做好園林工程檔案管理工作的幾點思考

原 娜

（晉城市園林綠化一大隊，山西 晉城 048000）

園林工程檔案包含的內容非常豐富，一般來說涉及了基建資料、監(jiān)理資料、物資資料、施工資料等多方面的信息。這些檔案資料既是施工活動順利開展的基礎，也是后期園林使用過程中的依據。所以，在新時期背景下，就必須要做好檔案管理的具體工作，為園林工程建設創(chuàng)造良好的條件。

1 園林工程檔案的重要價值

從園林工程檔案來講，其具有多方面的顯著特點。比如具有多樣性，涉及的內容很多，從工程建設前期到后期，各方面工作都會形成具體的工程檔案。即便是某一個方面，都會有很多細小項目的檔案分類。比如在基建檔案這個方面，就會有排水、水景、輔裝、綠化、假山等等方面的檔案，這些檔案都需要分門別類予以記錄。其次具有多變性，這是因為園林工程的可塑性很強，在實踐中存在諸多變化，這會導致檔案記錄出現不少更改變動。鑒于園林工程檔案具有的特點，做好檔案管理工作就有顯著價值了。

1）可以保證工程建設的順利開展。園林工程檔案中涉及了各種施工資料，而施工活動的開展，需要依照這些工程質量來進行實施。做好檔案管理，能夠確保這些施工資料的真實性和完整性，這樣可以為施工活動打下基礎，確保施工活動取得理想中的效果，提高園林工程建設的效果。2）可以為相似工程的開展提供借鑒。近些年，我國經濟發(fā)展非常迅速，人們的生活水平逐漸提高，對于生活環(huán)境的要求也越來越高。園林工程建設，對于提高城市生活環(huán)境具有積極作用，越來越多的新工程開始建設或者在規(guī)劃當中。在新工程的規(guī)劃建設中，就可以從這些工程檔案中尋找到可以參考借鑒的素材。3）具有積極的社會價值。園林工程檔案記錄了工程建設的整個過程和相關信息，在以后的歷史發(fā)展中，這些檔案就會成為價值巨大的歷史文化資料，可以從這些檔案資料研究城市建設發(fā)展。

2 園林工程檔案管理中存在的一些問題

做好檔案管理具有積極意義，但是在目前的園林工程檔案管理中，卻還存在一些問題，導致檔案工作并未達到理想的狀態(tài)。

1）檔案收集整理不及時不完善。對于檔案管理工作來說，收集整理是初步工作，只有對相關的檔案資料及時并且完善的搜集與整理，才能為管理活動的開展打下基礎。但是，從目前來講，檔案搜集不及時不完善的現象一直存在。比如，在工程驗收的相關檔案資料，就存在不齊全的問題，而且存在一定的代簽現象。在進行搜集整理的過程中，沒有將相關資料及時有效的整理起來，這就導致檔案管理的基礎沒有打好。2）檔案文件不規(guī)范。從檔案管理工作來看，檔案文件不規(guī)范的問題也是存在的，主要來說表現在三個方面。第一，檔案文件資料格式不規(guī)范。在園林工程建設中的很多資料文件，都具有標準的格式要求，這是為了資料信息的規(guī)范化和標準化處理。但是，在檔案管理實踐中，部分檔案文件并不規(guī)范，甚至出現了文件丟失的情況，這就給檔案管理工作造成了一定的負面影響。第二，圖紙不規(guī)范。圖紙是園林工程檔案中的重要資料，能夠反映出園林工程中許多表面上看不見的信息，比如管線布置位置。這些圖紙資料一定要規(guī)范編制，才能在后續(xù)工作中發(fā)揮作用。不過，從目前來講，圖紙不規(guī)范的問題時有出現，需要引起重視。3）檔案管理的信息化水平不高。在園林工程檔案管理工作中，通過信息化技術構建信息化的管理模式，已經成為檔案管理的重要工作了。不過，在當前的園林工程檔案管理中，對于信息化技術的運用水平還不高，不少管理環(huán)節(jié)還局限在以往的人力管理模式當中，這就不可避免地會出現一些管理上的問題，不僅降低了檔案管理的效率，也影響到了檔案管理的質量，這對于園林工程檔案管理的發(fā)展進步而言會形成阻礙。4）缺乏完善的檔案管理體系。園林工程檔案管理是一項體系化的工作，從工程前期開始就已經需要重視，會一直延續(xù)到工程后期，甚至在工程投入使用后依然會具備重要的作用。因此，這就需要有完善的檔案管理體系來作為支撐。不過，目前不少單位在園林工程檔案管理這方面并未構建起完善的管理體系，制度上存在缺席，管理環(huán)節(jié)上也有銜接不到位的地方，從而導致管理效果不佳。

