做好保密工作的檔案管理 夯實(shí)保密基礎(chǔ)建設(shè)

■ 孫 莉

隨著改革開(kāi)放的深化和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展進(jìn)入新的發(fā)展階段，致使西方敵對(duì)勢(shì)力加緊對(duì)我國(guó)實(shí)施“西化”“分化”，并把竊取我國(guó)家秘密作為滲透和顛覆的重要手段。面對(duì)當(dāng)前這種嚴(yán)峻的形勢(shì)，必須要加強(qiáng)防范失、竊密措施。做好保密管理工作是確保單位安全發(fā)展的必然要求。中國(guó)特色社會(huì)主義已經(jīng)進(jìn)入了新時(shí)代，這是我國(guó)發(fā)展新的歷史方位，也是做好保密工作的新時(shí)代坐標(biāo)和科學(xué)依據(jù)。新時(shí)代賦予新使命，保密工作亦進(jìn)入轉(zhuǎn)型升級(jí)的新時(shí)期，只有做好基礎(chǔ)建設(shè)，才能扎實(shí)有效地開(kāi)展保密管理建設(shè)工作，從而確保黨和國(guó)家秘密絕對(duì)安全，保障企業(yè)安全生存發(fā)展。

保密工作是一項(xiàng)綜合性工作，單位保密工作機(jī)構(gòu)對(duì)本單位保密工作開(kāi)展情況應(yīng)當(dāng)有文字記錄，內(nèi)容完整詳實(shí)，并結(jié)合檔案管理規(guī)定、單位實(shí)際情況按類(lèi)別進(jìn)行歸檔管理。這樣既能使檔案管理工作和保密工作能夠相互融合有效協(xié)同發(fā)展，同時(shí)也能為保密工作提供基礎(chǔ)建設(shè)服務(wù)。

一、保密工作檔案的含義及意義

所謂檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存機(jī)制的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的真實(shí)記錄。而保密工作檔案是單位檔案的一部分，是在保密工作開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的，有保存價(jià)值，能夠?yàn)橐院蟊Ｃ芄芾砉ぷ魈峁{證或參考價(jià)值的真實(shí)的文字記錄，內(nèi)容需完整、詳實(shí)，分類(lèi)合理。

保密工作檔案是單位保密工作開(kāi)展情況的憑證，是重要的信息資源。能夠?yàn)榇龠M(jìn)保密管理工作有效、順利開(kāi)展提供信息和參考，為方便工作和軍工保密資格審查認(rèn)證提供憑證依據(jù)。

二、保密工作檔案機(jī)制

（一）保密工作檔案的管理

隨著保密工作的開(kāi)展，不斷產(chǎn)生各種內(nèi)容資料，關(guān)注這些資料，及時(shí)收集、充實(shí)保密工作檔案內(nèi)容是保密工作檔案管理的日常工作，做好保密工作檔案的管理應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一是明確歸口管理機(jī)制。單位保密管理工作部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本單位保密工作開(kāi)展情況進(jìn)行文字資料記載、收集，履行保密工作檔案的歸口管理職責(zé)，以不斷完善和加強(qiáng)保密工作檔案的建設(shè)與管理。

二是建立健全保密工作檔案管理制度。制度是工作開(kāi)展的依據(jù)。結(jié)合單位內(nèi)部公文檔案管理制度，制定符合保密工作要求的保密工作檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)制度，明確歸檔范圍、歸檔要求，提高保密工作檔案的科學(xué)性、規(guī)范性。

三是開(kāi)展檔案宣傳教育。通過(guò)體系宣傳、參加保密機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)提高保密管理工作人員業(yè)務(wù)水平，使其充分認(rèn)識(shí)保密工作檔案的價(jià)值和重要性，掌握歸檔工作的相關(guān)要求。

（二）保密工作檔案的分類(lèi)

