探討大數據視角下辦公室文書檔案管理的創新思路

孟 智

（盤錦市城鄉建設事業發展服務中心，遼寧 盤錦 124010）

當下，大數據的發展和應用，為檔案管理人員的檢索以及收集提供了非常多的便利，有效促進了檔案資源的整合，降低了文書檔案管理的繁瑣性。但是，在實際生活中，由于部分單位對大數據技術的應用效率偏低，最終導致檔案數字化、信息化建設水平不高，阻礙了辦公室文書檔案管理有序進行。對此，基于大數據視角下，部門單位必須高度重視，能夠強化對現代化信息技術的運用，積極地對管理思路和模式進行改進。

1 大數據視角下辦公室文書檔案管理存在的問題分析

1.1 數據技術應用效率較低，辦公室文書檔案管理實效性不強

現階段，部門單位在組織開展辦公室文書檔案管理工作過程中，雖然已經強化了對管理模式以及方法的改進，但是，對于大數據技術的應用，整體效率卻相對較低，并沒有給予這一技術高度的重視，也不能充分意識到大數據技術的價值和作用，使得大數據技術與辦公室文書檔案管理工作出現了脫節的情況。一方面，部門單位沒有將大數據技術與文書檔案收集有效融合在一起，致使文書檔案資源的挖掘以及收集不夠深入，時效性不強，從而阻礙了后期文書檔案編撰工作、文書檔案專題匯編工作等的開展。另一方面，部門單位對大數據技術的應用效率不高，不能科學與辦公室文書檔案管理結合，從而導致檔案資源無法實現共享，影響了檔案成本節約的同時，更無法將文書檔案的價值充分發揮出來。

1.2 辦公室文書檔案管理缺乏安全性，文書檔案使用效率不高

依托于大數據視角下，在辦公室文書檔案管理期間，若想讓管理效率能夠整體增強，必須要高效地運用物聯網或者互聯網。但是，在對網絡技術加以利用的過程中，非常容易受到網絡環境中病毒程序的攻擊，最終使得辦公室文書檔案后期的使用受到了嚴重影響。一方面，部門單位在開展文書檔案管理工作期間，只是借助防火墻技術或者殺毒軟件來對病毒程序加以防范，不能滿足新時期辦公室文書檔案管理的具體要求，致使管理存在了很多漏洞，不利于管理效率的提高。另一方面，對于檔案備份工作，部門單位也沒有做到位，從而使得辦公室文書檔案在傳輸期間，經常出現亂碼以及遺失等問題。在這些問題出現以后，因為沒有可參考以及對比的原始檔案，影響了辦公室文書檔案的真實性以及精準性，無法將文書檔案決策咨詢的作用和價值高效發揮出來[1]。

1.3 檔案管理人員的大數據思維薄弱，大數據技術應用不熟練

當下，檔案管理人員在開展文書檔案管理期間，并沒有樹立良好的大數據思維，無法科學地對大數據進行高效利用，也不能將其與辦公室文書檔案管理科學銜接在一起，最終使得管理質量和效率大大降低[2]。在日常工作開展過程中，部門單位不能定期開展培訓工作，缺乏統籌規劃，培訓內容十分單一，創新性不足，從而導致管理人員在工作期間，因為沒有相應的培訓，致使大數據技術以及其他信息技術的應用不夠熟練，阻礙了辦公室文書檔案數字化建設進程的推進。同時，部門單位應用的培訓模式不夠新穎，忽視了人才交流在培訓中的作用，檔案管理人員無法充分了解大數據技術，更不能科學地將其融入到檔案管理中。

2 大數據視角下辦公室文書檔案管理的創新思路分析

面對現階段辦公室文書檔案管理中存在的各類問題，為了能夠高效解決，一定要依托于大數據試視角，深入分析問題的成因，并有針對性地制定管理對策，強化創新，保證辦公室文書檔案管理能夠與大數據技術有效融合在一起，從而促進管理效率和質量的提高。

2.1 強化應用大數據技術，促進辦公室文書檔案管理有效性的提高

基于大數據時代背景下，為了能夠讓辦公室文書檔案管理效率有效提升，降低問題出現的概率，一定要強化對大數據技術的應用，能夠打造大數據管理模式。一方面，檔案管理人員在工作期間，需要科學地對大數據展開應用，積極收集文書檔案資源，不斷對辦公室文書檔案的內容加以擴充，以保證部門單位內部的其他部門能夠有足夠的信息作為參考，檔案需求主體的檔案需求可以得到滿足[3]。并且，檔案管理人員應該依照辦公室文書檔案編撰工作以及檔案專題建設工作等的具體要求，深層次的對政策文件以及法律法規等進行挖掘，合理收集，提升文書檔案管理有效性。另一方面，高效利用大數據技術，建立健全的檔案共享機制，確保檔案管理的成本能夠得到節約，讓辦公室文書檔案管理的價值鏈可以進一步延伸。此外，上下級單位以及業務關聯單位之間應該構建完善的檔案共享服務平臺，依托于大數據技術，高效檢索文書檔案，將符合要求的檔案資源及時調取出來，以便信息資源能夠實現實時共享。

2.2 加大辦公室文書檔案安全管理力度，凸顯文書檔案的價值和作用

為了能夠有效解決當前辦公室文書檔案管理中存在的各類問題，除了要高效運用大數據技術以外，也應該進一步增強文書檔案管理的安全，保證文書檔案能夠具有較強的真實性以及精準性。在日常工作中，檔案管理人員應該從多個層面著手，將內網監控技術、數字加密技術以及訪問權限技術等與辦公室文書檔案管理相融合。同時，檔案管理人員應該加強事前備份，積極的與微云以及百度云等合作，確保云儲存中的資源可以與辦公室文書檔案管理系統自動關聯，讓檔案可以實現自動備份，進而提升管理的質量和效率。

2.3 強化復合型人才的建設，提高辦公室文書檔案管理水平

在具體的辦公室文書檔案管理工作開展過程中，為了能夠讓管理有效性得到增強，部門單位應該基于大數據視角，做好總體的規劃和布局，建立健全的人才培養機制，加大對人員水平以及能力的提高，保證檔案管理人員的素質可以得到增強。在日常工作開展階段，部門單位可以組織開展“大數據時代文書檔案管理”專題培訓活動，讓管理人員能夠樹立良好的大數據思維。同時，積極開展實踐教學以及案例教學等工作，借助真實的案例，讓檔案管理人員可以對文書檔案有所了解。此外，部門單位應該加快與檔案館以及大數據服務商等的交流，建立完善的人才交流平臺，主動借鑒其他企業在大數據技術應用領域方面的成功經驗，以保證管理人員的創新意識能夠增強，進而讓辦公室文書檔案管理工作的開展更加有效、順利。

3 結束語

綜合而言，大數據時代的到來，使得辦公室文書檔案管理模式以及內容也發生了很大變化。所以，為了能夠更好地迎合時代發展步伐，滿足現代社會發展需求，檔案管理人員一定要加大重視，能夠樹立良好的創新意識，科學的對檔案資源進行利用，有效對文書檔案展開管理，以保證文書檔案的價值和作用能夠充分發揮出來。同時，部門單位也應該強化對軟件系統的應用，大力引進硬件設備，確保文書檔案管理的基礎可以得到夯實。