新形勢下檔案管理工作的規范化探析

楊環宇

（云南省昆明市嵩明縣嵩陽街道社會保障綜合服務中心，云南 昆明 651700）

檔案管理工作開展過程中涉及了人才管理以及經濟活動管理等多項內容，構建合理的檔案管理制度能夠對單位發展形成積極作用，可見檔案管理具有十分重要的作用。但以檔案管理實踐來看，由于受到傳統觀念偏差的影響，在檔案管理實際工作中仍然存在很多不規范的現象，檔案文件丟失、存放不規范的問題比較普遍，由此對檔案資料的實用性產生影響。

1 檔案管理工作重要性分析

對于一個單位來說檔案資料承載了其發展過程中全部內容，是單位發展歷史的詳細記錄和見證，以檔案內容為基礎，專業人員能夠更好地開展業務。因此必須要針對檔案管理工作給予高度重視，這樣才能及時發現檔案管理中存在不足之處，并及時進行規劃和管理，以此來充分保障檔案資料的真實性和完整性，讓檔案資料能夠在單位發展過程中發揮出重要的作用。檔案資料的合理利用能夠讓單位及時發現發展過程中人力管理、成本管理、業務管理中存在不足之處[1]，并采取有效解決措施。在當今社會不斷發展的情況下，然后對于檔案管理的重要性逐漸有了全新的認識，為了能夠進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理工作實現規范化，工作人員必須要對檔案管理工作重要性進行正確認識，對檔案管理在促進單位發展的進步中發揮著重要作用進行明確。

2 新形勢下檔案管理工作存在問題

1）管理人員意識淡薄。目前很多事業單位的工作人員對于檔案管理工作重視程度不同，而且大部分檔案管理工作人員缺乏基本管理意識，導致在檔案管理實踐中經常出現問題。另外，部分工作人員受傳統思想影響，不能緊跟時代發展，從而使得檔案管理實踐中經常出現檔案資料保管不及時等一些問題。而由于管理人員在意識上比較薄弱，檔案管理實踐中經常會出現各種問題，這對單位的檔案管理工作可持續發展開始制約作用。

2）管理制度不完善。在社會經濟水平不斷進步的形勢下，各單位管理制度以及管理職能都在實現不斷完善，在此情況下，進一步促進了崗位職能得以充分發揮。但是，檔案管理工作開展實踐中，由于缺乏完善管理體系，導致管理工作不能與現代化管理需求相符，在單位發展過程中也不能積極的發揮出引導作用。與此同時，由于缺乏完善的執行體系，檔案管理實踐中不規范操作行為非常普遍，檔案資料使用也具有較大的隨意性。另外，目前各個單位在發展過程中過分注重經濟效益，檔案管理工作被嚴重忽略，從而對檔案管理工作效率產生嚴重影響，在檔案管理工作方面投入的精力也比較少[2]。而在資源配置不合理的情況下，使得管理工作人員責任意識薄弱，傳統管理模式一直沿用至今，使得檔案管理工作嚴重缺乏創新性。

3）管理措施落后。對于現代社會發展來說，實體管理工作開展中對先進技術應用需求比較迫切。在信息技術和計算機技術不斷普及的情況下，各行各業的工作執行也都受到影響。但是，檔案管理工作制度依然落后，信息化管理手段的應用也比較少，針對檔案管理沒有建立起相應的網絡管理平臺，導致檔案管理信息化發展水平相對落后。目前很多單位的檔案管理仍然存在紙質管理和手工登記等一些現象，這不僅會對檔案管理工作效率產生影響，而且也會嚴重影響檔案管理工作的規范化發展。檔案資料的利用率會受到極大影響，而且也沒有實現高度共享。

3 新形勢下實現檔案管理工作規范化的備課

1）完善檔案管理工作制度。完善的管理制度能夠為檔案管理工作實現規范化奠定基礎。為了進一步促進檔案管理工作實現規范化發展，首先必須要建立起完善的檔案管理制度。檔案管理工作在具體執行過程中，要想實現規范化管理目標需要嚴格遵照一定的工作制度來開展，這樣才能讓檔案管理工作實現健康發展。因此，首先要針對管理工作中的職責權利進行明確劃分，在此基礎上來充分保障各項管理制度能夠得到明確落實。針對檔案管理規章制度進行完善之后，對檔案管理工作實踐能形成有效的指導和制約[3]。檔案管理工作在具體執行過程中，對管理人員具體崗位職責以及工作任務要進行清晰劃分，同時要求管理工作開展嚴格按照規章制度執行，以此來促進檔案管理水平的穩步提升。另外，檔案管理工作制度制定過程中必須要保障其與檔案管理實際發展狀況相符，以此來進一步促進檔案管理制度的有效性，從而進一步推動檔案管理工作實現規范化發展。

2）強化檔案管理技術手段。在現代化社會不斷進步的過程中，傳統檔案管理手段已經體現出了較大局限性，不能滿足現代化檔案管理對規范化的實際需求。最主要是因為，在社會不斷進步的過程中，檔案信息量在急劇增加，而且檔案種類也進一步拓展，在實際管理工作中針對不同類型檔案的管理實踐存在較大差異，傳統管理模式下需要消耗大量的人力、物力資源。因此必須要在檔案管理工作中充分利用現代化手段，實現計算機技術的廣泛應用，進一步推動檔案管理工作向著規范化方向發展。計算機技術以及信息技術的應用不僅能夠全面提升檔案管理工作效率，而且基于信息化管理系統的檔案管理工作能夠充分保證檔案資料的安全性，進一步提升了檔案管理工作的規范性，有效避免檔案管理工作中出現檔案資料泄露和遺失的現象。

3）提升檔案管理人員水平。在檔案管理工作中管理人員是實際的執行者，對所有檔案管理工作負直接責任。因此管理人員本身的專業素質和技能水平都會對檔案管理的實現規范化產生一定影響。在新的發展形勢下，各行各業發展對于檔案管理工作提出了更加嚴格的要求，為了能夠讓檔案管理工作人員更好地適應新形勢下的檔案管理工作實踐。需要針對檔案管理人員綜合素質進行不斷提升。首先，在進行檔案管理人員招聘的過程中，需要進行嚴格把關，對應聘人員檔案管理專業知識以及業務開展能力進行全面分析[4]；其次，要針對現有檔案管理人員開展培訓工作，通過制定出更加科學合理的培訓計劃，來促進管理人員的業務能力和綜合素質得到全面提升。與此同時還要針對檔案管理工作人員的現代化先進技術的應用技能培訓，讓所有檔案管理工作人員能夠實現自身實踐能力的有效提升。在此基礎上還能夠進一步促進檔案管理工作實現規范化發展。

4 結束語

在新的發展趨勢下，各行各業發展過程中對檔案資料的利用需求在不斷提升，為了能夠進一步促進檔案管理工作向著國家規范化的方向發展，首先必須要建立起完善的檔案管理工作制度，并在檔案管理實踐中充分利用現代化的先進技術手段，與此同時針對所有檔案管理工作人員綜合素質和實現操作能力水平的全面提升，這樣才能真正實現檔案管理工作的規范化發展。