保密工作檔案的分類(lèi)要以軍工保密資格審查認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，將單位保密工作中形成的相關(guān)文字材料加以甄別，結(jié)合國(guó)家有關(guān)檔案管理工作規(guī)范要求，分類(lèi)歸檔，真實(shí)反應(yīng)單位保密工作開(kāi)展情況。具體按以下六類(lèi)進(jìn)行整理歸檔：

1.保密責(zé)任

（1）各類(lèi)責(zé)任人職責(zé)檔案，包括明確各類(lèi)責(zé)任人職責(zé)的文件、會(huì)議紀(jì)要等；

（2）各類(lèi)保密責(zé)任書(shū)檔案，包括各類(lèi)人員簽訂的保密責(zé)任書(shū)；

（3）履行職責(zé)檔案，包括各級(jí)保密責(zé)任人解決本單位保密工作中的難點(diǎn)、保密工作與業(yè)務(wù)工作融合采取措施等相關(guān)文字性資料，履行保密責(zé)任的批示、部署、工作計(jì)劃、述職報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。

2.歸口管理

（1）歸口管理檔案：包括明確歸口管理的部門(mén)及職責(zé)的正式文件和履行職責(zé)相關(guān)的文字記錄。

3.組織機(jī)構(gòu)類(lèi)

（1）保密委員會(huì)及成員職責(zé)分工檔案：包括保密委員會(huì)成立及其成員職責(zé)分工的正式文件和保密委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要等；

（2）保密機(jī)構(gòu)履職檔案：包括工作計(jì)劃、總結(jié)，會(huì)議記錄、各類(lèi)請(qǐng)示、匯報(bào)、檢查記錄及獎(jiǎng)懲記錄等；

（3）機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員配備檔案：包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備的正式文件，和機(jī)構(gòu)人員培訓(xùn)證書(shū)。

4.保密制度類(lèi)

（1）基本制度檔案：包括定密、涉密人員、保密教育培訓(xùn)、涉密載體、保密要害部位、信息系統(tǒng)、信息設(shè)備、新聞宣傳、涉密會(huì)議等規(guī)范且具有可操作性的制度；

（2）專(zhuān)項(xiàng)制度檔案：重大涉密項(xiàng)目或工程專(zhuān)項(xiàng)保密制度；

（3）業(yè)務(wù)制度檔案：融入保密管理要求的工作制度。

5.保密管理類(lèi)

（1）定密管理檔案:國(guó)家秘密事項(xiàng)范圍細(xì)目，涉密事項(xiàng)確定、變更及解密工作流程的申請(qǐng)、批示等相關(guān)資料，定密責(zé)任人對(duì)密級(jí)確定、變更及解密工作的批示；

（2）涉密人員管理檔案：涉密崗位界定、涉密人員密級(jí)界定和調(diào)整的審批，涉密人員崗前政審、保密承諾書(shū)和培訓(xùn)記錄，在崗涉密人員復(fù)審相關(guān)資料、教育情況和學(xué)時(shí)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄，出國(guó)（境）審批、行前教育、返回后的回訪(fǎng)記錄，脫密期審批、教育、回訪(fǎng)等管理過(guò)程記錄資料；

（3）涉密載體管理檔案：涉密載體臺(tái)賬、涉密載體使用、制作、收發(fā)、傳遞、借閱、復(fù)制、維修、銷(xiāo)毀審批記錄；

（4）保密要害部位檔案：確立保密要害部位的審批資料、管理制度、保密要害部位的自查、巡查及出入審批、登記；

（5）信息系統(tǒng)管理檔案：涉密信息系統(tǒng)審批資料、明確計(jì)算機(jī)三員正式文件及培訓(xùn)證書(shū)、涉密計(jì)算機(jī)安全保密審計(jì)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告、安全產(chǎn)品資質(zhì)證書(shū)、管理臺(tái)賬及各類(lèi)審批、檢查、工作記錄相關(guān)資料；

