研究”互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代學(xué)校檔案管理建設(shè)

李明霞

（山東省招遠(yuǎn)市西苑學(xué)校，山東 招遠(yuǎn) 265400）

現(xiàn)階段，雖然越來(lái)越多的創(chuàng)新性技術(shù)開始融入我國(guó)教育領(lǐng)域，為教育工作者提供極大的便利與幫助，但仍舊有部分工作人員會(huì)習(xí)慣應(yīng)用傳統(tǒng)的工作手段。在初中院校發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作起到了至關(guān)重要的作用。然而大部分初中院校內(nèi)的檔案都比較復(fù)雜，并且容量較大，其中不僅包含全校師生的個(gè)人信息，同時(shí)也能囊括學(xué)校的發(fā)展歷程。單純憑借傳統(tǒng)的人高手段加以管理，不僅會(huì)影響工作效率，同時(shí)也會(huì)威脅到檔案自身的安全性與真實(shí)性。

1 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代學(xué)校檔案管理建設(shè)的現(xiàn)狀

首先，工作量相對(duì)較大。近年來(lái)，隨著我國(guó)教育改革政策的全面推進(jìn)，越來(lái)越多的初中學(xué)校開始擴(kuò)大招生，校內(nèi)教職人員與學(xué)生數(shù)量龐大，每一個(gè)人都有針對(duì)性的檔案。除此之外，學(xué)校還有自身的教研檔案、教育檔案。多種不同形式的檔案堆積到一起，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，形成了不小的工作壓力。并且，每年學(xué)校方面都可能會(huì)出現(xiàn)人員變動(dòng)或工作變動(dòng)，這些情況也會(huì)引發(fā)出不同類型的檔案。如若管理人員自身不具有較高的工作能力、工作意識(shí)，很容易會(huì)影響到檔案的安全性。

其次，部分初中學(xué)校的檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)較低。很多初中院校在目前還沒有正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，只是單純的認(rèn)為檔案管理就是文檔管理、數(shù)據(jù)管理，將其鎖在檔案室內(nèi)不再過(guò)問(wèn)。很大程度上埋下了安全隱患，也壓制了檔案自身價(jià)值的發(fā)揮。

2 互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代學(xué)校檔案管理建設(shè)的措施

2.1 推進(jìn)檔案數(shù)字化管理

一般來(lái)說(shuō)，初中院校的檔案管理工作都比較復(fù)雜，所涉及的檔案類型相對(duì)較為豐富。站在客觀角度上來(lái)說(shuō)，可以被劃分成兩大模塊，一種為人事檔案，另一種為教育檔案或科研檔案。

其中，人事檔案主要指的是校內(nèi)成員的個(gè)人信息。例如教職人員的檔案以及學(xué)生的檔案；而教育檔案或科研檔案主要指的是初中院校自身在發(fā)展過(guò)程中所形成的科研資料、科研成果。人事檔案囊括了學(xué)校師生的整體信息。例如學(xué)生從初一到初三階段的信息變化以及教職人員的履歷職稱等；而教育檔案、科研檔案則是證明學(xué)校實(shí)力以及競(jìng)爭(zhēng)力的重要資料。對(duì)兩種檔案加以保存管理，是學(xué)校必須要推進(jìn)的重要工作。

在以往的工作環(huán)境中，很多初中院校并沒有意識(shí)到檔案自身的重要性，而草草地將其交付給檔案管理人員進(jìn)行分類保存。在很大程度上，會(huì)威脅到檔案自身的安全性與真實(shí)性。同時(shí)，傳統(tǒng)的人工管理方法也不利于檔案的應(yīng)用查詢，直接影響了學(xué)校的很多決策工作。

對(duì)此，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下，初中院校方面需要加強(qiáng)檔案管理工作的智能化、數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并設(shè)立專門的檔案管理系統(tǒng)，管理檔案。在做好檔案錄入工作后，檔案管理者需要根據(jù)檔案的性質(zhì)與類別，對(duì)其加以分類。例如哪些屬于學(xué)校可以公開的檔案、哪些屬于學(xué)校需要機(jī)密保存的檔案。根據(jù)不同性質(zhì)的檔案，設(shè)定不同的借閱或搜索標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格保證檔案信息的安全性、準(zhǔn)確性[1]。管理人員還需設(shè)立目錄與索引，以完善的檔案管理體系，為初中學(xué)校提供檔案服務(wù)。

2.2 注重保證檔案安全性

相比于傳統(tǒng)的人工管理方法來(lái)說(shuō)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施檔案管理工作，可在很大程度上加強(qiáng)檔案管理的效率以及應(yīng)用便捷性，同時(shí)也能夠避免紙質(zhì)檔案所遇到的蟲蛀問(wèn)題、潮濕問(wèn)題或火災(zāi)問(wèn)題。但這并不代表電子檔案就不會(huì)出現(xiàn)安全事故。由于檔案管理人員的疏忽，很容易會(huì)導(dǎo)致儲(chǔ)存檔案的系統(tǒng)出現(xiàn)崩盤問(wèn)題或重病毒問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致檔案遺漏丟失。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的安全性，管理人員需要做好以下4點(diǎn)工作。