3 園林工程檔案管理提高管理水平的幾點措施

針對目前存在于檔案管理中的一些不足之處，相關人員就需要對癥下藥予以合理有效地控制。

1）加強檔案收集整理。要確保檔案管理工作切實有效，那么就要針對檔案搜集整理工作加強關注，及時搜集，做好整體，打下良好的管理基礎。具體來說，首先，需要加強檔案的搜集。在園林工程建設過程中，對于產生的各方面檔案，都要就是將其搜集起來，盡快予以歸納入檔。其次，在搜集工程檔案之后，還需要對其做好整理工作。一方面，要根據檔案內容進行分別歸類，比如綠化工程的檔案需要分為一類，給排水工程的檔案需要分為一類，這樣分開整理。另一方面，還需要關注檔案資料的內在邏輯聯系，依據工程建設的時間進度，合理對檔案進行排列，形成體系化。2）做好檔案文件資料的規(guī)范。在檔案管理工作中，還需要注意檔案文件的規(guī)范問題，規(guī)范化的文件才能進行統(tǒng)一化的管理，如果文件不規(guī)范，那么就會造成檔案管理遭遇一些困難。比如在文件形式上，需要使用標準化文件，這樣方便裝訂。如果在一份檔案中，某些文件資料不標準，那么就會給檔案裝訂帶來麻煩。所以，在檔案管理中，就要對這個方面加強管理，如果遇到不規(guī)范的檔案文件，可以讓相關人員重新通過標準化文件進行處理。另外，在工程圖紙這個方面，也需要做好管理，確保圖紙編制的規(guī)范化。3）利用信息技術進行檔案管理。新時期，信息技術已經成為各行業(yè)管理工作的重要手段，通過對信息技術的有效運用，可以提升管理工作的效果。在園林檔案的管理中，就可以對信息技術加強運用，構建信息化的檔案管理模式。首先，可以借助大數據技術，構建檔案管理數據庫，將各類檔案都進行數字化。對于工程中的檔案，需要將其錄入到計算機數據庫當中，這樣一來可以借助大數據對這些檔案數據進行管理和分析，挖掘其深層次的內涵價值。其次，可以借助二維碼技術，對每份檔案設計一個對應的二維碼進行標記，將基本的信息錄入其中。這樣在管理的時候，通過手機掃碼功能就可以快速獲取每份檔案的信息，方便了管理活動。4）構建完善的檔案管理機制。在園林工程檔案管理中，需要有完善的制度來輔助相關工作的開展。因此在管理實踐中，就要對相應的制度進行完善。一方面，要建立健全檔案管理機制，著眼時代變化和工程需求，對相應的管理條款進行優(yōu)化和補充。另一方面，要對相應的配套制度進行建立，加快激勵機制、責任機制以及監(jiān)督機制的構建，通過完善的制度體系，對檔案管理工作實現促進。

5 結束語

園林工程檔案管理對于園林工程建設發(fā)展具有多方面的價值意義，對于目前存在的些許問題，管理人員要認識到問題的根源所在，然后立足當前實際做好自我檢查，認識到當前管理中存在的不足，然后展開針對性改進。