基層行政事業(yè)單位檔案管理工作強化要點思考

吳 霞

（黑龍江省綏化市北林區(qū)紀委監(jiān)委信訪舉報服務(wù)中心，黑龍江 綏化 152000）

檔案管理是事業(yè)單位一項較為復雜、專業(yè)、繁瑣、持續(xù)的工作，為了提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，需要構(gòu)建科學的事業(yè)單位檔案管理工作體系，著力把握事業(yè)單位檔案管理的要點，進一步加大事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)力度，從而保證基層事業(yè)單位檔案管理工作快速發(fā)展，達到全面提高事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，解決事業(yè)單位檔案管理工作難題的具體目標。

1 強化事業(yè)單位檔案管理工作的重要價值

基層事業(yè)單位是直接服務(wù)民生、服務(wù)社會的載體，為了更好的解決事業(yè)單位在履職能力建設(shè)方面問題，就必須梳理以往事業(yè)單位工作的得失。因此，應(yīng)當進一步加強事業(yè)單位檔案的研究工作，從檔案中梳理事業(yè)單位工作的得失。研究提高檔案管理工作質(zhì)量的方法，指明事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，找準事業(yè)單位檔案管理改革的著眼點，可以解決事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實問題，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案的運轉(zhuǎn)方式，提高事業(yè)單位檔案管理的效率，提高事業(yè)單位檔案管理的針對性、時效性和科學性，在降低檔案管理成本的同時更好的滿足社會對事業(yè)單位檔案的使用需要。研究事業(yè)單位的檔案，加強檔案管理工作，才能更好的讓事業(yè)單位員工把握各種全新的現(xiàn)象，積極的面對新的檔案管理問題，剖析以往事業(yè)單位運轉(zhuǎn)中存在的現(xiàn)實問題，從而更好的收集各種工作信息，為保證事業(yè)單位沿著正確方向?qū)傩裕岣吖ぷ魉教峁椭?/p>

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

1）忽略檔案管理工作。新時代事業(yè)單位更注重專業(yè)項目工作，有時忽略了檔案管理工作，沒能正確的認識到檔案管理的重要價值，檔案管理的目標不明確，方法不具體，資源不到位，人才配置不科學等問題普遍存在。還有的事業(yè)單位過于重視經(jīng)濟利益，長期忽略在檔案管理，導致檔案管理的內(nèi)容單一、方法陳舊，現(xiàn)有檔案管理與專業(yè)工作聯(lián)系的不緊密，沒能促進事業(yè)單位基層工作人員把注重力放在檔案管理上，由于相關(guān)工作認識不足，檔案的實用價值體現(xiàn)不足，檔案管理效率較低。

2）檔案管理內(nèi)容單一。檔案管理工作仍以傳統(tǒng)的思路進行，檔案管理的重點放在收集文件、整理數(shù)據(jù)，以及簡單的佐證材料方面。很多事業(yè)單位未能檔案管理工作的形式，不能形成全員參與檔案管理的積極氛圍，不能構(gòu)建上下聯(lián)系的檔案運轉(zhuǎn)體系，相關(guān)企事業(yè)單位未能為事業(yè)單位檔案管理提供有力的幫助，檔案運轉(zhuǎn)仍以紙質(zhì)檔案的制作為主，不能隨著時代的變遷多元化的收集各種類型數(shù)據(jù)信息，這導致檔案管理難以順利進行，檔案工作無法提高工作效率，因此影響了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

3）檔案管理人才缺失。事業(yè)單位從事檔案管理工作人員的專業(yè)性普遍不高，文化程度較低，不少檔案管理人員年齡偏大，檔案管理隊伍具有信息技術(shù)人才較少。現(xiàn)有從事檔案管理人員長期得不到信息技術(shù)專業(yè)知識的培訓，檔案管理人員的工作創(chuàng)新能力待加強。由于檔案管理人員培養(yǎng)不足，導致檔案管理人員的創(chuàng)新意識不夠，履職能力不強，現(xiàn)有檔案管理人員難以更好的適應(yīng)未來檔案管理的需要。解決檔案管理人才缺失問題，提高檔案管理人員專業(yè)性，才能提高檔案運轉(zhuǎn)的質(zhì)量水平。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的主要路徑

