基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求和實現(xiàn)策略

程 曉

（孝義市醫(yī)療保險服務中心，山西 孝義 063300）

在基層單位中，檔案的管理占據(jù)著十分重要的一個地位，同時也屬于基層單位管理的主要組成部分之一，決定著基層單位的整個運轉狀況。因此，基層單位必須要重視起來。但是，從目前的情況可以看出，基層單位的檔案管理還是存在著一些問題，這對于基層單位的發(fā)展來說是十分不利的，并且網(wǎng)絡信息化時代的背景之下，為了能夠讓基層單位的檔案管理工作提升工作效率，就需要對檔案的數(shù)字化建設不斷地進行強化。

1 數(shù)字技術在檔案管理工作中的運用現(xiàn)狀

隨著科學技術的發(fā)展，數(shù)字技術逐漸運用到生活發(fā)展各領域，同時在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。數(shù)字技術主要包含了采集、儲存、云端等技術系統(tǒng)，各系統(tǒng)功能在長期發(fā)展中逐漸成為檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的主要趨勢。隨著數(shù)字技術的廣泛運用，我國檔案管理工作數(shù)字技術管理取得了顯著的成績，主要依賴于數(shù)字技術發(fā)展到一定程度，將檔案管理現(xiàn)代化和檔案利用現(xiàn)代化深度融合，促進檔案管理轉型升級。檔案管理數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的運用。此種數(shù)字技術的運用與智慧檔案管理息息相關，檔案數(shù)字采集系統(tǒng)增加了數(shù)字RS技術和檔案三維攝影技術，傳統(tǒng)檔案掃描歸檔轉向了數(shù)字技術立體化保存，檔案數(shù)字采集成果顯著；同時，在數(shù)字多維技術支撐下，檔案管理數(shù)字化管理實現(xiàn)了圖像保護與數(shù)字畫面信息雙向轉化，利用數(shù)字技術信息抓取、立體掃描和資料信息錄取等技術，結合虛擬技術繪圖軟件，保持檔案紙質化原狀。尤其是三維技術在檔案管理工作中的運用，可以有效利用檔案數(shù)字化模型，將虛擬畫面和檔案管理實際工作結合起來，將傳統(tǒng)檔案管理虛擬化，形成直觀的檔案管理。傳統(tǒng)檔案利用或者信息化檔案利用中，我們經常會出現(xiàn)細微的差異，但是數(shù)字化技術與檔案管理深度融合，運用數(shù)字畫像形式展示檔案管理工作，可以改變傳統(tǒng)的檔案管理精細化不足的問題。將大數(shù)據(jù)和檔案管理、檔案服務和檔案利用等結合起來，做好數(shù)據(jù)的分析，增強檔案利用效率。同時，可視化數(shù)字技術綜合運用。通過現(xiàn)代化設備的購買和引入，保障了檔案管理的信息化建設基礎。通過必備的掃描儀、紅外線設備、掃碼器等設備的配置，實現(xiàn)檔案數(shù)字化處理，將處理后的檔案實現(xiàn)電子化歸檔，方便檔案管理的查閱和管理。實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化歸檔，針對歷史檔案相對較多的情形，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化手段。

2 基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求和實現(xiàn)策略

1）樹立檔案數(shù)字化管理意識。行政基層單位若想實現(xiàn)檔案管理向數(shù)字化邁進，首先需要做的是轉變檔案管理人員工作觀念，樹立數(shù)字化管理意識，進而使其自主學習相關新知識，提升數(shù)字化管理技能。觀念是指導行為的重要因素，只有切實轉變管理觀念，才可能最終實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。另外，基層單位還要制定出與之相適的、符合自身發(fā)展需求的、系統(tǒng)化的數(shù)字檔案管理模式，同時也要將檔案利用機制、檔案工作機制、檔案安全機制以及檔案保密機制的制定和實施納入規(guī)劃。

