做好文書檔案數字化管理工作的策略

張國慶

（齊齊哈爾市不動產登記中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

在當前信息化時代背景下，信息技術在文書檔案管理工作中廣泛應用，文書檔案數字化管理模式代替了傳統的紙質管理模式，為文書檔案管理和利用帶來了諸多的便利性。通過運用信息技術形成歸檔案文件目錄和建設檔案信息數據庫，有利于實現檔案信息的高效管理和利用，進一步保證檔案信息的準確性，為文書檔案管理工作質量和水平的提升打下堅實的基礎。

1 做好文書檔案數字化管理工作的重要意義

文書檔案數字化管理是借助于現代化技術對檔案信息進行管理，相較于紙質檔案管理模式，文書檔案數字化管理具有較強的優勢。具體通過檔案信息的錄入、掃描、校對和數據備份等操作，使檔案載體能夠被計算機識別，這樣在對文書檔案應用過程中，可以快速實現對檔案信息的查詢、編輯和應用，實現文書檔案的靈活處理和應用。傳統紙質檔案編制完成后，在查詢和利用過程中存在諸多不便，嚴重影響了檔案的準確度和利用率。文書檔案數字化管理模式建立后，利用計算機網絡技術和相關管理軟件構建檔案檢索系統，通過輸入關鍵詞即能夠從海量檔案信息中查找到所需要的檔案信息，全面提高文書檔案信息的利用率。而且傳統文書檔案在長時間利用過程中會出現字跡模糊和紙質破碎等問題，嚴重影響檔案的利用。采用數字化管理模式還能夠提高文書檔案檢索的便捷性，使文書檔案利用和傳輸不受時間限制，為檔案信息資源共享的實現打下了堅實的基礎。

2 文書檔案數字化管理工作的優化策略

2.1 文書檔案的數字化掃描

數字化掃描是文書檔案數字化管理工作中較為常用的一種方法，在具體進行數字化掃描過程中，需要配置完善的掃描設備，而且掃描設備的分辨率、顏色和幅面等需要與實際需求相符。具體掃描時是通過掃描儀將紙質文書檔案信息轉化為數字圖形，并在計算機中進行儲存。掃描過程中要嚴格按照具體的掃描流程進行。文書檔案掃描后轉化中可編輯的數字化文檔后，需要采用人工方式完成數字檔案信息的校對和修改，全面提高檔案信息的準確率。

2.2 文書檔案數字化著錄標準化

在進行文書檔案數字化著錄過程中，傳統的紙質檔案標準已無法滿足文書檔案數字化著錄要求，因此在具體實施過程中，需要推進文書檔案數字化著錄的標準化。具體要針對文書檔案管理工作的各個環節進行數字化著錄，而且在著錄過程中需要做好檔案鑒定和廢止失效等字段內容的預留工作，提升檔案著錄的擴展性。文書檔案數字化管理還要對技術規范標準進行統一，進一步保證著錄內容的完整性，提高著錄符號的規范性。

2.3 建立合理的信息數據庫

文書檔案數字化管理工作的開展離不開完善的檔案信息數據庫，具體需要建立全文數據庫和目錄數據庫，而且建立過程中要保證數據庫間數據信息的兼容問題。全文數據庫在先進技術支持下進行建設，統一規范著錄格式，完成文書檔案信息的及時儲存，并針對檔案庫檔案信息實施結構化處理，可以有效地提高檔案信息的管理效率和利用水平。目錄數據庫則是直接針對文書檔案數字信息的條目組進行著錄，能夠為檔案信息查詢和利用提供更多的便捷性。對于各行業而言，需要結合自身的實際情況，積極構建文書檔案數字化管理模式，并加快推進數據庫的建設，從而為文書檔案數字化管理質量和水平的提升打下堅實的基礎。

2.4 積極構建文書檔案管理數字化平臺

為了能夠提高文書檔案管理工作的效率，宜加快構建文書檔案數字化管理平臺，借助于網絡優勢，積極對文書檔案管理工作進行優化和調整，并對內部環節進行細化。各部門之間還要做好溝通和交流工作，并對文書檔案利用方式進行優化，有效的整合資源，實現檔案信息資源的優化配置。積極建立健全檔案信息化系統，提高文書檔案數字化管理工作的實效性，推進文書檔案信息的實時共享，通過遠程即能夠實現對文書檔案的檢索，為檔案信息的高效和便捷傳播提供更多的便利性。而且文書檔案管理系統的建立，還能夠有效地解決電子檔案信息管理、利用等方面的各種問題，實現對檔案信息的集中和統一管理，實現文書檔案信息資源的遠程檢索和傳播，進一步提升文書檔案數字化管理模式的應用效果，為檔案信息資源共享的實現打下良好的基礎。

2.5 提高文書檔案人員的綜合素質

在文書檔案數字化管理工作開展過程中，對于文書檔案人員的綜合素質具有較高的要求。文書檔案管理人員作為文書檔案數字化管理工作中的重要因素，當前一些基層文書檔案管理工作中檔案管理人員多沒有經過檔案知識的系統學習，而且年齡普遍偏大，這也對文書檔案數字化管理工作的有序開展帶來了較大的影響，因此需要加快打造一支高素質和專業化的檔案管理人才隊伍。因此在實際工作中需要重視檔案管理人才的引進，并做好現有檔案管理人員培訓工作，具體可以根據具體的崗位采取分類輪訓，開展多種形式的培訓，并制定科學合理的培訓內容，確保檔案管理人員能夠掌握最新的檔案知識和新型的檔案管理技術。另外，各單位還需要建立健全人才管理制度，制定具體的獎懲和激勵措施，將文書檔案管理工作的績效與檔案管理人員自身的利益掛鉤，進一步調動檔案管理人員工作的積極性，為文書檔案數字化建設工作的有序開展打下堅實的基礎。

3 結束語

文書檔案數字化管理模式相較于傳統的紙質文書檔案管理模式具有明顯的優勢，不僅能夠實現對文書檔案信息的靈活編輯，而且能夠更便捷進行文書檔案檢索，加快推動文書檔案的利用率，促進文書檔案信息資源共享的實現。但我國文書檔案數字化管理工作發展較晚，而且整個發展現狀相對遲緩，存在標準不統一和人才缺乏等問題。因此要求各單位要結合自身的實際情況，加快推進數字化管理標準的統一，并通過構建檔案信息庫，推進文書檔案數字化著錄的標準化，實現對文書檔案信息的統一存儲和集中管理，同時還要采用數字化掃描和構建文書檔案管理數字化平臺，打造更為完善的文書檔案數字化管理體系，全面提高文書檔案管理工作的質量和水平，促進文書檔案實際效能的發揮。