關于事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考

任 華

（河南省疾病預防控制中心，河南 鄭州 450000）

科學技術的更新與發(fā)展使得計算機的普及率也在逐漸上升，其巨大的優(yōu)勢使得其在信息時代下充分發(fā)揮了其作用，并逐漸成為各行各業(yè)獲得進一步發(fā)展機遇的必備事物。對于事業(yè)單位來說，想要從根本上解決事務繁多以及龐大數(shù)據(jù)量應用問題，就應結合實際情況做好檔案管理信息化建設工作，將各類信息按照順序儲存至電子文檔中，以便于后期的數(shù)據(jù)整理與匯總分析。

1 檔案管理信息化現(xiàn)代化在檔案管理工作中起到的重要作用

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理信息化建設工作簡單來說就是展開檔案管理后續(xù)工作內容的同時，將原本的實體化信息轉化為電子數(shù)據(jù)檔案管理的新型模式。該種檔案管理模式由于設置了標簽目錄以及容量大等特點，兼具了實用性與便捷性的應用優(yōu)勢，為事業(yè)單位的后續(xù)檔案管理工作提供了極大的方便，繼而保證了檔案管理工作的開展全面性。而在構建符合當下信息檢索與處理需要的檔案管理體系的過程中，相關部門應注意定期更新其中所包含的技術手段，保證手段應用的合理性，為后續(xù)的檔案管理工作的進一步創(chuàng)新提供完備的技術條件，也是不斷提升信息查詢效率與保存效果的關鍵因素。在全面推廣應用該種方式后，原本反復的工作流程得以被簡化，工作質量提升的基礎上，也隨著經(jīng)驗積累使得檔案管理體系不斷完善。作為事業(yè)單位應意識到檔案信息化建設體系的意義，拓寬信息化建設體系的完善渠道，為構建完善的檔案管理模式奠定基礎。

2 當前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的幾點不足之處

1）信息化技術應用仍然存在著諸多不足之處。信息化技術手段的應用合理性決定了事業(yè)單位檔案管理工作質量，也是優(yōu)化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前的情況來看，當前的信息化技術應用過程中仍然存在著諸多的不足之處。由于信息化水平有限使得部分技術想要真正推廣與落實仍然需要一定的時間，尤其是一些較為關鍵的檔案資料，信息化技術未能合理應用使得部分部門仍然保留著紙質檔案的查詢與應用習慣。在這種情況下，這些關鍵性資料將極容易損壞，增大了后續(xù)的查詢難度。

2）事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作人員配備缺乏連續(xù)性。在以往的檔案管理過程中，事業(yè)單位雖然也引入了一些信息化技術，但多是停留在淺層次的“更新計算機設備、軟件層面”。如今隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化技術的不斷進步，事業(yè)單位檔案資料也變得日趨復雜，對檔案管理要求逐漸提高。一些事業(yè)單位為了滿足檔案管理需求，引入應用了很多先進的信息化技術，比如大數(shù)據(jù)技術、云計算技術等，卻忽略了與之匹配的專業(yè)化信息人才的配備，很多事業(yè)單位檔案管理人員信息化素養(yǎng)停滯不前，這對于事業(yè)單位檔案管理信息化建設作用價值發(fā)揮帶來了嚴重的限制影響。

3）檔案管理信息化建設環(huán)節(jié)仍然處于不夠完善的階段。當前的事業(yè)單位檔案管理工作滯后性較為明顯，在規(guī)范統(tǒng)一性嚴重缺失的情況下，使得事業(yè)單位的檔案管理工作的展開極不順利。再加上大多數(shù)的事業(yè)單位檔案管理信息化建設環(huán)節(jié)中所應用的管理軟件暫時未實現(xiàn)工作的協(xié)調統(tǒng)一，無論是連接性還是系統(tǒng)性均較差，想要進行信息資源共享較為困難。一般情況下，想要利用同一個檔案管理軟件實現(xiàn)對文件的檢索與龐雜信息管理較為困難，這也是現(xiàn)階段檔案管理信息化建設面臨的主要困難。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設的思考

1）完善檔案管理信息化水平。根據(jù)當下所有事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高是一個普遍存在的問題，所以為了加強和提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設水平，就必須對傳統(tǒng)的思想觀念進行一定的摒棄和改正，在檔案內容信息化管理的過程中采用更多靈活和多變的方式，除此之外還需要對相應的工作人員進行定期的教育，將傳統(tǒng)思想觀念和信息化檔案管理相違背的方面進行摒棄，只有這樣才能將信息化在事業(yè)單位檔案信息管理過程中的巨大作用充分發(fā)揮出來，對事業(yè)單位檔案管理工作進行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新。

2）提升檔案信息工作素能。檔案信息化建設與管理是一項長期工作，離不開一支高素質的檔案工作隊伍具體執(zhí)行。首先，要成立灌區(qū)檔案信息化建設工作領導小組，配齊配強灌區(qū)檔案信息化管理隊伍，把信息化建設與管理成效作為業(yè)務工作考核的重要指標之一。其次，加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓，通過定期培訓、選派鍛煉、交流學習、業(yè)務競賽等形式，有針對性地加強檔案人員信息技術培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術，又熟練掌握檔案業(yè)務的復合型人才。再次，根據(jù)灌區(qū)檔案信息化管理的實際需要，有針對性地加大信息技術人才引進力度，將新引入的人才充實到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

3）注重規(guī)范統(tǒng)一事業(yè)單位檔案管理信息化建設標準。事業(yè)單位在日常運營過程中，由于工作內容繁多，因此檔案在形式。內容方面也比較繁雜，有些是文字資料、有些是音視頻資料等，因此在實際推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，針對這些檔案資料數(shù)字化轉化，還應建立一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，以保證后續(xù)檔案能夠實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，在這一過程中，需要嚴格遵循《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），同時還要結合事業(yè)單位實際需求，做好檔案數(shù)字化的統(tǒng)一規(guī)范處理。在完成事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設規(guī)范標準制定后，還應立足于檔案實際內容，做好數(shù)字化處理細節(jié)落實，比如應保證檔案信息著錄的規(guī)范性，完整記錄原紙質檔案文件的內容，禁止出現(xiàn)名稱與實際檔案不對應問題，以免對最終檔案檢索效果帶來不利的影響。與此同時，還應做好檔案信息規(guī)范化存儲工作，比如應選擇合適的存儲在載體，可以利用硬盤進行存儲，在檔案數(shù)據(jù)信息備份方面，還可以選用網(wǎng)盤形式。

4）筑牢檔案信息安全防線。灌區(qū)檔案信息化建設與管理面臨著非法訪問、數(shù)據(jù)泄露、病毒攻擊等非傳統(tǒng)安全因素威脅。為此，要從管理上做好安全風險防范，檔案管理人員要提升安全風險防范意識，從密鑰管理、災難恢復、應急處置、風險評估等方面，細化灌區(qū)檔案數(shù)據(jù)員、管理員、安全員職責；要從設備上做好安全風險防范，做好日常入侵檢測、安全審計、漏洞掃描等常規(guī)工作，也需要做好檔案存儲設備、服務器、網(wǎng)絡設備實時運行監(jiān)控，重視數(shù)據(jù)備份工作。

4 結束語

在當下的信息時代下，對于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關鍵因素。學會利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務質量。因此，檔案管理人員應提高對信息理論知識的掌握積極性，以促進事業(yè)單位的良好發(fā)展。