2）樹立數(shù)字化檔案管理思維。《檔案信息化標準體系建設指南》要求，在推進檔案信息化標準體系建設過程中要樹立數(shù)字化思維。檔案管理模式優(yōu)化并不是一朝一夕的事情，特別是在數(shù)字化建設背景下，要想對檔案管理模式進行優(yōu)化，首先，要轉變工作思路，樹立數(shù)字化檔案管理思維。檔案管理部門應該加大對數(shù)字檔案管理的宣傳力度，看到數(shù)字化建設對于檔案管理模式優(yōu)化的重要意義。特別是要結合當前時代發(fā)展背景，對于檔案數(shù)字化建設的重要性進行分析。當前，我國已經邁入了信息化時代，任何事物的發(fā)展都與信息緊密相關，檔案管理也要與時俱進，向著數(shù)字化檔案管理方向邁進。其次，要加大檔案管理人員的教育和培訓。數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)化還需要檔案管理人員的積極參與，因此有必要在引導檔案管理人員樹立數(shù)字化檔案管理思維的同時，還要進一步提升檔案管理人員的責任意識和工作意識，培養(yǎng)工作人員對于數(shù)字檔案的敏感度，在具體工作中對于數(shù)字檔案要嚴格按照檔案收集的管理要求應收盡收，對于有價值的檔案信息要納入數(shù)據(jù)庫之中，并注重對數(shù)據(jù)資源的整合和利用。通過檔案管理思維的轉變，讓檔案管理工作人員在具體工作中主動地踐行數(shù)字化管理理念，提升檔案管理工作效率。

3）運用數(shù)字化檔案管理的方法。目前，由于基層單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問題，需要相關人員進行研究解決。為了能夠更好的有效提升整個基層單位的運轉管理速度，基層單位必須充分的運用高效的數(shù)字化管理的這一有效方法，解決基層單位工作效率低下的困難現(xiàn)狀。首先，需要對傳統(tǒng)數(shù)字化的信息檔案管理存儲系統(tǒng)進行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統(tǒng)內部檔案的儲存量，可以有效解決傳統(tǒng)信息檔案存儲系統(tǒng)容量小的根本問題。其次，強化基層單位檔案管理的安全可靠性。對檔案管理的可靠性需要進行不斷強化，這就需要對其進行嚴格的要求。而磁盤陣列產品的軟件結構和系統(tǒng)硬件的功能組成都需要依據(jù)嚴格的技術標準，這個管理做法可以為采用數(shù)字化進定一個良好的技術基礎。

4）強化數(shù)字化人事檔案的互聯(lián)網(wǎng)權限管理。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，網(wǎng)絡正改變著我們工作和生活的方方面面。我們的工作和生活都越來越離不開網(wǎng)絡，但是互聯(lián)網(wǎng)是一把“雙刃劍”，缺乏管理的互聯(lián)網(wǎng)會帶來諸多問題，數(shù)字化檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)安全既需要有內網(wǎng)的保護，也需要對外網(wǎng)的行為進行管控。內網(wǎng)安全需要加強企基層單位員工的信息安全保密技術學習，外網(wǎng)安全需要及時地更新防火墻和殺毒軟件的版本等。通過強化數(shù)字化人事檔案的互聯(lián)網(wǎng)權限管理，不但可以在一定程度上預防木馬病毒、間諜軟件、僵尸網(wǎng)絡等惡意網(wǎng)絡攻擊行為，而且可以實行惡意網(wǎng)站過濾、防火墻加固等措施。

5）獲取數(shù)據(jù)資源，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。一是有針對性的檔案管理調研。通過檔案管理對象實地調研的方式掌握基層檔案需求數(shù)據(jù)資源，獲取有效的檔案管理基礎數(shù)據(jù)。二是利用現(xiàn)代技術梳理檔案歷史管理數(shù)據(jù)。通過檔案管理數(shù)據(jù)、查找和數(shù)據(jù)瀏覽的方式在現(xiàn)代信息技術瀏覽中形成的歷史記錄，明確歷史檔案數(shù)據(jù)資源使用情況。三是利用檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)綜合測量，對獲得的檔案管理基礎數(shù)據(jù)綜合匯總。利用大數(shù)據(jù)技術科學處理現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)，做好檔案管理數(shù)據(jù)歸類處理。這是檔案管理數(shù)據(jù)信息使用的重要環(huán)節(jié)，主要是綜合考慮檔案管理和歷史管理中各種數(shù)據(jù)發(fā)展影響因素與相關因素，進而全面掌握數(shù)字化檔案管理需求。

3 結語

以上就是針對基層單位檔案數(shù)字化管理等相關內容進行的論述。簡而言之，從目前基層單位的發(fā)展情況來看，數(shù)字化的管理模式在檔案中運用已經成為一種十分普遍的現(xiàn)象。這一種管理模式對于基層單位來說也是十分的簡便。因此，在基層單位中，需要對數(shù)字化檔案管理這一工作不斷的進行優(yōu)化，進而能夠在優(yōu)化過程中，在一定的程度上讓檔案的安全性以及利用率提高的同時，還可以讓數(shù)字化檔案管理能夠更好地服務于整個社會。