信息化時代如何做好工會檔案管理工作

梁彥亭

（陽泉市礦區(qū)職工服務(wù)中心，山西 陽泉 045000）

工會檔案信息化管理主要內(nèi)容，就是運用信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)及計算機這些作為手段，通過檔案管理理論作為指導，由此來全面開展的工會檔案管理工作。這樣的方式便于使用信息技術(shù)來優(yōu)化工會檔案管理工作，減少傳統(tǒng)工會檔案管理工作中存在的不足及誤差，使其管理更具效率，更優(yōu)質(zhì)，為提質(zhì)工會工作提供更好的檔案信息。

1 工會檔案管理工作中存在的不足

1.1 對工會檔案管理認識不夠

在工會這一組織中，檔案管理工作是其一個核心內(nèi)容，若工會檔案管理工作開展的非常好，那么就能夠?qū)衅渌ぷ鞯拈_展打下一個堅實的基礎(chǔ)，為其提供助力，使得整個工會工作的開展極為順利。現(xiàn)今，我國大部分工會對檔案管理的認識還處在一個基礎(chǔ)階段，沒有認識到做好工會檔案管理對后續(xù)其他工作開展的重要性及價值。正因為認知上存有不足，使得工會檔案管理中的收集、整理及其他工作開展起來存于較大的難度，進而也就出現(xiàn)了服務(wù)不周、辦事效率不高等不好的現(xiàn)象。特別是在一些需要應(yīng)急處理的事件中，往往沒有積極、認真負責的態(tài)度對其及時處理，這使得工會檔案管理的質(zhì)量難以得到好的保障，對工會檔案管理工作的開展也會產(chǎn)生一定的影響和阻礙。目前，工會工作的主要內(nèi)容就是維護職工合法權(quán)益、竭誠服務(wù)職工群眾，而在檔案管理方面也只是一個存檔記錄的工作，沒有認識到檔案管理對自身發(fā)展的重要性，甚至一些企業(yè)或單位并沒有將檔案管理歸納到正常工作的開展中。另外，一些工會在檔案管理這方面投入的人力、物力及資金都較少，硬件設(shè)施設(shè)備都沒有達到工作開展的需求，甚至一些工會的檔案管理僅僅依靠人工來進行，這必然導致工作效率不高，還會存有人工誤差現(xiàn)象[1]。

1.2 工會檔案管理人員能力水平不夠

現(xiàn)今大部分處于工會檔案管理這一崗位中的工作人員都不具備專業(yè)知識和技能水平，而且還有一些崗位在漫長的發(fā)展中已然缺失，沒有得到補充。在工會檔案管理這方面國家也沒有出具對應(yīng)的法律法規(guī)來對其工作的開展進行規(guī)范和約束，這使得檔案管理工作在開展中存有極大的難度。另外，工會在對檔案管理各個崗位的人事安排上，充滿了隨意性，幾乎沒有專職檔案管理人員，管理人員頻繁更換，沒有依據(jù)人員的能力及知識來進行針對性安排，甚至存有不經(jīng)過培訓直接上崗開展工作的情況，這極容易導致檔案收集沒有依據(jù)相關(guān)規(guī)定及標準進行，導致檔案出現(xiàn)收集不完整的情況，而且未經(jīng)過培訓的人員在歸納及整理檔案信息方面會存有具體開展流程不熟悉的情況，這給工會檔案管理埋下了較多的風險隱患，會導致工會的發(fā)展受到影響。因為工會檔案管理人員能力水平不夠，專業(yè)知識缺乏，檔案錯收漏收現(xiàn)象頻發(fā)。此外，一些工會并沒有設(shè)立單獨的檔案室，而是將其融入到其他的辦公室中，這樣的情況極容易導致檔案遺失。

