關于事業單位檔案管理工作創新思考

續 菲

（山西省忻州市定襄縣紀檢監察信息中心，山西 忻州 034000）

檔案管理工作是每個事業單位的基礎工作之一，如果沒有檔案管理，單位可能無法正常運行，工作效率也將大大降低。而且，由于事業單位的特殊性，它不僅在一定程度上代表著國家風貌，也在輔助政府部門工作正常運轉方面發揮著重要作用。甚至，它還關系到民生發展和社會發展。本文將從事業單位管理現狀、檔案管理工作創新的策略、事業單位檔案管理工作創新的意義三個主要方面進行思考和 總結。

1 事業單位檔案管理的現狀

1）硬件設施有待改善。專業的檔案裝具不足，導致部分檔案無法合理存放；檔案柜架年代久遠，需要及時更新換代，以免影響檔案的存放；檔案室空間過小，不便于存放和取出檔案，甚至部分事業單位缺乏專門的檔案室；檔案閱覽室面積過小或者缺乏設施完善的閱覽室；檔案電子管理設備不足或者設備比較陳舊，不便于使用；缺少有效的安保措施，無法保證檔案安全。

2）檔案管理人員專業性有待提高。有些檔案管理人員非本專業出身，而且后天學習和培訓不到位，導致檔案管理情況不夠完善。如，紙質檔案與電子檔案沒有做到同步，信息不完善，有些檔案備份了電子版，有些檔案沒有備份或者備份不全等。在此提一句，檔案管理并不是人們想象中非常簡單的工作，反之，它是一項繁重的技術工作。由于事業單位多會與政府工作有些交接，因此難免會牽扯到一些范圍大、有難度的檔案管理工作，這不僅非常考驗檔案管理人員的腦力與體力，耐心與條理性，還考驗檔案管理人員的專業技術，收集信息和處理檔案的能力。

3）檔案管理制度有待更新。部分事業單位存在管理制定和流程不夠詳細，或者執行力不夠的情況，這都會影響工作效率與質量。管理制度也應當隨著時代而改變，檔案管理制度不僅要滿足事業單位的需要，還要跟上時代發展的腳步，更新管理模式。完善與先進的管理制度，才能保證檔案管理的質量與速度。

2 檔案管理工作創新的策略

1）創新檔案管理環境。合理有效的檔案管理環境，是事業單位檔案管理創新工作的基礎。例如，合理安排檔案室與閱覽室的位置，合理布局房間的大小，合理設計房間的構造。及時引用先進的檔案管理設備，其中包括檔案裝具、檔案柜架、安保措施等。如，合理設置門禁，可以采用密碼、指紋與刷卡等多種方式。完善監控設施，保證閱覽室和檔案室無死角和盲區，確保檔案完整與安全。同時，關注電子信息化的發展，及時更新電子設備，及時更新事業單位內網檔案建設，關注最新的電子檔案管理應用和進展。

2）創新工作模式。傳統的工作模式往往是單一的上傳下達，檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性，缺少工作和學習的主動性。為了提高檔案管理人員的綜合素質和專業能力，促使檔案管理人員不斷進步與學習，事業單位可以合理制定一些獎勵制度，以及工作模式創新。對于檔案管理人員比較突出和優秀的表現，給予適當獎勵，如，給予相關培訓和學習機會，發放獎金等。定期組織檔案管理人員參觀和學習優秀管理模式，鼓勵檔案管理人員提出“金點子”，如果實施通過后反應良好，可以再次進行獎勵，并在會議上進行表彰。由檔案管理人員定期組織開展檔案管理會議，并在會議上提出有關的工作建議和號召，協調其他工作部門進行有效配合檔案管理工作，把檔案管理人員的工作模式由被動轉化為主動。

3）創新檔案管理制度。創新檔案管理制度，對一些制度的細節進行完善和優化，例如，明確具體責任人，細化懲戒和賠償制度。從檔案的錄入，存放，借出，歸還，整理等方面，作出詳細的說明，并且嚴格執行。檔案管理制度的完善，有利于提高工作效率和質量，減少工作成本和損失。例如，檔案錄入盡量做到紙質檔案和電子檔案同步；檔案存放依據便于查找的原則，進行分門別類存放，并定期檢查；檔案借出時必須進行電子登記和紙質登記，并約定歸還日期和歸還數量；定期查看和整理檔案，及時發現問題并解決問題，例如，檢查是否有缺失或者損壞現象等。對于損壞檔案或者遺失檔案的人進行相應的懲戒，根據損壞程度和重要程度，進行一定的金錢賠償或其他補救措施。建立健全信用等級記錄體系，根據事業單位員工的信用情況給出相應獎賞或處罰，從而提高大家對檔案管理的重視性和執 行力。

4）創新應用檔案云管理。既然談到檔案管理，肯定會涉及一些資料的保密性，合理利用這一點，不僅能增加檔案安全性，還能減少檔案管理人員的工作時間。例如，在事業單位內網上增設檔案查閱專區，一級資料可以公開查閱，二級資料需要密碼查閱，三級資料需要授權查閱。如此既節省了時間，提高了效率，也方便了更多人。借助網絡平臺實現檔案云管理，實現事業單位對外服務水平的提高。

5）征求其他部門的意見。值得注意的是，檔案管理工作創新，并不只是檔案管理部門的事情。檔案管理涉及方方面面，因此我們可以廣征建議，鼓勵其他部門獻言獻策，切不可閉門造車或者孤芳自賞。群眾的力量是偉大的，是不可想象的。檔案管理者應該跳出自身的局限性，敞開胸懷，廣納意見，要善于從群眾中汲取力量獲得靈感，這也是創新思維的一個重要方向。很多優秀可行的建議，往往是身邊所忽視的人提供的。例如，征求事業單位員工的建議，他們是檔案使用的第一接觸人，他們往往會結合自身需求，提出有效建議。例如，事業單位的安保人員，他們往往能夠結合自身經驗提出合理建議。例如，政府單位的對接人，他們往往更能根據工作需求提出檔案工作創新的建議。

3 事業單位檔案管理工作創新的意義

事業單位檔案管理的工作創新，有多重意義。

第一，對外方面，事業單位檔案管理工作創新，能夠展示事業單位的檔案管理服務水平，營造良好形象，同時緊隨時代發展，不斷地提高對接效率，提高服務質量，展示良好的精神面貌。

第二，對內方面，能夠提高員工工作積極性，促進員工的個人發展，同時也有利于事業單位的發展，還能夠為事業單位注入新風氣、新活力。

第三，對于檔案管理本身，工作創新不僅方便了事業單位員工的借閱，同時也為檔案管理的發展作出了貢獻。

4 結束語

總體而言，事業單位相關人員，必須重視起來，積極進行檔案管理的工作創新。首先，認識到檔案管理工作創新的迫切性和重要性，然后努力掌握檔案管理工作創新的方法，并且提高執行力，跟進最新進展和舉措，同時積極發言獻策，提出自己的合理建議。最后，希望檔案管理的發展更上一層樓，希望檔案管理人員積極提高自己的專業技能和創新思維，希望事業單位不斷提高對外服務水平，為國家和社會的發展貢獻一份自己的力量。