基層單位檔案管理工作數字化需求和實現策略

程 曉

（孝義市醫療保險服務中心，山西 孝義 063300）

在基層單位中，檔案的管理占據著十分重要的一個地位，同時也屬于基層單位管理的主要組成部分之一，決定著基層單位的整個運轉狀況。因此，基層單位必須要重視起來。但是，從目前的情況可以看出，基層單位的檔案管理還是存在著一些問題，這對于基層單位的發展來說是十分不利的，并且網絡信息化時代的背景之下，為了能夠讓基層單位的檔案管理工作提升工作效率，就需要對檔案的數字化建設不斷地進行強化。

1 數字技術在檔案管理工作中的運用現狀

隨著科學技術的發展，數字技術逐漸運用到生活發展各領域，同時在檔案管理工作中發揮著重要作用。數字技術主要包含了采集、儲存、云端等技術系統，各系統功能在長期發展中逐漸成為檔案管理工作創新發展的主要趨勢。隨著數字技術的廣泛運用，我國檔案管理工作數字技術管理取得了顯著的成績，主要依賴于數字技術發展到一定程度，將檔案管理現代化和檔案利用現代化深度融合，促進檔案管理轉型升級。檔案管理數據采集系統的運用。此種數字技術的運用與智慧檔案管理息息相關，檔案數字采集系統增加了數字RS技術和檔案三維攝影技術，傳統檔案掃描歸檔轉向了數字技術立體化保存，檔案數字采集成果顯著；同時，在數字多維技術支撐下，檔案管理數字化管理實現了圖像保護與數字畫面信息雙向轉化，利用數字技術信息抓取、立體掃描和資料信息錄取等技術，結合虛擬技術繪圖軟件，保持檔案紙質化原狀。尤其是三維技術在檔案管理工作中的運用，可以有效利用檔案數字化模型，將虛擬畫面和檔案管理實際工作結合起來，將傳統檔案管理虛擬化，形成直觀的檔案管理。傳統檔案利用或者信息化檔案利用中，我們經常會出現細微的差異，但是數字化技術與檔案管理深度融合，運用數字畫像形式展示檔案管理工作，可以改變傳統的檔案管理精細化不足的問題。將大數據和檔案管理、檔案服務和檔案利用等結合起來，做好數據的分析，增強檔案利用效率。同時，可視化數字技術綜合運用。通過現代化設備的購買和引入，保障了檔案管理的信息化建設基礎。通過必備的掃描儀、紅外線設備、掃碼器等設備的配置，實現檔案數字化處理，將處理后的檔案實現電子化歸檔，方便檔案管理的查閱和管理。實現傳統檔案的數字化歸檔，針對歷史檔案相對較多的情形，實現傳統檔案數字化手段。

2 基層單位檔案管理工作數字化需求和實現策略

1）樹立檔案數字化管理意識。行政基層單位若想實現檔案管理向數字化邁進，首先需要做的是轉變檔案管理人員工作觀念，樹立數字化管理意識，進而使其自主學習相關新知識，提升數字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉變管理觀念，才可能最終實現檔案的數字化管理。另外，基層單位還要制定出與之相適的、符合自身發展需求的、系統化的數字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機制、檔案工作機制、檔案安全機制以及檔案保密機制的制定和實施納入規劃。

2）樹立數字化檔案管理思維。《檔案信息化標準體系建設指南》要求，在推進檔案信息化標準體系建設過程中要樹立數字化思維。檔案管理模式優化并不是一朝一夕的事情，特別是在數字化建設背景下，要想對檔案管理模式進行優化，首先，要轉變工作思路，樹立數字化檔案管理思維。檔案管理部門應該加大對數字檔案管理的宣傳力度，看到數字化建設對于檔案管理模式優化的重要意義。特別是要結合當前時代發展背景，對于檔案數字化建設的重要性進行分析。當前，我國已經邁入了信息化時代，任何事物的發展都與信息緊密相關，檔案管理也要與時俱進，向著數字化檔案管理方向邁進。其次，要加大檔案管理人員的教育和培訓。數字化檔案管理模式的優化還需要檔案管理人員的積極參與，因此有必要在引導檔案管理人員樹立數字化檔案管理思維的同時，還要進一步提升檔案管理人員的責任意識和工作意識，培養工作人員對于數字檔案的敏感度，在具體工作中對于數字檔案要嚴格按照檔案收集的管理要求應收盡收，對于有價值的檔案信息要納入數據庫之中，并注重對數據資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉變，讓檔案管理工作人員在具體工作中主動地踐行數字化管理理念，提升檔案管理工作效率。

3）運用數字化檔案管理的方法。目前，由于基層單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問題，需要相關人員進行研究解決。為了能夠更好的有效提升整個基層單位的運轉管理速度，基層單位必須充分的運用高效的數字化管理的這一有效方法，解決基層單位工作效率低下的困難現狀。首先，需要對傳統數字化的信息檔案管理存儲系統進行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統內部檔案的儲存量，可以有效解決傳統信息檔案存儲系統容量小的根本問題。其次，強化基層單位檔案管理的安全可靠性。對檔案管理的可靠性需要進行不斷強化，這就需要對其進行嚴格的要求。而磁盤陣列產品的軟件結構和系統硬件的功能組成都需要依據嚴格的技術標準，這個管理做法可以為采用數字化進定一個良好的技術基礎。

4）強化數字化人事檔案的互聯網權限管理。隨著網絡技術的發展，網絡正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網絡，但是互聯網是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯網會帶來諸多問題，數字化檔案管理的互聯網安全既需要有內網的保護，也需要對外網的行為進行管控。內網安全需要加強企基層單位員工的信息安全保密技術學習，外網安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數字化人事檔案的互聯網權限管理，不但可以在一定程度上預防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網絡等惡意網絡攻擊行為，而且可以實行惡意網站過濾、防火墻加固等措施。

5）獲取數據資源，建立檔案管理數據庫。一是有針對性的檔案管理調研。通過檔案管理對象實地調研的方式掌握基層檔案需求數據資源，獲取有效的檔案管理基礎數據。二是利用現代技術梳理檔案歷史管理數據。通過檔案管理數據、查找和數據瀏覽的方式在現代信息技術瀏覽中形成的歷史記錄，明確歷史檔案數據資源使用情況。三是利用檔案數據系統綜合測量，對獲得的檔案管理基礎數據綜合匯總。利用大數據技術科學處理現有的檔案管理數據，做好檔案管理數據歸類處理。這是檔案管理數據信息使用的重要環節，主要是綜合考慮檔案管理和歷史管理中各種數據發展影響因素與相關因素，進而全面掌握數字化檔案管理需求。

3 結語

以上就是針對基層單位檔案數字化管理等相關內容進行的論述。簡而言之，從目前基層單位的發展情況來看，數字化的管理模式在檔案中運用已經成為一種十分普遍的現象。這一種管理模式對于基層單位來說也是十分的簡便。因此，在基層單位中，需要對數字化檔案管理這一工作不斷的進行優化，進而能夠在優化過程中，在一定的程度上讓檔案的安全性以及利用率提高的同時，還可以讓數字化檔案管理能夠更好地服務于整個社會。