信息化時代下事業單位檔案管理的優化途徑探討

范亞楠

（河北省地礦局第六地質大隊，河北 石家莊 050000）

在信息化水平飛速發展的當下，要充分運用先進的信息技術手段，推進事業單位檔案管理信息化建設，力求顯著提高檔案資源的保存及利用率，從而促進事業單位檔案管理工作的不斷完善和優化。

1 信息化時代對于事業單位檔案管理的重要意義

1.1 提升事業單位檔案管理工作質量

信息化時代的發展為檔案管理工作的數字化發展提供了技術支持，互聯網技術的出現改變了人們的工作和生活方式，使用信息技術來管理事業單位檔案內容，能夠促進檔案管理工作模式的創新改革，提升工作效率[1]。信息化時代給檔案管理工作帶來了全方位的服務感受，想要促進事業單位的發展，需要積極提升事業單位的管理能力。檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要一環，在檔案管理中融合信息化技術，創建出完善的信息數據庫，針對檔案進行集中管理，形成具有機密性和嚴謹性的檔案管理制度，能夠有效提升事業單位的檔案管理工作質量。

1.2 激勵檔案管理人員進行工作創新

信息化時代事業單位想要利用信息技術來提升檔案管理工作質量，需要把檔案管理工作人員的工作熱情充分激發出來，對于工作觀念和工作模式進行積極創新，將信息技術的優勢發揮出來，提升檔案管理工作效率和工作質量。信息技術的應用能夠明顯提升事業單位的檔案管理工作水平，但是同時也受到了很多因素的影響，例如人力、物力和財力等因素。檔案管理工作人員還需要結合事業單位當前的發展實際情況來強化檔案管理工作的信息化發展，使其更加具備事業單位的發展特色。

2 信息化時代下事業單位檔案管理的優化途徑

2.1 做好安全防范工作，加強動態監控

事業單位要充分意識到檔案管理安全的重要性，在對檔案進行存放時，要確保檔案室門窗緊閉；應派安保人員在檔案室門口進行看守，防止其他人員的闖入；制定相關的安全管理制度，對于出現違規操作的人員要給予一定的處罰。檔案管理人員要提高安全意識，做好相應的安全防范工作，確保檔案管理工作的順利進行，應定期對檔案管理人員進行培訓，教會他們如何確保檔案安全。為了更好地落實檔案管理安全防范工作，事業單位可以從以下幾個方面入手：

1）添加防火墻技術，防護墻能夠在想要保護的網絡與其他網絡之間產生“屏障”，從而避免其他網絡對于要保護網絡的訪問。事業單位可以利用防火墻技術，對檔案管理系統進行設置，從而控制其他網站的訪問。

2）要對檔案管理系統的訪問權限進行設置，這是檔案管理安全防范工作最有效的方式之一，能夠有效地避免不法分子的入侵，從而提高信息化檔案管理的安全性。

3）病毒防護措施，病毒能夠對檔案管理系統進行破壞，從而使檔案管理系統的操作受到限制，因此，安裝病毒保護軟件非常重要。

2.2 建立電子檔案標簽

目前電子碼在互聯網行業運用的較為廣泛，現在需要將這一技術引入事業單位的人事檔案管理中，其實質就是將每一個員工的檔案添加一個條形碼，即電子碼，依據事業單位員工的工號對每個電子碼設置編號，并將編號及電子碼粘貼在檔案袋上。然后，做出一套完整的檔案管理系統，務必做好權限分配：首先，只有部門的負責人才是超級管理員，有權限調用員工的檔案和查看員工的電子檔案；其次，普通職員只能通過電子標簽上的編號查詢檔案是否在我們的數據庫中，其余的內容是沒有權限查看的，這樣可以防止員工的電子檔案信息被泄露出去；最后，就是檔案管理人員通過電腦將數據全部錄入 系統[2]。

2.3 強化檔案信息化管理建設工作

隨著數字時代的來臨，信息化管理已成為必然，信息化管理作為一種高效的管理手段，它的出現革新了傳統檔案管理方式，有利于提高檔案管理效率和質量。事業單位對于檔案管理的傳統做法是：以實體紙質管理為主，由檔案管理人員對檔案進行收集、分類、保管等，這樣的管理方法很煩瑣，且工作效率低下。在信息快速發展的背景下，應對檔案管理工作有所創新，充分利用信息化技術，提高信息系統的管理水平，從而確保檔案系統中各個環節都能夠達到相應的標準，進而發揮出它應有的作用。事業單位應當認識到檔案管理信息化的重要性，并加大檔案信息化管理建設的力度。一方面，要結合檔案管理工作實際，構建一個統一、完善的檔案信息化管理系統，促進檔案管理的信息化操作；另一方面，要利用信息技術，構建一個共享平臺，逐步實現全國聯網的公共檔案管理系統和人事檔案信息查詢系統。此外，在推進檔案管理信息化建設的過程中，事業單位要做好檔案信息安全管理，加大信息安全技術的應用，如加密技術、身份認證技術等，還應不斷健全其服務管理功能，進而確保信息傳輸的及時性、有效性，保證資源使用效率的最大化[3]。

2.4 建立檔案信息資源共享平臺

事業單位檔案管理的現代化建設，并非只是簡單集中保管各門類的檔案，而是一項實現檔案管理工作規范化、制度化的系統工程。在建設過程中，需要標準化的管理方式、先進的設備作為支撐。推進檔案管理的信息化，各個項目都要做到標準化，符合檔案的各項標準化內容、案卷目錄、編號及分類等。檔案管理一定要做到有法可依、有章可循，從收集、整理到歸檔存入微機，都須做到條理清晰、目的明確，進而確保檔案更為完整，保證正確記錄和存檔，防止檔案記載內容的遺失、疏漏。逐步搭建起檔案信息資源共享平臺，向平臺上傳檔案的目錄和全文，使檔案信息真正實現共享，從而使以服務為主導的事業單位檔案管理現代化體系成功建立。

2.5 強化檔案管理網絡化發展宣傳推廣

事業單位的各個管理部門都需要意識到檔案管理工作的重要性，加大內部人員的重視程度，有效實現對檔案管理工作傳統觀念的改變，建立新型的信息化檔案管理理念，利用相關軟件實現對資料的收集與整理，提升檔案管理的效率，同時也保障資源得到合理應用，并提升檔案管理的質量。另外，在事業單位內部要建立公共網絡溝通平臺，實現對資料完整性的體現，加大對數據和資料的共享，發揮所有資源的最大功能，提升事業單位人員的檔案管理意識[4]。

3 結語

信息化的科學技術給人們所帶來的便利有目共睹，事業單位也應當順應時代發展，科學合理地舍棄掉過時、陳舊的紙質檔案管理系統，對事業單位信息化檔案管理系統進行創新改革。作為國家事業單位，面對檔案管理創新發展中所遇到的問題與困難，應當迎難而上，立足于信息化檔案管理系統的開發利用，大力弘揚創新精神，爭做信息化時代的發展先驅。