知識管理背景下企業檔案管理信息化建設探討

黃靄霖

（廣州新中軸建設有限公司，廣東 廣州 510000）

檔案管理是企業各項工作的基礎，在全新的社會背景之下，檔案管理也需要不斷展開創新，借此使其發揮出更好的效果，保證自身不會受到傳統管理方式的限制，借助更加有效的措施，加強檔案管理信息化建設水平。這一方式之下，不僅可以提高檔案管理工作的實際效果，而且還能提高其工作效率。從這一角度來講，針對知識管理背景下檔案管理信息化建設展開研究，就具有更加積極的意義。

1 企業檔案管理的重要性

企業的檔案記錄會呈現出企業整個發展過程，是企業在實際建設中非常重要的資源之一。伴隨著市場競爭的激烈程度不斷加強，檔案已經成為企業提高自身競爭力的重要基礎。從以往情況來講，企業會通過紙質檔案保存企業的各項管理決策，而這種檔案管理方式非常容易受損，使得管理效率明顯下降[1]。所以需要在信息技術的基礎上，提高企業檔案管理工作的實際效果，利用計算機系統更加系統與充分的獲取、儲存與利用檔案，為此企業的市場競爭中提供幫助。從近年來的實際情況可知，我國在檔案管理模式以制度等方面出現了較大程度的進步，借助檔案管理信息化建設，有效實現了利用知識管理的方式，提高檔案信息的實際利用效果，使檔案資源能夠更加有效地發揮出實際作用。

2 知識管理與企業檔案管理信息化的關系

2.1 信息時代的檔案管理就是知識管理

在信息時代不斷建設的過程中，知識是其最明顯的特點，企業需要在不斷利用更多的知識資源中獲得進步[2]。而在這一情況下，企業就需要認識到，很多重要的知識都存在于檔案之中，所以展開檔案管理工作不僅需要進行資源的獲取與儲存，還需要提高知識挖掘效果，借此提高知識管理工作的有效性。從這一角度來講，信息時代背景下，檔案管理實際上就是知識管理。

2.2 檔案管理信息化以知識管理為指導

在信息化建設的過程中，如果在檔案管理中僅僅是利用計算機和網絡技術，并不能發揮出比較好的效果，還需要將相關技術融合到檔案管理的整個流程之中，借此使檔案信息中的知識資源能夠獲得合理的使用，使檔案管理信息化建設獲得明顯進步。所以從當前實際情況來講，檔案管理工作人員必須在知識管理的基礎上，進一步發揮信息技術的作用效果，才能夠提高檔案管理信息化建設的實際水平。

3 知識管理背景下企業檔案管理信息化建設路徑

3.1 強化知識觀念創新知識共享的企業文化

首先是需要發現知識缺口，突破學習障礙。從當前社會來講，主要是進行知識的競爭與人才的競爭。企業在實際發展中，需要認識到自身與其他企業之間在知識方面存在的差距，知識缺口是知識不足的表現，其會對于企業提高競爭力產生較大的影響。所以企業就需要及時有效的找到自身知識缺口，并彌補自身的缺點。在這一過程中，企業需要通過知識的學習與傳播，解決各項問題，借此幫助自身獲得更大程度的進步。其次是全面收集知識，構建知識交流平臺，知識收集是知識獲取的重要方式。在收集的過程中主要借助兩種渠道，第一種是企業內部渠道，主要包括檔案中的信息和經驗管理技術等。第二種是企業外部渠道，例如市場交易、并購等方式，企業提高知識儲備量的一項關鍵工作就是，挖掘企業隱形知識，主要是通過企業內部檔案管理與分析和其他方式，加強企業內部知識交流效果。最后是構建新型企業文化，企業需要建立創新失敗包容機制。雖然遵守傳統不會犯錯，但是卻可能被市場淘汰，而創新雖然會失敗，但是卻能夠為企業帶來發展機遇。企業在面對知識創新的過程中，需要更加包容，鼓勵創新，包容創新，企業還需要建立平等溝通環境，開放交流機制，鼓勵員工交流，借此使知識在交流中不斷升華。

3.2 轉變領導思想觀念建設檔案信息化制度

信息技術的快速發展使人們必須提高對信息化的重視，其對檔案管理工作也產生了較大的影響。所以轉變企業管理人員的思想觀念，在檔案管理中尋找到新思路，就具有更重要的作用。企業檔案信息化是信息時代檔案管理新方法，能夠保證企業檔案管理與時俱進[3]。然而企業管理人員對企業的生產經營具有更高的興趣，導致管理信息化與企業信息化脫節，無法獲得更好的效果。對于管理人員來講，其需要借助更加有效的方式學習檔案管理方面的知識，提高對于企業檔案管理工作的認識，而且其還要了解企業現階段檔案管理工作的實際情況，針對這一工作中出現的問題進行分析，在資源上為其提供支持，使其能夠獲取更多的知識，提高對檔案信息化管理的規劃水平，使其能夠更加有效的展開。

3.3 提高人員素質實現由隱形到顯性的轉化

首先是企業檔案管理者的塑造，企業檔案中含有企業所有顯性知識，怎樣使這些知識能夠發揮出更好的效果，與檔案管理人員的專業素質和知識管理能力有非常緊密的關系。企業檔案管理信息化必須借助擁有專業知識和掌握信息技術的人才來完成，其能夠為檔案信息化發展提供保障。這些管理人員主要分為兩類，第一類是外部引進的擁有知識管理專業素質的檔案管理人員，第二類則是通過對內部員工進行培訓，使其擁有相應的素質。其次是由隱性知識到顯性知識的轉化，隱性知識主要是相對顯性知識提出的，顯性知識是能接觸到與記錄下來的知識，而隱性知識則是沒有記錄下來的知識，例如靈感和經驗等，其中靈感是最純粹的隱性知識，其完全存在于人的大腦之中，無法被記錄，也不能被傳授，而這種隱性知識轉變為顯性知識的過程也很難做出控制，并且不能預測[4]。與之相對，經驗則并不是完全的隱性知識，能夠按照共享程度這將經驗分為顯性經驗與隱性經驗兩種。顯性經驗存在于員工的大腦之中，可以通過語言表達或者是記錄，而隱性經驗則很難共享，相比較來講也行經驗更加重要。要想使隱性知識轉變為顯性知識，就需要借助一定的平臺展開，企業需要組織專家講座，或者是內部出版物的方式進行知識交流，提高學習效果。對于員工來講，企業需要總結自身的工作習慣，通過文字的方式分享自身的經驗，使企業形成更加完善的信息溝通渠道，借此提高知識分享效果。

4 結論

在知識管理背景下，借助強化知識觀念、改變領導思想與提高人員素質等方式，能夠進一步提升檔案管理工作的實際效果，使其發揮出更加積極的意義。而且其還可以促進檔案管理工作的健康發展。在這一情況下，其能夠優化檔案管理部門的整體建設質量，對于提高信息查詢服務水平來講，具有更加積極的意義。所以在實際展開有關工作的過程中，需要針對檔案管理的各項情況進行分析，借此提高其整體建設水平，為我國實際進步提供動力。