探討老年大學檔案管理的特點

王 卉

（萊陽老年大學，山東 萊陽 265200）

為進一步提升我國國民終身教育水平，各城市開始興建老年大學。而作為老年大學管理工作中的重要組成，檔案管理工作囊括對學員信息、學員作品、人事變動等內容的管理，其管理成效影響到老年大學的發展與進步。正因此，要想維持老年大學的穩定化、長久化發展態勢，需重視對檔案管理工作的優化，結合對現階段檔案管理現狀的分析，借助科學措施來顯著提升老年大學檔案管理水平。

1 老年大學檔案管理特點分析

1.1 檔案信息更新頻繁

不同于其他類型的學校，老年大學的學生可以依據自身需求、愛好進行學科課程的學習，所以大部分老年大學會開設大量課程類別。同時，老年大學還存在人員變動頻繁的特點，人員結構呈現出持續變化的狀態，這使得老年大學檔案管理工作涉及對大量信息的收集，并做到對檔案信息的頻繁更新，進而增大檔案管理難度[1]。以山東某老年大學為例，2019年新增與畢業學生分別為220人、190人，盡管從人數方面看，其檔案管理工作的開展不存在難度，但是實際上老年大學生的入學時間并不固定，且在入學后還需針對性的進行學生素質，再加上不同學生所選擇的課程類別不同，導致其管理難度增大。

1.2 檔案管理以紙質形式為主

現階段，檔案管理工作得益于信息技術的融合而實現全面優化與創新。但是縱觀現階段老年大學檔案管理，仍有部分大學沿用紙質檔案管理模式，盡管大部分老年大學開始重視對信息技術、大數據技術等的引進，但是未做到在檔案管理中進行信息化管理手段的全面應 用[2]。究其原因，具體體現為：1）部分檔案管理人員未適應信息化管理模式，仍習慣于應用紙質檔案管理；2）受到經費資金的影響，無法全面引進信息技術；3）大部分老年學生未掌握信息化技能，無法做到自主錄入信息、登記信息、查閱信息等。

2 老年大學檔案管理創新優化措施

2.1 構建信息化檔案管理平臺

傳統紙質檔案管理勢必會被時代所淘汰，所以老年大學需依據檔案管理需求的分析，構建完善的信息化檔案管理系統。結合現階段檔案管理現狀，結合以下幾點完善其檔案管理系統：1）積極與相關軟件企業合作，開發契合老年大學檔案管理需求的管理軟件，可以在保證檔案管理工作高質量的前提下，實現對檔案信息的自動化錄入、整理以及歸檔等，以此在轉變傳統檔案管理方式的同時，減少老年大學對人力成本的投入。2）引進大數據、云端網絡等技術，構建契合檔案管理需求的數據處理中心與云資源庫[3]。同時，數據處理中心需要與老年大學管理系統連接，以此實現檔案信息的共享管理，并顯著提升其檔案處理效果。針對云資源庫的構建，可實現對老年大學檔案信息的長效存儲，避免檔案信息丟失、損毀等。3）重視對硬件設施配件的更新與完善，老年大學需加大對信息化檔案管理平臺的資金投入力度，依據對檔案管理平臺運行需求的分析，采購符合要求的計算機、掃描儀器、多媒體終端等硬件設施，以此為信息化檔案系統的穩定運行提供保障。

2.2 完善檔案管理制度規定

檔案管理工作要想高效化、規范化開展，必須以完善的檔案管理為前提。對此，老年大學需要以《檔案法》為參照，結合檔案管理實際需求分析，進行原有檔案管理制度的優化，做到對立卷、著錄、銷毀、借閱等環節管理制度的細化，完善《檔案借閱制度》、《立卷歸檔制度》、《檔案工作管理辦法》等，結合對相關工作流程的完善，確保檔案管理各個環節的開展都有據可依，實現檔案管理工作規范化、制度化開展。需注意，要想發揮出制度規定的作用，應做到對各項管理制度的全面落實，無論是學校領導，還是老年大學學生，都務必遵循相關規章制度，嚴格按照相關制度進行檔案查閱、節約、錄入等，避免因檔案管理的不規范而影響到檔案信息價值的體現[4]。

2.3 提高檔案綜合質量

檔案資料是老年大學教育活動、發展歷史等方面的重要體現，通過對檔案室藏的豐富，能夠做到對老年大學歷史面貌的全面呈現，進一步發揮出檔案管理的作用與價值。對此，檔案管理人員需在優化檔案管理工作的同時，重視對檔案信息的多渠道、多途徑收集，以此在提升檔案管理質量與效率的前提下，豐富檔案資源。在實際檔案過程中，檔案管理部門需結合實際需求的分析，構架完善的室藏結構，并依據結構進行不同類別檔案資料的收集，包括錄像、獎杯獎狀、照片、榮譽證書等，構建集信息化檔案資源與實物檔案資源為一體的檔案管理體系，以期通過多類型、多類別、多載體的檔案資源來展現老年大學的發展歷史。此外，要想進一步提升檔案管理水平，還需加大對檔案管理人員的培訓力度，從專業知識、管理技能、規章制度、專業態度等方面來發展管理人員綜合素質，引導管理人員以更為積極、專業的態度參與到檔案管理工作中，確保老年大學檔案管理的高質量、高效率開展[5]。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作開展成效關乎老年大學的長久發展，并對檔案資源價值的體現有著重要影響。對此，老年大學需在掌握自身檔案管理特點的前提下，積極引進先進技術構建信息化檔案管理系統，重視對檔案室藏資源的豐富，并通過對檔案管理制度的完善，推動老年大學檔案管理的規范化、專業化、高效化開展。