首先，初中院校方面需要加大設(shè)備的資金投入比例。選用先進(jìn)智能的現(xiàn)代設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理的安全基礎(chǔ)。同時(shí)，檔案管理人員需定期升級(jí)設(shè)備，并定期檢查檔案情況，確保整個(gè)設(shè)備處于穩(wěn)定狀態(tài)，防止由于問(wèn)題或漏洞存在，而無(wú)法及時(shí)察覺，造成不必要的檔案損失。

其次，在每一次更新學(xué)校檔案時(shí)，檔案管理人員也需同步更新備份。如此一來(lái)，即便檔案管理人員真的不慎丟失或損壞檔案，也能夠及時(shí)通過(guò)備份加以補(bǔ)充。

再者，初中院校方面需要聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員為電子檔案系統(tǒng)設(shè)立防火墻。引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)，例如指紋識(shí)別、電腦殺毒，以此控制檔案盜取或檔案丟失等問(wèn)題。

最后，學(xué)校方面需要嚴(yán)格管理檔案人員的工作標(biāo)準(zhǔn)。例如，在其整合檔案資料或開發(fā)檔案資料時(shí)，一定要確保檔案信息處于安全狀態(tài)。在全方位的管理保護(hù)下，加強(qiáng)檔案的安全性，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理效應(yīng)。

2.3 完善檔案的管理機(jī)制

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，雖然推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展是一項(xiàng)前瞻性的舉動(dòng)，對(duì)于檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展會(huì)起到積極的影響。但倘若直接要求檔案管理工作者替換傳統(tǒng)的檔案管理手段，也會(huì)使之面臨較大的壓力，工作中也會(huì)由于工作復(fù)雜而出現(xiàn)一些障礙或者缺陷。對(duì)此，管理工作者需要擬定完整的檔案管理機(jī)制與檔案管理流程，在機(jī)制流程的輔助下，有針對(duì)性地開展操作從檔案入庫(kù)到檔案室用細(xì)化其中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)步驟。只有擬定完整的體制與完整的制度，才能夠保證檔案管理工作的順利推進(jìn)，真正發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

首先，初中院校方面需要提前擬定案子檔案的文件格式，采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案加以基本管理。例如文檔類的檔案需要采用txt格式儲(chǔ)存；表格內(nèi)的檔案需要xls格式儲(chǔ)存；圖片類檔案則需要統(tǒng)一應(yīng)用jpg格式儲(chǔ)存[2]。以此加強(qiáng)整個(gè)檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性，也便于后續(xù)的使用。當(dāng)檔案格式保持同一狀態(tài)，學(xué)生也可自行通過(guò)系統(tǒng)瀏覽檔案，而不會(huì)由于格式不兼容受到阻礙。

其次，初中學(xué)校方面需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度與考核力度，定期組織開展檔案管理操作規(guī)范培訓(xùn)活動(dòng)。必要時(shí)，可聘請(qǐng)校外部門或在校內(nèi)單獨(dú)成立檔案監(jiān)督部門，由這些部門人員對(duì)檔案管理人員實(shí)施監(jiān)督，保證檔案信息的安全性。

再者，初中學(xué)校可以入智能化的軟件系統(tǒng)。利用系統(tǒng)開展收集檔案管理工作，以完整的操作流程，控制缺陷或隱患的發(fā)生。

最后，學(xué)校方面可將校內(nèi)師生也引入到檔案管理工作中，予以其不同程度的查閱檔案權(quán)限。例如，學(xué)生有權(quán)查閱自己的檔案，但無(wú)權(quán)修改；教師有權(quán)查閱本班學(xué)生的檔案，并能夠?qū)ζ渲幸恍┗拘畔⑦M(jìn)行修改。以此減緩管理人員的工作壓力，也能夠進(jìn)一步提高檔案的更新及時(shí)性。

3 結(jié)論

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，初中院校在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，必須要借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)，創(chuàng)新管理理念與管理方法，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的智能化與數(shù)字化。一方面，學(xué)校需要全力推進(jìn)檔案數(shù)字化管理任務(wù)，加強(qiáng)檔案管理的基本質(zhì)量。另一方面，檔案管理人員需保證檔案的安全性、真實(shí)性，對(duì)管理機(jī)制管理系統(tǒng)加以進(jìn)一步的優(yōu)化，借此有效強(qiáng)化檔案管理效率，為初中院校的發(fā)展提供穩(wěn)定支撐。