新時期社保單位檔案管理專業化建設的思考

楊巧燕

（黑龍江省八五七農場社保局，黑龍江 密山 158322）

新時期，社保單位還要創新檔案管理工作的方式，構建穩定的檔案管理專業體系，在推動社保單位檔案管理可持續發展的理念下，構建更加專業的檔案管理工作隊伍，科學合理配置專業的技術人員與設備，建立標準化、先進化、共享化的檔案管理理念，重視從具體工作環節入手，從整體上提高社保檔案管理工作的水平，更好的解決社保檔案管理工作存在的現實問題。

1 新時期社保檔案管理的主要問題

1）社保檔案管理基礎薄弱。社保檔案管理的專業性不強突，出表現在基礎薄弱方面。例如，很多社保單位不重視開展檔案管理工作，社保檔案管理法規制度不健全，社保檔案管理效率較低，社保檔案管理的整體水平有待提高。有些社保檔案管理人員的業務能力不足，社保檔案管理較混亂，基礎工作質量較低，未能建立健全社保檔案管理制度，不能與時俱進進行社保檔案管理流程的優化，未能貫徹執行先進社保檔案管理標準。還有很多社保單位信息化程度日漸提高，但是檔社保案流轉機制建設不足，各部門在社保檔案管理時配合不到，既缺乏專門的社保檔案管理監督機構，也缺少標準、合理、規范的社保檔案管理工作制度，因技術規范問題影響了社保檔案管理的效率，降低了社保檔案管理水平，未能發揮社保檔案實用價值。

2）管理方法創新不足。社保單位需要采用創新的檔案管理工作方式，由于不能改變現有社保檔案管理方式，導致社保檔案應用效率低，影響社保檔案的進步。當前，還要采用多樣化社保檔案管理方式，注重更新傳統的社保檔案管理技術手段，進一步實現社保檔案管理的多樣化發展。很多社保檔案管理的方式方法創新不足，社保檔案管理技術手段不符合檔案管理的實際需要，不能進一步優化現有的社保檔案管理工作制度，社保檔案管理細節指導不足。社保單位雖然具備了信息化的檔案管理工作的框架，但是不具備化現代化的運轉體系，在社保檔案管理細節上仍然落后西方國家，手工管理方式不僅影響社保檔案運轉效率，而且極大影響社保檔案的精準性，不利于更好的發揮社保檔案在社會服務中的重要價值。

3）缺乏專業技術人才。社保單位檔案管理人員配置數量有限，社保檔案管理人員的專業技能不高，社保檔案管理人員的整體水平還有待提高。不少社保單位嚴重匱乏信息技術設備，缺少具備專業社保檔案管理知識的檔案管理人才。或者缺少社保檔案管理工作的職能部門，社保檔案管理業務不規范，基層各部門社保檔案管理缺乏專業的指導監督。不能引導社保檔案管理人員研究檔案信息化管理命題，導致社保檔案管理專業化建設的整體較慢。新時代社保單位缺乏專業檔案管理機構指導，缺乏有效社保檔案管理人才交流系統，社保檔案管理人員的專業性、知識背景、能力水平均有待提高，需要第三方檔案機構的指導。

2 新時期推動社保檔案管理專業化的措施

1）完善社保檔案管理方法。社保檔案管理工作的首要任務是提升現代化水平，強調優化社保檔案管理工作的具體環節，逐步解決紙質檔案管理時代遺留的各種問題。首先，大力引進電子信息設備，逐步推動社保檔案管理的信息化，強調基于先進的社保檔案管理軟件提高檔案運轉工作效率，依托網絡信息技術提升檔案資源的共享服務效能，為社保檔案管理改革打下堅實的基礎。其次，構建與本單位規模相符的專用社保檔案管理系統，必須根據社保檔案管理目標、現有社保檔案資源數量規模，以及社保檔案業務改革的方向，開發符合自身情況的社保檔案管理系統，防止社保檔案管理系統貪大求全，重點提高社保檔案管理系統的實用性。第三，進一步優化社保檔案保存方式，重點做好電子文檔的存儲與整理工作，逐步的將云技術納入社保檔案管理體系當中，大力的更新社保檔案存儲的載體，解決社保檔案實時化存儲與運轉中的問題，并且不斷推動社保檔案管理向著標準化的方向快速發展。第四，提高社保檔案資源的保密性和安全性，尤其注重加快檔案安全建設的步伐，逐步的引進專業的社保檔案安防系統，基于身份識別系統、備份系統、實時監控系統保證社保檔案在更加安全環境下有序快速運轉。

