎，但是在實際開展過程中，多種因素都會對其產生一定的影響，在開展信息化檔案建設時，缺乏計算機和掃描儀等相應的設備，難免會削弱事業單位當愛信息化建設質量。

3）現有的檔案信息化管理標準存在缺陷。在大數據背景下，為了更好的發揮出信息化檔案的價值，就要對檔案信息化管理標準進行明確，而在實際管理過程中，事業單位的檔案信息化管理標準不夠規范和統一，進而提高查找和利用檔案的難度。

3 建設事業單位檔案信息化的途徑

1）完善相關管理機制。在信息化時代中，加強建設事業單位信息化，對檔案管理水平起到顯著提高作用，并使得檔案自身價值得到充分發揮，促使事業單位健康快速的發展[3]。在實際中要想全面強化事業單位檔案信息化建設力度，還應該同實際狀況相結合，制定針對性的管理機制，制定完善的操作流程，并實施統一管理。尤其是在檔案應用查詢及下載過程中，必須要針對不同使用人群，設置不同的權限，加上檔案資料具有廣泛的來源，其具有豐富多樣的形式，所以，為方便跨系統操作，應該對檔案格式進行規定，便于管理。

2）堅強基礎設施建設。在事業單位檔案信息化建設過程中，硬件設施、軟件設施是最基礎的物質保障。因此，事業單位相關工作人員應該加強建設和提高軟硬件設施[4]。硬件設施及軟件設施會對檔案信息化工作質量帶來直接的影響，其不僅會對系統運行狀況產生影響，還會對數據資料保管產生一定影響。在今后，事業單位還應對自身具體狀況進行充分考慮，確保配置的硬件設施能滿足檔案資源收集、分析、存儲、使用及傳輸等工作需求，并且應符合局域網建設相關要求，能讓單位內部進行跨部門操作。在建設軟件設施的時候，基于一些軟件是為了滿足企業的需求，所以他們不一定滿足事業單位需求，因此，需要事業單位相關工作人員根據自身實際狀況開發和應用相應軟件。事業單位需要對自身的軟件管理系統進行分析，注意先進技術的引入，結合自身發展需求，建立更加全面的軟件信息平臺，除此之外，還應對軟件的安全性能進行充分考慮，做好相應的保密工作。事業單位開展檔案信息化建設時，應該具備一定的資金，實施檔案信息化工作，不僅要重視建設軟硬件設施，并且要加強后續設施的維護保養管理。由于這些工作的開展對于資金需求相對比較多，因此，事業單位要適當的增加檔案信息化資金投入，編制好檔案信息化預算，為檔案信息化建設提供必要的支持。

3）注重信息安全管理。在實踐中，事業單位還需要結合檔案信息化建設工作的需求，對現有的檔案信息化安全管理體制進行完 善[5]。在管理檔案信息的時候，應該做好相應的信息備份工作，對現有的檔案資源內部恢復制度進行完善，在使用的時候，顯著提高檔案信息安全度。除此之外，事業單位工作人員應該確保相關人員的道德修養，進而使得信息化安全管理的觀念得到有效提高，同時，對其實施安全技能培訓，確保每一個檔案管理人員都能明確檔案信息化管理中存在的網絡危險，便于檔案管理活動能動正確的安全的開展，避免黑客利用系統漏洞對檔案資源進行竊取、篡改等情況。最后管理檔案的時候，應該讓數據存儲同紙質存儲相分離，進而確保檔案信息的安全和完整。

4）提升檔案管理人員綜合能力。檔案管理工作人員為事業單位檔案管理的關鍵，其本身的能力、水平及服務觀念會對檔案管理工作質量產生直接影響。在信息化時代中，檔案管理人員不僅要具有專業的檔案管理能力，還應該具備其他各項知識技能。因此，在實際活動中，事業單位要進一步提高對檔案管理人員的培訓引導，要對其進行專業知識、技能培訓，強化其日常工作能力。同時，還使得檔案管理工作人員的信息化素養得到顯著提高，確保檔案管理工作人員對計算機進行靈活的使用，順利的完成檔案信息錄入、存儲和整理等工作。

4 總結

總之，在信息化時代中，事業單位需要提高對檔案信息化管理的重視力度，在今后的工作中，事業單位檔案管理人員必須對當前的檔案管理工作信息化建設狀況進行全方位、系統化的剖析，根據出現的不足制定針對性的解決措施，并讓檔案信息化管理模式得到有效推動，為事業單位的發展提供必要支持。