高校畢業生人事檔案管理問題與措施

蘇全艷

（山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會保障局，山東 臨沂 277700）

對于高校畢業生而言，他們的人事檔案能夠真實、準確地反映他們的在校表現和綜合素質，為用人單位的選擇提供參考。然而，現行的高校畢業生人事檔案管理存在諸多不足，不能為高校畢業生就業以及企業選拔人才提供有效的服務。

1 畢業生檔案管理中存在的問題

1）檔案權利模糊，學生的主體地位不強。近年來，我國高校畢業生的數量日益增多，其人事檔案因需大部分轉向用人單位，當然也有其他不同去向。在此過程中，存在諸多問題，例如部分畢業生不能立即確定畢業后的去向，這類學生的人事檔案因此滯留于院校。但是，在檔案法律規范中，仍然沒有對畢業生檔案進行明確的定性和分類[1]，使高校畢業生檔案管理工作陷入了僵局。畢業生檔案是反映高校生學習經歷的原始載體，是真實、客觀、完整的重要資料，其主體地位應為高校畢業生，但因為高校畢業生沒有權利保管，因此部分高校畢業生就忽略了檔案的主體地位，對檔案漠不關心。

2）檔案模式單一，缺乏鮮明的個性化。在畢業生人事檔案管理工作中，檔案質量也是人事部門面臨的重要問題之一。高校畢業生檔案是學生在校期間學習、生活及重要社會實踐活動的真實記錄，是反映學生綜合素質和家庭社會關系等方面的主要原始材料，也是用人單位選人、用人決策的重要依據[2]。高校檔案全宗中表明了學生檔案主要包括以下幾點能反映學生的教育過程的內容：“主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。”[3]但由于檔案嚴重形式化、評價內容主觀性強、個性化內容常常被簡化或者忽視、對學生參與社會活動的記錄以及發明創造的材料內容描述較少，導致這類檔案只能稱為“人事檔案”，不能上升到“人才檔案”的高度，不能為高校畢業生就業和企業選拔提供有效的服務。

3）管理機制不完善。高校畢業生檔案，由于人事檔案管理制度的不完善，導致管理方式多種多樣，出現多頭管理的現象。既有中央單位所屬機構，又有市和區縣所屬機構；既有組織人事部門所屬機構又有行業所屬機構；既有人才服務機構，又有職業介紹機構；既有事業性質的機構，又有企業性質的機構[4]。受以上因素影響，高校畢業生檔案管理缺乏整體可控的管理，再加上雖然對高校畢業生檔案的基本內容做了要求，但是沒有統一規范標準，檔案中的表格千差萬別，這也加劇了檔案管理的難度和復雜性，更是對以后高校畢業生檔案的信息化進程增加了阻礙。

4）檔案轉遞與接收不規范。2015年6月25日，教育部辦公廳、人力資源社會保障部辦公廳、國家郵政局辦公室聯合下發《關于高校畢業生檔案轉遞有關事項的通知》（教學廳函〔2015〕39號），文件明確指出：

高校畢業生檔案可通過郵政機要通信、郵政EMS標準快遞或派專人轉遞這三種渠道相結合的轉遞方式，使高校畢業生檔案轉遞相對便捷也安全。但是在當前就業政策不斷優化的社會環境下，有許多用人單位急于給畢業生辦理入職手續或者其他原因允許畢業生攜帶檔案去報到，而有些學校為了避免這種檔案管理的麻煩，開始忽略規章制度的要求，選擇根據學生的需要允許學生自帶檔案，部分院校甚至在畢業生沒有接收單位的情況下直接把檔案交給學生自帶，這類檔案轉遞與接收不規范的現象影響了檔案的真實性，加劇了檔案管理的難度和復雜性。

2 加強畢業生檔案管理的有效措施

1）強化學生的主體地位，明確檔案權屬。畢業生檔案是反映高校生學習經歷的原始載體，是真實、客觀、完整的重要資料，其主體地位為高校畢業生。因此，可利用信息化技術對其進行存檔和傳輸，以有效避免檔案信息的丟失、損壞或篡改，這樣不僅保障了高校畢業生的主體權利，而且有利于管理人事檔案的保存和傳遞。另外，由于檔案不明確的主體地位，使畢業生對自身檔案的認識不足而重視不夠。因此，對于畢業生檔案管理，應明確規定，雖然檔案只能根據學生個人在學習過程中的行為進行譜寫，但其主體地位是不可動搖的，通過明確畢業生對于檔案的主體地位，增強畢業生對檔案的歸屬感和意義。

2）豐富材料內容，上升到“人才”檔案的高度。應盡快完善各學段學生電子檔案系統的內容，以便在高校畢業生檔案信息化建設過程中形成全面、統一、完整的檔案記錄。通過電子檔案平臺分享學生在各個時期的誠信度、學業成績、具體表現等相關指標，完善突出高校畢業生人才檔案的內容，為高校畢業生就業和企業選拔提供有效的服務。為避免檔案評價內容的主觀性和形式化，應分學習階段進行檔案的評價，并根據實際情況組建評價小組對學生成績與表現情況進行客觀公正的評價。

3）強化認知，主動服務，積極建立現代化管理制度。在畢業生檔案管理工作中應充分發揮畢業生的檔案的價值，積極更新檔案管理的理念，在尊重畢業生隱私的基礎上有選擇性地向用人單位公開檔案內容。為方便用人單位全面了解畢業生具體情況，允許用人單位通過合法途徑有針對性地查閱人事檔案。通過高效的檔案管理服務為人才定位提供數據上的支持，對于畢業生就業與發展具有重要意義。

在當今社會發展的新時期，為了提高檔案管理水平，必須堅持與時俱進，構建一個現代化的檔案管理系統，在完善相關監督管理制度的基礎上明確畢業生檔案管理職責，能夠最大限度地避免檔案管理工作中職責不明確的現象，能有效減少責任推諉現象的發生，確保檔案管理工作的有效性。公共人才服務機構應通過半封閉管理突破傳統檔案管理制度的局限性，科學激活畢業生檔案信息，以便能更好地為畢業生和用人單位提供檔案管理服務。

4）規范檔案管理及轉遞流程，提高畢業生檔案管理實效。在畢業生檔案管理工作中，要有效規范檔案管理流程，選擇業務能力強、綜合素質高的人員負責畢業生檔案管理工作，并加強檔案管理人員的崗位意識和責任意識，使管理工作規范化、制度化。畢業生檔案管理工作有很強的政策性和專業性，對檔案管理的技術質量要求較高。因此，在高校畢業生檔案管理工作中，需要檔案管理人員具有正確的價值觀與人生觀，以及良好的專業素養和政治理論。另外，建立良好的溝通機制，形成一個標準化的工作常態，確保畢業生檔案的存檔和轉遞的客觀性、全面性、準確性、完整性與及時性。

3 結語

綜上所述，通過研究發現，畢業生檔案的管理中存在諸多不足，不能為畢業生和用人單位提供有效的檔案服務，對此，我們必須充分認識到畢業生檔案管理的重要性，在科學技術的支持下建立現代畢業生檔案管理系統，提高畢業生檔案管理水平。