做好文書檔案數(shù)字化管理工作的策略

張國慶

（齊齊哈爾市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

在當前信息化時代背景下，信息技術(shù)在文書檔案管理工作中廣泛應用，文書檔案數(shù)字化管理模式代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，為文書檔案管理和利用帶來了諸多的便利性。通過運用信息技術(shù)形成歸檔案文件目錄和建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，有利于實現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用，進一步保證檔案信息的準確性，為文書檔案管理工作質(zhì)量和水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

1 做好文書檔案數(shù)字化管理工作的重要意義

文書檔案數(shù)字化管理是借助于現(xiàn)代化技術(shù)對檔案信息進行管理，相較于紙質(zhì)檔案管理模式，文書檔案數(shù)字化管理具有較強的優(yōu)勢。具體通過檔案信息的錄入、掃描、校對和數(shù)據(jù)備份等操作，使檔案載體能夠被計算機識別，這樣在對文書檔案應用過程中，可以快速實現(xiàn)對檔案信息的查詢、編輯和應用，實現(xiàn)文書檔案的靈活處理和應用。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編制完成后，在查詢和利用過程中存在諸多不便，嚴重影響了檔案的準確度和利用率。文書檔案數(shù)字化管理模式建立后，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)管理軟件構(gòu)建檔案檢索系統(tǒng)，通過輸入關(guān)鍵詞即能夠從海量檔案信息中查找到所需要的檔案信息，全面提高文書檔案信息的利用率。而且傳統(tǒng)文書檔案在長時間利用過程中會出現(xiàn)字跡模糊和紙質(zhì)破碎等問題，嚴重影響檔案的利用。采用數(shù)字化管理模式還能夠提高文書檔案檢索的便捷性，使文書檔案利用和傳輸不受時間限制，為檔案信息資源共享的實現(xiàn)打下了堅實的基礎(chǔ)。

2 文書檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)化策略

2.1 文書檔案的數(shù)字化掃描

數(shù)字化掃描是文書檔案數(shù)字化管理工作中較為常用的一種方法，在具體進行數(shù)字化掃描過程中，需要配置完善的掃描設(shè)備，而且掃描設(shè)備的分辨率、顏色和幅面等需要與實際需求相符。具體掃描時是通過掃描儀將紙質(zhì)文書檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖形，并在計算機中進行儲存。掃描過程中要嚴格按照具體的掃描流程進行。文書檔案掃描后轉(zhuǎn)化中可編輯的數(shù)字化文檔后，需要采用人工方式完成數(shù)字檔案信息的校對和修改，全面提高檔案信息的準確率。

2.2 文書檔案數(shù)字化著錄標準化

在進行文書檔案數(shù)字化著錄過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案標準已無法滿足文書檔案數(shù)字化著錄要求，因此在具體實施過程中，需要推進文書檔案數(shù)字化著錄的標準化。具體要針對文書檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行數(shù)字化著錄，而且在著錄過程中需要做好檔案鑒定和廢止失效等字段內(nèi)容的預留工作，提升檔案著錄的擴展性。文書檔案數(shù)字化管理還要對技術(shù)規(guī)范標準進行統(tǒng)一，進一步保證著錄內(nèi)容的完整性，提高著錄符號的規(guī)范性。

2.3 建立合理的信息數(shù)據(jù)庫

文書檔案數(shù)字化管理工作的開展離不開完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，具體需要建立全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，而且建立過程中要保證數(shù)據(jù)庫間數(shù)據(jù)信息的兼容問題。全文數(shù)據(jù)庫在先進技術(shù)支持下進行建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)范著錄格式，完成文書檔案信息的及時儲存，并針對檔案庫檔案信息實施結(jié)構(gòu)化處理，可以有效地提高檔案信息的管理效率和利用水平。目錄數(shù)據(jù)庫則是直接針對文書檔案數(shù)字信息的條目組進行著錄，能夠為檔案信息查詢和利用提供更多的便捷性。對于各行業(yè)而言，需要結(jié)合自身的實際情況，積極構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理模式，并加快推進數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，從而為文書檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。

2.4 積極構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺

為了能夠提高文書檔案管理工作的效率，宜加快構(gòu)建文書檔案數(shù)字化管理平臺，借助于網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，積極對文書檔案管理工作進行優(yōu)化和調(diào)整，并對內(nèi)部環(huán)節(jié)進行細化。各部門之間還要做好溝通和交流工作，并對文書檔案利用方式進行優(yōu)化，有效的整合資源，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置。積極建立健全檔案信息化系統(tǒng)，提高文書檔案數(shù)字化管理工作的實效性，推進文書檔案信息的實時共享，通過遠程即能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的檢索，為檔案信息的高效和便捷傳播提供更多的便利性。而且文書檔案管理系統(tǒng)的建立，還能夠有效地解決電子檔案信息管理、利用等方面的各種問題，實現(xiàn)對檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，實現(xiàn)文書檔案信息資源的遠程檢索和傳播，進一步提升文書檔案數(shù)字化管理模式的應用效果，為檔案信息資源共享的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。

2.5 提高文書檔案人員的綜合素質(zhì)

在文書檔案數(shù)字化管理工作開展過程中，對于文書檔案人員的綜合素質(zhì)具有較高的要求。文書檔案管理人員作為文書檔案數(shù)字化管理工作中的重要因素，當前一些基層文書檔案管理工作中檔案管理人員多沒有經(jīng)過檔案知識的系統(tǒng)學習，而且年齡普遍偏大，這也對文書檔案數(shù)字化管理工作的有序開展帶來了較大的影響，因此需要加快打造一支高素質(zhì)和專業(yè)化的檔案管理人才隊伍。因此在實際工作中需要重視檔案管理人才的引進，并做好現(xiàn)有檔案管理人員培訓工作，具體可以根據(jù)具體的崗位采取分類輪訓，開展多種形式的培訓，并制定科學合理的培訓內(nèi)容，確保檔案管理人員能夠掌握最新的檔案知識和新型的檔案管理技術(shù)。另外，各單位還需要建立健全人才管理制度，制定具體的獎懲和激勵措施，將文書檔案管理工作的績效與檔案管理人員自身的利益掛鉤，進一步調(diào)動檔案管理人員工作的積極性，為文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序開展打下堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

文書檔案數(shù)字化管理模式相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理模式具有明顯的優(yōu)勢，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案信息的靈活編輯，而且能夠更便捷進行文書檔案檢索，加快推動文書檔案的利用率，促進文書檔案信息資源共享的實現(xiàn)。但我國文書檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展較晚，而且整個發(fā)展現(xiàn)狀相對遲緩，存在標準不統(tǒng)一和人才缺乏等問題。因此要求各單位要結(jié)合自身的實際情況，加快推進數(shù)字化管理標準的統(tǒng)一，并通過構(gòu)建檔案信息庫，推進文書檔案數(shù)字化著錄的標準化，實現(xiàn)對文書檔案信息的統(tǒng)一存儲和集中管理，同時還要采用數(shù)字化掃描和構(gòu)建文書檔案管理數(shù)字化平臺，打造更為完善的文書檔案數(shù)字化管理體系，全面提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平，促進文書檔案實際效能的發(fā)揮。