信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索

楊 靜

（新疆阿勒泰市人力資源和社會(huì)保障局，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說是至關(guān)重要的，是一個(gè)不可忽視的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因?yàn)闄C(jī)關(guān)單位的檔案信息是包含在政府信息范圍內(nèi)的，而且有許多涉及機(jī)密的關(guān)鍵信息，在大數(shù)據(jù)技術(shù)普及的時(shí)代背景下，檔案管理的工作量越來越大，為了保證工作效率，同時(shí)保證機(jī)密信息的安全，更要關(guān)注檔案管理工作存在的問題，同時(shí)提出有效的處理措施，才能為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的基本內(nèi)涵

《檔案法》當(dāng)中，對(duì)于檔案的定義內(nèi)涵表述是過去與現(xiàn)在的個(gè)人、社會(huì)組織、國(guó)家機(jī)構(gòu)等，在從事軍事、政治、軍事、科學(xué)、文化、技術(shù)、宗教等社會(huì)活動(dòng)時(shí)所形成的具有保存及參考價(jià)值的信息。其內(nèi)容往往包含諸多要素，如圖表、文字、音像等等，是融合了多種不同形式信息的記錄。是機(jī)關(guān)單位開展活動(dòng)形成的文件材料，是開展后續(xù)工作的依據(jù)。這些信息的收集與應(yīng)用，都要以《檔案法》為基礎(chǔ)去完成，要在規(guī)定允許的范圍之內(nèi)去完成各項(xiàng)工作。一言蔽之，機(jī)關(guān)檔案的重要性是不容忽視的。這些重要材料，對(duì)于國(guó)家、社會(huì)和機(jī)關(guān)事務(wù)的開展都有很大影響，決定著機(jī)關(guān)工作的方向，理應(yīng)得到充分重視。此外《檔案法》當(dāng)中也對(duì)檔案工作進(jìn)行了定義，表明檔案管理與收集整理等工作是能夠有效保護(hù)與利用檔案，有利于社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的工作。即是說機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要地位是無法撼動(dòng)也不容撼動(dòng)的。其是機(jī)關(guān)事務(wù)當(dāng)中工作的組成部分，能夠保證機(jī)關(guān)事務(wù)的順利開展，對(duì)于機(jī)關(guān)工作有著很大的積極作用。對(duì)于相關(guān)人員來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與智能化，能夠有效提升工作質(zhì)量以及效率，減輕其工作壓力，讓檔案信息的重要作用得到進(jìn)一步體現(xiàn)，因此這也是相關(guān)人員關(guān)注的課題。而機(jī)關(guān)單位要做好本單位的檔案管理工作，就必須要做好工作目標(biāo)的定位，并且要依據(jù)前期所訂立的目標(biāo)去選擇更加有效的工作措施，這直接關(guān)系到檔案管理工作的成果。

2 當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理的信息化水平不高。信息化的管理，是當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域管理工作發(fā)展的大勢(shì)所趨，機(jī)關(guān)檔案管理亦是如此。但是當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作依然存在信息化水平不高的情況，這是無法否認(rèn)的問題。特別是鎮(zhèn)級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，受經(jīng)費(fèi)等各個(gè)方面因素的局限，檔案管理的信息化程度依然不高，雖然部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)已經(jīng)陸續(xù)開展了電子檔案管理體系的建設(shè)工作，但是因原有的紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，電子檔案的建檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理程序也不夠規(guī)范，所以數(shù)字化檔案的整理記錄面臨難關(guān)，特別是因缺少統(tǒng)一的、專業(yè)化的信息化檔案管理平臺(tái)，加之信息化檔案的共享，很容易出現(xiàn)安全隱患。

2）機(jī)關(guān)檔案利用率不高。機(jī)關(guān)檔案的管理過程當(dāng)中，信息的收集與整理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，只有及時(shí)獲取信息，保證信息的真實(shí)性、完整性，才能保證檔案質(zhì)量。但是部分檔案因受到相關(guān)法律法規(guī)以及工作需求的限制，所以往往不會(huì)列入政務(wù)信息公開的范疇當(dāng)中，主要面向機(jī)關(guān)內(nèi)部公開，信息得不到充分挖掘，無法拓展用途。而且受限于審批的復(fù)雜程序，以及其他各方面的限制，加之檔案人員的檔案利用意識(shí)較為淡薄等，也會(huì)導(dǎo)致檔案的利用率不高。

3）檔案管理設(shè)備較為落后。當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都開始運(yùn)用信息化技術(shù)開展工作，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，在發(fā)展進(jìn)程中，逐漸開始實(shí)施信息化檔案管理，但由于事業(yè)單位高層管理人員沒有意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，所以，即使信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到檔案管理工作中，但使用范圍并不廣泛。信息化檔案管理對(duì)設(shè)備要求較高，由于事業(yè)單位檔案管理沒有大范圍使用計(jì)算機(jī)設(shè)備，因?yàn)榱?xí)慣問題，很多時(shí)候還在依靠人工來進(jìn)行檔案登記，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量較差，使檔案不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行妥善歸檔。（1）檔案人員離職后檔案管理工作效率較差。在社會(huì)大環(huán)境發(fā)展背景下，人才難以在固定崗位干一輩子，離職現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作來講，如果出現(xiàn)管理人員離職，且交接工作沒有做好，那么就容易導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)“死檔”的問題，這對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展會(huì)產(chǎn)生極大的影響。（2）事業(yè)單位對(duì)當(dāng)前檔案的運(yùn)用不夠有效。事業(yè)單位所涉及的檔案眾多，但部分檔案的使用次數(shù)較少，所以，長(zhǎng)時(shí)間被放置在固定位置，進(jìn)而導(dǎo)致檔案利用效率較差。

3 提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的對(duì)策措施

1）推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。檔案管理信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)才能有據(jù)可循，使檔案管理更加科學(xué)高效，要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)際，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)硬件和軟件標(biāo)準(zhǔn)一致、統(tǒng)一規(guī)范。制定科學(xué)完善的檔案管理制度，制定檔案管理的“三大紀(jì)律、八項(xiàng)嚴(yán)禁”、人事檔案“三不轉(zhuǎn)、四不借、五不查、六不收”規(guī)定，確保檔案管理有章可循，有據(jù)可依。及時(shí)更新完善檔案資料，確保檔案管理規(guī)范化、制度化，檔案得到最大化利用。

2）更新觀念，加強(qiáng)重視。檔案資料記錄著個(gè)人學(xué)歷、社會(huì)經(jīng)歷、人事變動(dòng)、工作成績(jī)等內(nèi)容，事關(guān)員工的檔案質(zhì)量，事關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的完整性和準(zhǔn)確性尤為重要。創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識(shí)是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合本單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點(diǎn)工作計(jì)劃，重點(diǎn)進(jìn)行考核，將檔案信息化建設(shè)工作所需經(jīng)費(fèi)納入單位財(cái)政預(yù)算，采用數(shù)字化管理模式，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，有序推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程。

3）強(qiáng)化檔案信息安全管控。近年來，檔案安全事故頻發(fā)，檔案損毀、數(shù)據(jù)泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。三是定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)安全教育，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)，確保信息安全，多方面加強(qiáng)信息安全長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)。

4 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)下的信息時(shí)代下，對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為決定其未來持續(xù)化發(fā)展的關(guān)鍵因素。學(xué)會(huì)利用數(shù)字化信息管理手段不僅能夠節(jié)省大量資源，也有效提升了工作效率與服務(wù)質(zhì)量。因此，檔案管理人員應(yīng)提高對(duì)信息理論知識(shí)的掌握積極性，以促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。