水利工程技術檔案管理的優化措施

齊 艷

（黑龍江省鶴崗市綏濱縣河長事務中心，黑龍江 鶴崗 156200）

水利工程在完成施工后，通常會留下各種材料，針對這些材料進行收集整理和歸檔，有效的保證檔案信息的完整性，可以為后續工程運行管理提供重要的信息依據。但大部分建設單位在水利工程建設過程中沒有認識到檔案管理工作的重要性，項目建設過程中存在檔案信息記錄、收集和歸檔不及時的情況，這必然會對后續工程運行的穩定性帶來較大的影響。因此在水利工程建設過程中需要對技術檔案管理工作給予高度重視，各單位要與自身的實際情況相結合，提升水利工程技術檔案管理的標準化水平，從而使水利工程技術檔案能夠更好地服務于水利事業。

1 水利工程技術檔案的重要性分析

水利工程在農業生產、災害防范及環境保護等方面發揮著重要的作用。在水利工程項目建設過程中產生的具有保存價值的信息和資料，其是對水利工程建設全過程的真實和全面的記錄，這些技術檔案信息對于水利工程施工建設管理工作具有極為重要的意義，同時也是水利工程建設的重要組成部分。因此需要做好水利工程技術檔案管理工作，使其為水利工程建設事業的發展起到積極的促進作用。

水利工程技術檔案信息來源于水利工程建設的全過程，這也使其成為水利工程投入使用后不可或缺的重要信息。通過水利工程技術檔案能夠更好地了解水利工程建設過程中的具體情況，特別是技術檔案是水利工程建設質量的重要憑證，一旦工程使用過程中出現質量問題，檔案則成為追責的重要憑證。通過做好水利工程技術檔案管理工作，保證檔案信息的完整性和真實性，能夠更好地發揮出水利工程檔案的重要價值。一旦水利工程技術檔案管理工作混亂，檔案信息不完整或是不準確，必然會對檔案作用的發揮帶來較大的影響。因此在水利工程項目施工過程中，需要充分重視各階段檔案資料的原始記錄、收集、整理和保存等工作，全面提高水利工程技術檔案管理工作的整體水平，使其為水利工程建設事業的健康、可持續發展打下堅實的基礎。

2 水利工程技術檔案管理的優化措施

2.1 做好檔案信息的分類歸納管理工作

水利工程技術檔案中信息數據包括的類別較多，這也對檔案管理人員分類歸納管理工作帶來了較大的難度。實際水利工程技術檔案中信息的類型主要以批復性文件、協議性文件、信函件及原始記錄等材料為主。在針對批復性文件歸納時，要求保證文件的完整性。協議性文件相對繁雜，因此分類歸納工作宜保持嚴謹的工作態度，保證檔案信息的完整性。信函類材料多為工程建設指揮部相關單位間的重要信件，對于工程具有極為重要的意義，歸納管理時要保證其完整性。原始記錄是針對工程建設施工過程中的真實記錄，歸納工作中要保證原始記錄材料的準確性，使其能夠在工程后續使用和維護工作發揮出重要作用。

另外，在利用先進技術對水利工程技術檔案進行收集、整理和歸納過程中，需要重視對電子文件的整理，而且紙質檔案與電子檔案的收集要保持同步，并做好紙質檔案案卷編制工作。電子檔案管理工作是要統一文件存儲路徑和文件格式，并對文件的安全防護管理給予充分重視，保證檔案信息的安全性。電子檔案與紙質檔案整理工作中，需要對二者內容進行對比，在確認一致的情況下才能進行最終整理歸納，并進行歸檔處理。

2.2 重視水利工程技術檔案標準化建設

水利工程技術檔案管理工作需要嚴格按照具體的法律法規和規章制度進行，同時還要與科學性、實用性等要求相符，通過采取靈活多樣的管理方式方法，并針對檔案整體工作進行細分，將具體責任落實到人，以此來實現水利工程技術檔案的完整性、準確性和規范性，提高水利工程技術檔案的標準化水平。

在水利工程技術檔案標準化建設工作中，具體要從工作方法、管理制度和統計等方面的標準化入手。首先需要針對檔案立卷、歸檔等環節的技術標準進行確定，并建立技術標準工作程序圖，明確具體的管理流程。其次，還要針對水利工程建設批復文件、勘探和設計資料等技術檔案進行整理、鑒定、保管，制定統一的標準，明確檔案管理人員的崗位制度和獎懲制度，針對水利工程技術檔案形成過程中的每一個重要環節表現突出的人員要給予獎勵，對于工作不認真，給檔案管理工作帶來影響的工作人員要給予相應的處罰，以此來激勵檔案管理人員，充分地調動其工作的積極性，促進檔案管理工作效率和質量的提升。另外，在統計標準化過程中，具體要針對檔案實施統計調查和分析，通過使用統一的計量單位和統一格式的報表，確保水利工程技術檔案數據的完整性和可靠性。

2.3 加快推進檔案信息化建設

在當前信息化時代背景下，網絡技術普及應用，在水利工程技術檔案管理工作中，通過應用先進的技術手段可以實現檔案信息的網上共享、通信傳輸。由于檔案信息化需要依賴于計算機完成，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員要靈活掌握具體的信息技術，并能夠在檔案管理工作中進行應用。在水利工程技術檔案信息化建設實施過程中，還需要利用網絡平臺，建立水利工程技術檔案數據庫，能夠將各類信息借助于網絡系統綜合進行體現，為檔案管理工作提供更多的便利。另外，在實際工作中，對于一些重要文件要做到及時歸檔，特別是要重視紙質文件與電子文件的同步歸檔，全面提高水利工程技術檔案管理的現代化水平，使其能夠更好地滿足工程建設過程中對檔案信息的利用需求，為水利工程建設和管理工作提供優質的檔案信息服務。另外，在水利工程檔案信息化建設過程中，還需要重視檔案信息的安全，針對檔案信息進行隨時備份，在檔案信息傳輸過程中保證網絡環境的安全性，重視安全防護技術措施的應用，有效的保證檔案信息的安全。

3 結束語

在當前信息化時代背景下，水利工程技術檔案傳統的管理模式越來越無法滿足時代發展需求，因此在水利工程檔案管理工作中需要重視先進技術手段的應用，促進檔案管理的規范化和標準化，全面提高水利工程技術檔案管理的現代化水平，使水利工程技術檔案能夠更好地發揮出實際效能和價值，為水利工程建設事業的發展提供重要的保障。