2）轉變社保檔案管理理念。新時期必須進一步優化社保檔案管理人員的工作理念，在高度重視社保檔案管理的基礎上發揮檔案資源的實用價值。首先，加快社保檔案管理技術的創新工作，不斷提高社保檔案技術的應用質量與效率，著力進行社保檔案資源的深度開發，重視展示社保檔案信息化技術成果的引進，更好的運用先進社保檔案服務，解決社保檔案應用中的問題。其次，明確社保檔案管理責任分工，制定更合理的社保檔案資源的運轉機制，尤其高度重視界定各部門在社保檔案管理中的義務，形成社保檔案管理專職部門與各業務部門的分工協作規定，優化社保檔案管理運轉的流程，不斷強化基層各部門人員在社保檔案管理工作中的責任感。第三，積極鼓勵社保檔案管理工作的創新，大力推動社保檔案管理方式改革創新，完善檔案管理運轉的實踐機制，達到全面提高社保檔案管理運轉效率的目標。應當激勵社保檔案管理員的創新意識，通過科學的獎勵機制鼓勵檔案員進行創新，引導檔案員自主表達思想，推動檔案員積極進行工作創新。第四，建設檔案員培訓工作機制，持續提高檔案員專業技能，全方位的解決檔案員能力素養問題，大力普及檔案管理的知識，形成濃厚的社保檔案管理工作改革氛圍。

3）完善社保檔案管理體制。社保檔案管理中的主要問題表現為檔案運轉不流暢，檔案處置速度慢，雖然社保檔案管理的某些方面有亮點，但是檔案管理的總質量水平低。新時代應當優化社保檔案管理標準，明確社保檔案管理各項要求，推動社保檔案管理人員提高工作效率。首先，應當結合業務工作特征，根據自身發展的需要，進一步優化社保檔案管理運轉體制，全面建立完善社保檔案管理的績效考評機制、質量監督機制、責任追究機制等。其次，提高社保檔案管理約束性，保證社保檔案管理工作的公平性，明確各部門在社保檔案管理中的權利與義務，做到權利與義務對等，在要求各部門配合開展社保檔案管理工作的同時，還要更好的滿足各部門的社保檔案使用需要，從根本上提高各部門配合開展社保檔案管理的積極性。第三，在社保檔案管理水平有限的情況下，社保檔案管理不僅要發揮本單位專兼職檔案管理人員的作用，還要大力的聘請專業的機構輔助開展好檔案管理工作，建立內引外聯的工作機制，促進社保檔案管理軟件不斷升級。同時實現社保檔案管理人才的交流培養與崗位輪轉，依托專業機構解決社保檔案管理人員專業性不足的問題，通過第三方代為培養、人員交流、課題研究、集中培訓方式提高社保檔案管理人員業務水平，滿足專業化社保檔案管理工作的需要。

3 結論

新時代社保檔案管理必須面向現代化，要求建立信息化的社保檔案管理工作體系，著力以專業化社保檔案管理的理念全面提高檔案管理工作的水平。具體需要進一步提高社保檔案管理人員的專業性，建立健全社保檔案管理工作制度，進一步加快社保檔案管理工作方式方法的改革，依靠全員優化配置社保檔案資源，創新社保檔案管理模式，更好發揮檔案的實用價值，滿足社會的使用需求。