（6）新聞宣傳管理檔案：宣傳報(bào)道、展覽、發(fā)表著作、論文等審批手續(xù)相關(guān)資料；

（7）涉密會(huì)議管理檔案：涉密會(huì)議召開(kāi)方案、參會(huì)人員簽到表、非涉密人員參會(huì)簽訂的保密承諾書(shū)、會(huì)議涉密載體發(fā)放、清退、銷(xiāo)毀審批登記相關(guān)手續(xù)；

（8）場(chǎng)外實(shí)驗(yàn)管理檔案：場(chǎng)外實(shí)驗(yàn)保密方案、涉密載體和密品臺(tái)賬、試驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)保密檢查記錄等相關(guān)資料；

（9）協(xié)作配套管理檔案：分包涉密項(xiàng)目合同、承制涉密項(xiàng)目單位保密審查相關(guān)資料、簽訂保密協(xié)議、保密監(jiān)督檢查記錄。

（10）涉外管理檔案：對(duì)外交流、談判保密方案，對(duì)外交流內(nèi)容、談判口徑、提供資料的保密審查手續(xù)，接待境外來(lái)訪(fǎng)人員審批資料。

6.監(jiān)督與保障類(lèi)

（1）保密檢查檔案：檢查（半年一次）、自查（每季度一次）記錄、問(wèn)題反饋記錄、整改通知及整改落實(shí)報(bào)告；

（2）考核與獎(jiǎng)罰檔案：體現(xiàn)保密工作責(zé)任落實(shí)的績(jī)效考核辦法，表彰及處罰的文字資料；

（3）保密經(jīng)費(fèi)檔案：保密管理工作經(jīng)費(fèi)年度預(yù)算申請(qǐng)及批復(fù)、支出明細(xì)。

（三）保密工作檔案的保管方式

保密工作檔案應(yīng)結(jié)合單位檔案管理規(guī)定的要求，按照規(guī)定立卷保存，保存期限一般不少于3 年，必要時(shí)應(yīng)長(zhǎng)期保存。

三、提升保密工作檔案管理水平的主要措施

（一）提升歸檔意識(shí)

認(rèn)識(shí)是前提，只有提高認(rèn)識(shí)才能有效指導(dǎo)行為。通過(guò)加強(qiáng)警示教育、分析案例等方法提高單位各類(lèi)人員保密意識(shí)，加強(qiáng)保密工作宣傳，提高對(duì)保密工作檔案重要性的認(rèn)識(shí)，才能提高檔案管理質(zhì)量。

（二）提高管理人員業(yè)務(wù)水平

注重日常對(duì)保密工作檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，提升現(xiàn)代化管理技能，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)工作主動(dòng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，從而提高保密工作檔案的質(zhì)量。

（三）實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理

保密工作是一項(xiàng)經(jīng)常性、不斷開(kāi)展的工作，其中各類(lèi)工作內(nèi)容會(huì)根據(jù)工作開(kāi)展情況增加，及時(shí)收集保密工作開(kāi)展情況的相關(guān)資料，更新檔案內(nèi)容。只有對(duì)工作檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，才能確保保密工作檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

（四）推進(jìn)信息化管理

保密工作檔案工作應(yīng)實(shí)行信息化管理，利用軟件對(duì)保密工作相關(guān)資料建立信息庫(kù)，按年度進(jìn)行電子歸檔，優(yōu)化工作流程，通過(guò)檢索查找資料，提高效率。歸檔工作應(yīng)以“方便工作，便于查證”為原則，做好歸檔材料的鑒別，嚴(yán)格審核認(rèn)定，分類(lèi)歸檔，

四、結(jié)束語(yǔ)

保密工作檔案是單位檔案的組成部分，也是保密工作建設(shè)的基礎(chǔ)。做好保密工作檔案的管理，不僅是保密資格審查的需要，也是日常開(kāi)展保密工作的重要依據(jù)，更是單位保密工作情況的真實(shí)反映。在保密工作開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)工作檔案可以發(fā)現(xiàn)保密工作建設(shè)的短板，并加以有效改進(jìn)，才會(huì)更好提升單位保密工作管理水平。