1）完善檔案管理機制。新時代還要創(chuàng)新檔案管理運轉(zhuǎn)機制，優(yōu)化檔案管理工作體系，明確檔案管理工作責任分工，進一步構(gòu)建有機聯(lián)系的檔案管理工作整體。首先，明確事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實需要與發(fā)展目標，基于檔案管理的需要合理的配置檔案管理力量，加強資金保障力度，編制切實可行的檔案管理責任分工，加強對負有檔案管理人員的監(jiān)督。其次，優(yōu)化檔案管理的運轉(zhuǎn)方式，簡化不必要的檔案管理流程，縮短檔案管理運轉(zhuǎn)的程序，從而提高檔案運轉(zhuǎn)的有效性與科學。第三，進一步從提高檔案使用效率的角度出發(fā)，發(fā)揮各部門在提高檔案使用價值方面的重要作用，在保證檔案準確、優(yōu)質(zhì)的基礎(chǔ)上開展檔案管理，強調(diào)層層落實具體檔案管理工作責任，形成必要的績效考核機制，從而促進檔案管理人員主動提檔案管理質(zhì)量，消除檔案服務(wù)后顧之憂。只有注重修訂檔案管理制度，根據(jù)以往檔案管理工作的問題優(yōu)化檔案管理服務(wù)機制，才能不斷提高檔案管理服務(wù)效率，更好的應(yīng)對未來檔案管理需要，解決傳統(tǒng)檔案管理工作的問題。

2）提高檔案內(nèi)容質(zhì)量。新時代應(yīng)當提升檔案的實用價值，高度重視檔案資源內(nèi)容開發(fā)，務(wù)必開發(fā)具有高質(zhì)量的特色檔案資源。首先，建立健全檔案管理工作的配套設(shè)施，要求檔案管理部門提高檔案服務(wù)的監(jiān)督力度，給予檔案管理以足夠的支持，逐步的改善檔案管理工作條件，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平。其次，進一步豐富檔案內(nèi)容，注重大力豐富數(shù)據(jù)信息類型，檔案管理應(yīng)當與時俱進，對檔案管理內(nèi)容給予適當?shù)恼{(diào)整，進一步優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)信息的搜集、查詢和處理方式，構(gòu)建檔案資源的信息共享機制，提高檔案資源的應(yīng)用效率。第三，實現(xiàn)兄弟單位檔案資源的高度整合，在開發(fā)本單位特色檔案資源的基礎(chǔ)上，構(gòu)建更加科學的檔案數(shù)據(jù)信息共享機制，實現(xiàn)檔案管理聯(lián)合化、體系化、特色化，基于更廣闊的檔案交流機制滿足檔案使用的需要，強調(diào)在檔案服務(wù)聯(lián)合化的基礎(chǔ)上彌補檔案資源的不足，達到充分實現(xiàn)檔案資源共享的目標。檔案內(nèi)容質(zhì)量決定著事業(yè)單位檔案的應(yīng)用價值，應(yīng)當以創(chuàng)新方式保證檔案內(nèi)容的詳實準確。

3）創(chuàng)新檔案管理方式。優(yōu)化檔案管理工作的布局，加強檔案管理工作方式方法升級，提升檔案管理工作的規(guī)范性，出臺基于信息化的檔案管理運轉(zhuǎn)標準，才能進一步減少人工管理的干擾，更好的發(fā)揮智能化檔案管理平臺在檔案數(shù)據(jù)處理方面的基礎(chǔ)作用。首先，應(yīng)當樹立法治化的檔案管理工作理念，優(yōu)化檔案管理工作的氛圍，促進事業(yè)單位全體員工轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，樹立牢固的檔案服務(wù)意識。促進全員參與到檔案管理服務(wù)當中。其次，完善檔案管理機制，優(yōu)化檔案管理運行體系，明確檔案管理的總體目標，確定檔案管理工作物質(zhì)基礎(chǔ)，掌握新時代數(shù)字檔案管理特點，形成檔案管理智能化管理體系，進一步依托第三方軟件平臺或?qū)I(yè)機構(gòu)輔助開展好檔案管理工作。第三，檔案管理應(yīng)當拓展交流研討機制，加強檔案技術(shù)的交流，促進檔案員了解前沿技術(shù)趨勢，在此基礎(chǔ)上結(jié)合業(yè)務(wù)工作開展具體的檔案管理工作，從而不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，解決檔案管理具體問題，通過一系列科學的方法達到全面提高檔案管理工作質(zhì)量 目標。

4 結(jié)論

新形勢下，事業(yè)單位必須強化檔案管理工作，把完善檔案管理運轉(zhuǎn)機制，提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)，推動檔案管理方式創(chuàng)新作為重點，著力根據(jù)新時代的要求加快事業(yè)單位檔案管理工作的改革步伐，不斷減低事業(yè)單位檔案管理工作的成本，以標準化、全覆蓋、實時化方式進行檔案供給。只有找準事業(yè)單位檔案管理的弊端，基于現(xiàn)實需要創(chuàng)新檔案管理運轉(zhuǎn)方式，才能提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，進一步發(fā)揮事業(yè)單位檔案資源的實用價值與積極作用。