建筑工程檔案資料有效管理措施的應用分析

安 萌

（阜新市建設監理總公司，遼寧 阜新 123000）

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

1.1 為工程建設管理提供依據

工程建設是建立在專業的工程設計、科學的計算以及規范化管理的基礎上的，因此在工程建設中會出現大量的工程建設相關資料對工程的整個過程進行記錄。一旦在工程建設中出現安全或者質量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時發現問題所在，并進行相應地調整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設的安全和質量無法保障，而且一旦出現問題無法進行有效追溯，出現各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負擔和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規范，施工人員和管理人員各司其職按照標準要求做好自己分內的工作，只有這樣才能保證工程項目有序開展。

1.2 為建筑的后期維護以及行業的發展提供參考

建筑工程檔案資料的管理不僅能夠為施工現場的作業和管理提供依據，最重要的是為建筑后續使用中的維護提供參考。建筑工程的使用壽命都比較長，一般最少都有幾十年的使用需求，隨著社會的發展以及技術的進步，在漫長的時期里對建筑的維護和修繕是必不可少的，有的甚至根據當地的發展要求還需要對建筑進行擴建或者改建。在這個過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設時的強度以及應力方面是無從知曉的，因此也就無法進行科學合理地施工設計，這種情況下進行的修繕和施工往往會潛藏巨大的風險。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細的建筑設計以及施工中的強度等方面的數據進行參考，在此基礎上進行建筑的擴建和改建就會比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理的優化路徑

2.1 強化工程檔案資料形成過程的監督與控制

想要有效優化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達到優化的目的。項目開建之初，要根據地方與行業的規范管理辦法，編制自己的歸檔標準、內容和范圍，對設計、監理、總包、施工單位進行資料交底，提出并要求實現資料規范化、標準化和系統化的管理目標，將檔案資料納入考核目標進行獎罰，以保證檔案管理的效率和質量。在建設過程中，制定完善的規章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環節。以某地區的標志性建設項目舉例，在項目建設之前，與施工單位、監理單位等進行溝通，增強與其資料管理人員、技術人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個施工過程中，做好檔案管理業務的指導工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監督與控制，保質保量做好各相關部門的檔案歸檔工作。

2.2 開展企業檔案業務培訓

為進一步提升建筑施工企業檔案治理水平，增強參建人員的檔案編制能力，應定期組織檔案業務培訓。培訓內容主要圍繞檔案相關法律法規、檔案治理規范、檔案整理歸檔與檔案利用等，旨在培養企業檔案管理人員和參與者全面重視檔案工作的大局意識和責任意識，提高實際操作技能和業務水平，并針對企業發展過程中不斷涌現的新需求及時調整檔案治理的新思路、新舉措。

2.3 加強信息系統建設

新時期對檔案管理人員的綜合素質提出了新的要求。如何構建專業的檔案管理隊伍是提高建筑施工企業檔案治理工作質量的重要舉措。提高檔案管理人員的綜合素質可以從提高專業素質和實際工作能力兩個方面進行。專業素質方面，可以定期開展專業培訓，對檔案管理人員進行系統化培訓，使其能夠熟練地掌握檔案形成、工程施工流程、立卷歸檔、信息化系統的使用方法等，以更好地提高檔案工作效率。實際工作能力方面，建筑施工企業可以結合自身發展來制定更加合適的人員培養方案，做好建筑施工企業檔案工作不只是檔案管理人員的事，而是需要企業全員都要具備檔案意識，從而建設一支專業能力過硬的檔案管理隊伍。

2.4 落實檔案信息安全管理

一是加強企業檔案管理人員的培訓，樹立較強的安全意識，尤其要掌握數字檔案的安全保護技術，定期組織開展安全檢查，發現漏洞及時補救。二是構建完善的安全管理機制，將企業檔案信息安全管理工作納入議事日程，確保落實到實際工作。三是加強企業檔案資料的管理和宣傳，增強相關人員對檔案安全尤其是數字化檔案安全的重視，制定符合企業實際的檔案安全應急預案，做好突發性事件的 處理。

2.5 制定完善的檔案治理規章制度

每項工作的落實和推進都離不開完善的規章制度規范，建筑施工企業檔案工作也一樣，為了讓此項工作做得更好，需要制定完善的檔案規范化管理制度。不僅要求日常管理工作中哪些資料應當歸檔，還要有完整的歸檔工作流程。從資料的收集、整理到利用都要有明確的要求，讓企業檔案變得井井有條。

3 結語

總之，工程檔案是工程建設最真實地反映，是檢驗工程質量的重要依據，及時發現管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養體系和獎懲制度，不斷總結經驗和教訓，提高整體檔案管理水平。