檔案收集整理的重要意義分析與研究

張麗麗

（高碑店市檔案館，河北 高碑店 074000）

檔案管理工作是復雜多樣的，包含檔案的收集、整理、保管、鑒定等多個內容，收集和整理作為檔案管理工作的首要，其重要性自然不言而喻，細致具體地講，檔案收集管理就是將現有檔案進行系統分類和整理的措施，通過這一措施，可以使原本雜亂多樣的檔案變得集中統一，便于后續的查詢等工作，行之有效的檔案收集整理辦法，不僅可以使檔案分類變得更加精細，更有助于后續的全部檔案管理工作，因此，如何快速有效地進行檔案收集整理，提升檔案的使用價值，成為檔案管理工作人員首要解決的問題。

1 檔案收集整理的重要意義

收集和整理工作是整個檔案管理的前提，關乎著檔案管理工作的成功與否，影響著檔案的利用價值。這一步驟是檔案管理工作的基礎，從根本意義上講，有檔案收集工作才會有后續的整理工作，所以，檔案收集的完整度，不僅會影響后續的檔案管理工作，還會給檔案的價值帶來一定的影響；整理的意義在于有效區分檔案，是指運用方法將原本種類繁多、樣式各異的檔案進行科學分類的工作，是保證后續調查檔案、核實檔案的重要基礎。檔案收集整理可以最大化的反饋信息，涵蓋了個人或單位的品德素質、過往經歷、成長期望等，具有較高的價值和意義，是現階段企業選錄和單位好評的重要參考數據，因此，檔案必須要具有全面、真實的信息，并且信息的內容應跟隨時間、地點、環境等進行變化，要具有較高的動態性。

2 現階段檔案收集整理存在的問題

隨著現代科技的飛速發展，電子檔案的應用得到了各行各業的肯定，但是，由于電子檔案的特殊性，需要借助于互聯網、存儲載體等性質，導致檔案的安全性降低，檔案的保密性得不到保障，極易造成信息丟失或泄露問題。

1）檔案數量龐大。隨著現代科技的逐步發展，檔案管理工作變得更加復雜，社會各界各部門對檔案的重視度也越來越高，檔案的形式發生了翻天覆地的變化，計算機電子數據檔案正逐步取代紙質版檔案，但是，由于需求的增長和供應的發展，檔案的數量也正在以倍數增加，這就使得檔案管理人員不得不采用手工的方式進行工作，工作強度大幅度上升，面對大量的檔案，采取人工收集整理的方法，還會使得查找效率降低，工作失誤率增加，除此之外，由于人工的方法，還會引發檔案錄入不完整，信息缺失，信息不足，信息混亂的錯誤，導致整個檔案失效。

2）檔案種類繁多。在收集整理時，工作人員除文字檔案外，還有可能會遇見其他種類的檔案，這類檔案通常類別較為特殊，形式較為復雜，且保存相對困難，比如：圖紙、照片、相冊等。具備上述特點的檔案，通常情況下，無法應用現代技術手段進行整理，因此，不得不使用人工手段，以照片為例，照片檔案的整理應遵循利于保持照片檔案的有機聯系、利于保管、利于提供、利于利用的原則，并且，照片檔案的底片和照片本身還要分開存放，但是，在實際操作時，由于工作人員更換、變更等因素，很多單位在照片檔案收集整理時，都不可避免的存在管理滯后、時效缺失等問題。

3）檔案管理制度流于表面。大部分管理部門在建立制度時，涵蓋的方面和領域都足夠全面，但是在制度落實上卻極度缺乏力度，制度流于表面、運行不嚴格、末端落實不徹底的問題層出不窮，個別檔案在遇有未按時歸檔情況時，沒有合適的應對方法，找不到正確的解決措施，使得檔案丟失的問題更加嚴重，給部門帶來嚴重損失。另外，工作人員的業務能力也是影響檔案收集整理的關鍵因素，有的單位和企業在招聘檔案收集整理人員時，對人員的要求標準把握不夠，招聘條件寬松簡單，并且沒有對工作人員的技能進行專業培訓，以至于工作人員專業知識不夠，技術水平偏低，無法準確判斷信息的正誤，對檔案的類別區分不徹底，收集整理時出現檔案混亂、檔案缺失、檔案不準確等問題，從而導致后續的檔案利用工作無法正常 開展。

3 解決問題的幾種應對措施

1）完善檔案管理制度。收集整理檔案是很繁瑣的工作，因此，必須要建立完整的管理制度，通過科學合理的方式方法，將原本復雜繁瑣的收集整理工作，劃分為簡單易懂的多個步驟，在建立制度時，單位或部門可以先將檔案進行大分類，而后根據時間、類型等進行不同的分類，進行多樣化的、重疊式的分類，促進檔案收集和整理工作的高效運行，加大教育宣傳的力度，確保每名工作人員都能明確自己的職責使命，同時，不僅要規范檔案收集整理的進行，還要確保檔案收集整理工作的整體進度，應進行嚴格的檢查，制定恰當的獎懲機制，提升各部門間的工作配合，確保各部門的工作可以平穩的開展。交接檔案的過程中，應保證人員的相同，提高文檔的安全系數，強化工作人員的工作品德，使用教育手段，提升工作人員的工作態度及意識，培養工作人員的集體榮譽感。

2）加強專業技術的培訓。檔案的形式在發展變化，收集整理的工作也在發生著變化，一味地沿用傳統技術，采用傳統理念和知識開展工作，只會使得整個收集整理工作停滯不前，所以，在檔案管理時，收集整理檔案人員還需要不斷更新自己的專業知識，要根據檔案發展的具體情況，進行學習和培訓，而作為招聘企業和單位，則需要定時定期對工作人員進行專業技術考核，在人才招聘時，必須要經過嚴格的信息審核、面試、技術考驗等程序，遵循擇優錄取的原則，優先錄取專業知識豐富、專業技術過硬的人員，關注檔案管理工作的開展趨勢，不斷更新完善收集整理技術，確保整體工作與時俱進。

3）引進高新科學技術。在收集整理檔案時，許多涉及專業技術，并且附帶照片的檔案資料，會在一定程度上加大收集整理工作的難度，針對這一特殊的檔案，如果單純采用人工紙質版錄入的收集整理方式，不僅不能有效管理檔案，還會影響后續的檢索時間，降低檢索質量。因此，需要采用較為先進的高新科學技術，進行科技化的收集整理。利用先進的科學技術，化繁為簡，使得檔案的錄入更加便捷，同時，也會使得資料查詢工作更加簡單，對查找相關問題或者需要采用同樣的解決方案時有意想不到的效果，真正實現科學化管理。除此之外，采用科學技術進行檔案收集整理的方法，還有利于檔案的保密性，紙質版的檔案因為其紙質的形態和保存條件的特殊性，保密性嚴重不足，稍有不慎就會導致檔案丟失。采用科學技術的方法，利用現代化管理設備，可以有效消除隱患，提升檔案的使用價值，減少檔案泄露事件的發生概率。

4 結束語

檔案的重要性不言而喻，對各部門都有著非常重要的作用和意義，有效的檔案收集整理，是減少工作數量、提升工作質量的必然要素，同時也是提升檔案利用價值的必要條件，只有與時俱進的強化檔案收集整理效率，才能更好地服務社會。希望本文的以上內容能夠為相關工作者提供有效的指導幫助，從而促進我國檔案收集管理工作水平的不斷提升。