高校畢業(yè)生人事檔案管理問題與措施

蘇全艷

（山東省臨沂市蘭陵縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 臨沂 277700）

對(duì)于高校畢業(yè)生而言，他們的人事檔案能夠真實(shí)、準(zhǔn)確地反映他們的在校表現(xiàn)和綜合素質(zhì)，為用人單位的選擇提供參考。然而，現(xiàn)行的高校畢業(yè)生人事檔案管理存在諸多不足，不能為高校畢業(yè)生就業(yè)以及企業(yè)選拔人才提供有效的服務(wù)。

1 畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

1）檔案權(quán)利模糊，學(xué)生的主體地位不強(qiáng)。近年來，我國(guó)高校畢業(yè)生的數(shù)量日益增多，其人事檔案因需大部分轉(zhuǎn)向用人單位，當(dāng)然也有其他不同去向。在此過程中，存在諸多問題，例如部分畢業(yè)生不能立即確定畢業(yè)后的去向，這類學(xué)生的人事檔案因此滯留于院校。但是，在檔案法律規(guī)范中，仍然沒有對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行明確的定性和分類[1]，使高校畢業(yè)生檔案管理工作陷入了僵局。畢業(yè)生檔案是反映高校生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始載體，是真實(shí)、客觀、完整的重要資料，其主體地位應(yīng)為高校畢業(yè)生，但因?yàn)楦咝．厴I(yè)生沒有權(quán)利保管，因此部分高校畢業(yè)生就忽略了檔案的主體地位，對(duì)檔案漠不關(guān)心。

2）檔案模式單一，缺乏鮮明的個(gè)性化。在畢業(yè)生人事檔案管理工作中，檔案質(zhì)量也是人事部門面臨的重要問題之一。高校畢業(yè)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是反映學(xué)生綜合素質(zhì)和家庭社會(huì)關(guān)系等方面的主要原始材料，也是用人單位選人、用人決策的重要依據(jù)[2]。高校檔案全宗中表明了學(xué)生檔案主要包括以下幾點(diǎn)能反映學(xué)生的教育過程的內(nèi)容：“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。”[3]但由于檔案嚴(yán)重形式化、評(píng)價(jià)內(nèi)容主觀性強(qiáng)、個(gè)性化內(nèi)容常常被簡(jiǎn)化或者忽視、對(duì)學(xué)生參與社會(huì)活動(dòng)的記錄以及發(fā)明創(chuàng)造的材料內(nèi)容描述較少，導(dǎo)致這類檔案只能稱為“人事檔案”，不能上升到“人才檔案”的高度，不能為高校畢業(yè)生就業(yè)和企業(yè)選拔提供有效的服務(wù)。

3）管理機(jī)制不完善。高校畢業(yè)生檔案，由于人事檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致管理方式多種多樣，出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象。既有中央單位所屬機(jī)構(gòu)，又有市和區(qū)縣所屬機(jī)構(gòu)；既有組織人事部門所屬機(jī)構(gòu)又有行業(yè)所屬機(jī)構(gòu)；既有人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，又有職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)；既有事業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，又有企業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)[4]。受以上因素影響，高校畢業(yè)生檔案管理缺乏整體可控的管理，再加上雖然對(duì)高校畢業(yè)生檔案的基本內(nèi)容做了要求，但是沒有統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案中的表格千差萬別，這也加劇了檔案管理的難度和復(fù)雜性，更是對(duì)以后高校畢業(yè)生檔案的信息化進(jìn)程增加了阻礙。

4）檔案轉(zhuǎn)遞與接收不規(guī)范。2015年6月25日，教育部辦公廳、人力資源社會(huì)保障部辦公廳、國(guó)家郵政局辦公室聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞有關(guān)事項(xiàng)的通知》（教學(xué)廳函〔2015〕39號(hào)），文件明確指出：

高校畢業(yè)生檔案可通過郵政機(jī)要通信、郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞或派專人轉(zhuǎn)遞這三種渠道相結(jié)合的轉(zhuǎn)遞方式，使高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞相對(duì)便捷也安全。但是在當(dāng)前就業(yè)政策不斷優(yōu)化的社會(huì)環(huán)境下，有許多用人單位急于給畢業(yè)生辦理入職手續(xù)或者其他原因允許畢業(yè)生攜帶檔案去報(bào)到，而有些學(xué)校為了避免這種檔案管理的麻煩，開始忽略規(guī)章制度的要求，選擇根據(jù)學(xué)生的需要允許學(xué)生自帶檔案，部分院校甚至在畢業(yè)生沒有接收單位的情況下直接把檔案交給學(xué)生自帶，這類檔案轉(zhuǎn)遞與接收不規(guī)范的現(xiàn)象影響了檔案的真實(shí)性，加劇了檔案管理的難度和復(fù)雜性。