1.3 檔案收集整理流程不規(guī)范

因為對檔案管理不重視，又沒有對應(yīng)的法律法規(guī)及健全的制度，導致檔案在收集整理中沒有對應(yīng)的規(guī)范要求，這便會給后續(xù)工作的開展帶去較多的問題，像是因文案的收集不準確及時，會使得對應(yīng)用戶的資料出現(xiàn)欠缺現(xiàn)象。若收集文件的書寫不規(guī)范，會使得難以辨別，在查詢檔案信息時，就會出現(xiàn)找不到的情況，這對工會工作的開展帶去了極大的影響。之所以出現(xiàn)這些問題是因為沒有針對收集整理的制度體系，工作人員在開展工作時沒有做到認真、負責，也沒有及時收集檔案資料，將其歸檔，這就使得檔案資料不完整、存有欠缺。甚至還會出現(xiàn)張冠李戴的現(xiàn)象，將本是其他檔案中的資料放到了另一份檔案中，這對后續(xù)查詢會產(chǎn)生極大的影響[2]。

2 信息化時代做好工會檔案管理工作的措施

2.1 提升工作人員的服務(wù)及信息意識

為了能夠更好的建設(shè)工會檔案信息化管理，工會就需要提升檔案工作人員的服務(wù)及信息意識，讓其將這兩個意識深入到檔案管理中的各個環(huán)節(jié)，不論是資料收集、整理還是歸檔、使用等都需要這兩個意識來加持，從而提升自身的工作效率及質(zhì)量。另外，工會還可以通過獎懲措施來提升檔案工作人員工作的積極性和效率，讓其能夠積極且主動的進行檔案資料的收集及整理工作，不斷的完善各個檔案。另外，還需積極拓展服務(wù)內(nèi)容及形式，以便提升工會檔案管理中服務(wù)質(zhì)量及效率。

2.2 提升檔案管理人員的能力水平

工會需要重視運用制度來管理檔案，這也是促使工會檔案信息化管理朝向規(guī)范化、合理化以及標準化方向發(fā)展的基礎(chǔ)條件。工會在建立檔案信息化管理的過程中，需要將新知識、新技術(shù)以及應(yīng)用等緊密的聯(lián)系起來，也因此，工會檔案管理人員的能力水平需要得到提升及發(fā)展。在工會建立檔案信息化管理的過程中需要管理人員掌握一定的計算機、互聯(lián)網(wǎng)信息知識及技能，由此才能更好的建設(shè)檔案信息化管理。基于此，工會需要加大對管理人員的培訓力度，讓其在培訓中提升自身的信息技術(shù)及知識。還需注意，隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，信息越發(fā)的復雜多變，相關(guān)技術(shù)人員要能夠很好的從中進行分辨、收集及整理等，從而獲取促使工會檔案信息化管理得以發(fā)展的良好信息及資源。

2.3 建立健全基礎(chǔ)設(shè)施及制度

當工會檔案管理擁有較為完善的基礎(chǔ)設(shè)施后，才能更好的建設(shè)工會檔案信息化管理。最近幾年中，信息技術(shù)發(fā)展極為迅猛，它不僅擁有極快的傳播速度還儲存著數(shù)量極為龐大的數(shù)據(jù)信息，這些資源若能良好的運用，那么必然能夠推進工會檔案管理的發(fā)展。依據(jù)信息化時代發(fā)展的具體情況，工會檔案管理應(yīng)當積極融入計算機及信息技術(shù)，并依據(jù)這些條件建立起局域網(wǎng)技術(shù)，從而讓工會中的各個環(huán)節(jié)及部門能夠加強溝通及聯(lián)系，當然也需要建立健全較為規(guī)范的制度，只有制度才能保證工作開展的規(guī)范性依據(jù)合理性。在制度的制定中一定要明確檔案歸檔時間及管理條例，并對檔案管理中的各個人員能力及素質(zhì)做出明確要求，以便從整體上提升工會檔案信息化管理水平。另外，工會還需建立健全檔案資料收集、保管及利用制度，以保證工會檔案管理工作的開展過程都由對應(yīng)的制度來作為指導及規(guī)范，以便減少漏收錯收現(xiàn)象，提升工作效率及質(zhì)量[3]。

3 結(jié)束語

工會檔案信息化管理是工會檔案管理必然的發(fā)展趨勢，雖然它現(xiàn)今還處在一個發(fā)展的階段，但是其發(fā)展前景是非常好的。針對這一情況，工會也應(yīng)當加大檔案信息化管理的建設(shè)，以便能夠運用先進的信息技術(shù)及計算機等來提升工會檔案管理工作開展的效率及質(zhì)量。