信息化時代下圖書館檔案管理工作問題與相關措施

劉新麗

（濰坊市奎文區圖書館，山東 濰坊 261041）

進入新世紀，信息化的迅速傳播深刻地改變了計算機被利用和開發的方式，使個人的工作、生活更加有效和便捷。在信息化的影響下，圖書館將在未來成為全球信息社會中人們獲取信息的首選點。因此，適當變革圖書館管理，使圖書館成為信息社會的焦點，為信息管理人員、信息技術專業人員、學者、學生、研究人員和廣大公民提供一個訪問全球知識的重要系統——數字圖書館，是相關從業人員必須面對的問題。

1 創新檔案管理的重要性

首先，可以保持檔案管理工作的與時俱進性。信息化背景下，對檔案管理進行創新，將計算機程序和網頁管理有機融合在一起，通過計算機實現電子數據的自動上傳、自動分類和自動保管，可以將檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，把更多的精力和時間放在重要工作中，也可以提高檔案查找的效率與精準性，確保檔案管理工作跟上時代的發展。其次，可以滿足人們在線學習與工作的客觀要求.信息化背景下將檔案的管理和網絡技術、信息系統等結合在一起，自動對各種檔案信息進行分類和保存，用戶可以通過在線渠道獲得相關檔案信息，而不需要去圖書館，在線學習與工作都有了保障。

2 信息化時代下圖書館檔案管理工作問題分析

1）管理人員缺乏專業素質。一般來說，圖書管理員屬于公職人員，遵循國家的相關規定和政策。由于沒有足夠的市場意識，圖書管理人員的崗位意識較差，對于檔案自動化管理、檢索、復制、編研等專業的知識技能掌握不夠，綜合能力不足，滿足不了現代化設備的操作要求，即便是設備更新換代也不能發揮其應有的功能。

2）缺乏統一、完善的檔案管理制度。檔案管理是圖書管理人員的主要工作內容之一，但在實際管理過程中，卻因為缺乏統一、完善的檔案管理制度而致使管理過程存在很多問題，如，職能不同圖書館的收集標準存在差異，對檔案的標記手法、對圖書的整理分類方法也存在很大不同，即使同一圖書館，不同工作人員管理圖書檔案的方法也是不同的，這樣比較隨意的檔案管理模式經常會讓檔案管理出現斷檔現象，而且阻礙了不同圖書館之間進行資源共享。還有一些圖書館甚至沒有專業的檔案管理人員，也沒有制定相關的管理制度，檔案管理人員在進行檔案管理工作時，就會按照自己的主觀意愿對檔案進行隨意存儲，既沒有對檔案進行認真甄別，也沒有進行分類處理，最終就會對圖書館的長遠發展產生重大影響。

3）存在安全威脅。電子化的檔案管理模式可以提高管理效率，但是在系統中存儲和傳輸的信息數據存在被篡改、盜取等的風險，一旦不法分子通過病毒入侵和其他方式入侵系統，會導致檔案系統的崩潰，擾亂正常工作，或者引起重要檔案信息的丟失[1]。

4）圖書資料檔案管理觀念較為落后。思路決定出路，圖書資料檔案管理也一樣，需要先進的觀念指導前進的方向，而現有的管理人員對于新生事物排斥，根本原因是思想仍然停留在傳統的管理模式中。人類文明的累計已經呈指數級裂變，單純的傳統管理不僅效率低下，而且增加了圖書館的運行成本。想要做到與時俱進，就必須改變落后的管理觀念，積極擁抱新技術，新思想，將先進生產力引入圖書資料檔案管理工作的日常。

3 信息化時代下圖書館檔案管理工作措施

1）增強檔案管理人員的專業能力。就現如今的圖書館檔案管理人員來看，其專業素質及綜合能力其實都有較大的提升空間，特別是在信息技術高速發展的大背景下，圖書館及社會對檔案管理的要求還會不斷提高，此時只有強化人員的培訓力度，注重增強其專業素質與綜合水平，才能從根本上提高檔案管理的質量與效率。總的來講，圖書館可從兩方面進行檔案管理人員的培訓。第一，專業技術能力的培養必須得到足夠的重視，在幫助管理人員不斷更新檔案知識與計算機技術的基礎上，使其工作水平能在最大程度上提升；現代化檔案管理系統的操作培訓也很重要，從而在提高管理效率的同時，充分發揮網絡環境的重要作用。第二，由于圖書館信息檔案的類型十分豐富，所以管理工作也非常復雜繁瑣，管理人員既需注重時事類檔案與政府文件類的管理，也要確保人事檔案管理的質量和效率，基于此，除需具備應有的專業技能外，管理意識也必須納入培訓考核之中。此外，圖書館也可通過責任制的形式，對管理人員起到約束、督促的作用，確保其能在保存與整理檔案的時候，做好檔案建檔和分類處理的工作。若出現檔案丟失或漏存的情況，則應按照規章制度對相關責任人進行問責，從而達成以儆效尤的目的，進一步從根本上提高管理人員的管理意識與專業水平[2]。

2）利用云計算創建數字圖書館檔案。要想圖書館檔案信息化管理能夠滿足時代發展要求，就要不斷對其進行更新。云計算作為一種新興的信息技術，對其進行應用，必然會在一定程度上促使圖書館檔案信息化管理效果得到提升。近年來云計算已經在圖書館檔案信息化管理工作中實現了廣泛應用，而且取得了不錯的實際效果，充分證明了云計算具有很大的實際應用價值。另外，一些圖書館完全是照搬其他圖書館的成功經驗來創建自己的數字圖書館檔案，這樣的數字圖書館檔案根本不能滿足本圖書館用戶需求，因此，圖書館應對云計算的背景進行深入分析，并結合圖書館的實際情況來應用云計算，這樣才能保證各圖書館真正實現檔案資源信息共享，并為檔案信息化工作能夠順利進行提供助力，還可以提高圖書館的檔案信息服務質量。

3）重視檔案信息化的安全管理。信息化開放包容的姿態，給了人們無限的可能，然而信息安全問題也時刻困擾著我們。信息化檔案資料如果沒有足夠的安全管理，勢必會造成嚴重的損失。所以，在建設檔案管理信息化的同時，我們需要提高安全防范意識，建立檔案管理的標準，重視檔案信息的安全管理。首先，檔案信息化管理需要根服務器備份，以實現數據不丟失，不混淆，同時定期同步化檔案管理信息。其次，檔案管理工作人員需要一定的操作權限，在數據的傳遞和使用的過程中，都需要進行加密解密，從而確保數據不更改[3]。

4）為信息化建設提供充足的資源支持。圖書館檔案管理信息化建設需要足夠的資源支持，包括設備、人力資源和資金。在社會知識傳播方面，圖書館扮演著重要的角色，目前我國很多圖書館信息管理水平低，與圖書館檔案管理信息化建設所需資源匱乏不無關系。所以在新時期圖書館檔案管理信息化建設中，第一，要提供足夠的資源支持，管理部門要為各類圖書館的建設提供所需要的資金，用于圖書館各種信息系統的建設和相關設備的購置等；第二，圖書館管理信息化建設中，政府部門也要從政策上進行引導，提供相應的資金支持，建立健全圖書館信息化標準，促進圖書館信息化建設的規范化、標 準化。

4 結語

綜上所述，在網絡環境中，信息技術的應用具有多方面的功能價值，信息化應用技術讓圖書館在資訊方面獲得更多功能，而這些功能本身又能促進圖書館的發展，促進知識和技術的迅速發展，對此還需要加強信息系統建設，提高人員信息意識與安全管理水平。