2 加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理的有效措施

1）強(qiáng)化學(xué)生的主體地位，明確檔案權(quán)屬。畢業(yè)生檔案是反映高校生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始載體，是真實(shí)、客觀、完整的重要資料，其主體地位為高校畢業(yè)生。因此，可利用信息化技術(shù)對(duì)其進(jìn)行存檔和傳輸，以有效避免檔案信息的丟失、損壞或篡改，這樣不僅保障了高校畢業(yè)生的主體權(quán)利，而且有利于管理人事檔案的保存和傳遞。另外，由于檔案不明確的主體地位，使畢業(yè)生對(duì)自身檔案的認(rèn)識(shí)不足而重視不夠。因此，對(duì)于畢業(yè)生檔案管理，應(yīng)明確規(guī)定，雖然檔案只能根據(jù)學(xué)生個(gè)人在學(xué)習(xí)過程中的行為進(jìn)行譜寫，但其主體地位是不可動(dòng)搖的，通過明確畢業(yè)生對(duì)于檔案的主體地位，增強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案的歸屬感和意義。

2）豐富材料內(nèi)容，上升到“人才”檔案的高度。應(yīng)盡快完善各學(xué)段學(xué)生電子檔案系統(tǒng)的內(nèi)容，以便在高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)過程中形成全面、統(tǒng)一、完整的檔案記錄。通過電子檔案平臺(tái)分享學(xué)生在各個(gè)時(shí)期的誠(chéng)信度、學(xué)業(yè)成績(jī)、具體表現(xiàn)等相關(guān)指標(biāo)，完善突出高校畢業(yè)生人才檔案的內(nèi)容，為高校畢業(yè)生就業(yè)和企業(yè)選拔提供有效的服務(wù)。為避免檔案評(píng)價(jià)內(nèi)容的主觀性和形式化，應(yīng)分學(xué)習(xí)階段進(jìn)行檔案的評(píng)價(jià)，并根據(jù)實(shí)際情況組建評(píng)價(jià)小組對(duì)學(xué)生成績(jī)與表現(xiàn)情況進(jìn)行客觀公正的評(píng)價(jià)。

3）強(qiáng)化認(rèn)知，主動(dòng)服務(wù)，積極建立現(xiàn)代化管理制度。在畢業(yè)生檔案管理工作中應(yīng)充分發(fā)揮畢業(yè)生的檔案的價(jià)值，積極更新檔案管理的理念，在尊重畢業(yè)生隱私的基礎(chǔ)上有選擇性地向用人單位公開檔案內(nèi)容。為方便用人單位全面了解畢業(yè)生具體情況，允許用人單位通過合法途徑有針對(duì)性地查閱人事檔案。通過高效的檔案管理服務(wù)為人才定位提供數(shù)據(jù)上的支持，對(duì)于畢業(yè)生就業(yè)與發(fā)展具有重要意義。

在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，為了提高檔案管理水平，必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，在完善相關(guān)監(jiān)督管理制度的基礎(chǔ)上明確畢業(yè)生檔案管理職責(zé)，能夠最大限度地避免檔案管理工作中職責(zé)不明確的現(xiàn)象，能有效減少責(zé)任推諉現(xiàn)象的發(fā)生，確保檔案管理工作的有效性。公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)通過半封閉管理突破傳統(tǒng)檔案管理制度的局限性，科學(xué)激活畢業(yè)生檔案信息，以便能更好地為畢業(yè)生和用人單位提供檔案管理服務(wù)。

4）規(guī)范檔案管理及轉(zhuǎn)遞流程，提高畢業(yè)生檔案管理實(shí)效。在畢業(yè)生檔案管理工作中，要有效規(guī)范檔案管理流程，選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的人員負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理工作，并加強(qiáng)檔案管理人員的崗位意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使管理工作規(guī)范化、制度化。畢業(yè)生檔案管理工作有很強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，對(duì)檔案管理的技術(shù)質(zhì)量要求較高。因此，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中，需要檔案管理人員具有正確的價(jià)值觀與人生觀，以及良好的專業(yè)素養(yǎng)和政治理論。另外，建立良好的溝通機(jī)制，形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的工作常態(tài)，確保畢業(yè)生檔案的存檔和轉(zhuǎn)遞的客觀性、全面性、準(zhǔn)確性、完整性與及時(shí)性。

3 結(jié)語

綜上所述，通過研究發(fā)現(xiàn)，畢業(yè)生檔案的管理中存在諸多不足，不能為畢業(yè)生和用人單位提供有效的檔案服務(wù)，對(duì)此，我們必須充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案管理的重要性，在科學(xué)技術(shù)的支持下建立現(xiàn)代畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，提高畢業(yè)生檔案管理水平。