建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用分析

安 萌

（阜新市建設(shè)監(jiān)理總公司，遼寧 阜新 123000）

1 建筑工程檔案管理的重要性分析

1.1 為工程建設(shè)管理提供依據(jù)

工程建設(shè)是建立在專業(yè)的工程設(shè)計(jì)、科學(xué)的計(jì)算以及規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上的，因此在工程建設(shè)中會(huì)出現(xiàn)大量的工程建設(shè)相關(guān)資料對工程的整個(gè)過程進(jìn)行記錄。一旦在工程建設(shè)中出現(xiàn)安全或者質(zhì)量方面的問題，都可以通過對檔案資料的查詢及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題所在，并進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整與改善。如果沒有檔案資料的話不僅工程建設(shè)的安全和質(zhì)量無法保障，而且一旦出現(xiàn)問題無法進(jìn)行有效追溯，出現(xiàn)各方相互推諉扯皮的情況，不僅阻礙了工程的進(jìn)展，而且也給工程管理人員帶來了極大的負(fù)擔(dān)和壓力。工程檔案資料可以使施工流程和工程管理更加規(guī)范，施工人員和管理人員各司其職按照標(biāo)準(zhǔn)要求做好自己分內(nèi)的工作，只有這樣才能保證工程項(xiàng)目有序開展。

1.2 為建筑的后期維護(hù)以及行業(yè)的發(fā)展提供參考

建筑工程檔案資料的管理不僅能夠?yàn)槭┕がF(xiàn)場的作業(yè)和管理提供依據(jù)，最重要的是為建筑后續(xù)使用中的維護(hù)提供參考。建筑工程的使用壽命都比較長，一般最少都有幾十年的使用需求，隨著社會(huì)的發(fā)展以及技術(shù)的進(jìn)步，在漫長的時(shí)期里對建筑的維護(hù)和修繕是必不可少的，有的甚至根據(jù)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展要求還需要對建筑進(jìn)行擴(kuò)建或者改建。在這個(gè)過程中如果沒有工程資料做參考，也就意味著對工程建設(shè)時(shí)的強(qiáng)度以及應(yīng)力方面是無從知曉的，因此也就無法進(jìn)行科學(xué)合理地施工設(shè)計(jì)，這種情況下進(jìn)行的修繕和施工往往會(huì)潛藏巨大的風(fēng)險(xiǎn)。而工程的檔案資料就很好地解決了這一問題，通過詳細(xì)的建筑設(shè)計(jì)以及施工中的強(qiáng)度等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行參考，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行建筑的擴(kuò)建和改建就會(huì)比較安全徹底。

2 建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

2.1 強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制

想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強(qiáng)化意識(shí)，真正意識(shí)到建筑工程資料管理的重要性和對工程項(xiàng)目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項(xiàng)目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計(jì)、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實(shí)現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎(jiǎng)罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個(gè)環(huán)節(jié)。以某地區(qū)的標(biāo)志性建設(shè)項(xiàng)目舉例，在項(xiàng)目建設(shè)之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行溝通，增強(qiáng)與其資料管理人員、技術(shù)人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作。在整個(gè)施工過程中，做好檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，逐步強(qiáng)化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

2.2 開展企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為進(jìn)一步提升建筑施工企業(yè)檔案治理水平，增強(qiáng)參建人員的檔案編制能力，應(yīng)定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容主要圍繞檔案相關(guān)法律法規(guī)、檔案治理規(guī)范、檔案整理歸檔與檔案利用等，旨在培養(yǎng)企業(yè)檔案管理人員和參與者全面重視檔案工作的大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)水平，并針對企業(yè)發(fā)展過程中不斷涌現(xiàn)的新需求及時(shí)調(diào)整檔案治理的新思路、新舉措。

2.3 加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)

新時(shí)期對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求。如何構(gòu)建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍是提高建筑施工企業(yè)檔案治理工作質(zhì)量的重要舉措。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從提高專業(yè)素質(zhì)和實(shí)際工作能力兩個(gè)方面進(jìn)行。專業(yè)素質(zhì)方面，可以定期開展專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，使其能夠熟練地掌握檔案形成、工程施工流程、立卷歸檔、信息化系統(tǒng)的使用方法等，以更好地提高檔案工作效率。實(shí)際工作能力方面，建筑施工企業(yè)可以結(jié)合自身發(fā)展來制定更加合適的人員培養(yǎng)方案，做好建筑施工企業(yè)檔案工作不只是檔案管理人員的事，而是需要企業(yè)全員都要具備檔案意識(shí)，從而建設(shè)一支專業(yè)能力過硬的檔案管理隊(duì)伍。

2.4 落實(shí)檔案信息安全管理

一是加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，樹立較強(qiáng)的安全意識(shí)，尤其要掌握數(shù)字檔案的安全保護(hù)技術(shù)，定期組織開展安全檢查，發(fā)現(xiàn)漏洞及時(shí)補(bǔ)救。二是構(gòu)建完善的安全管理機(jī)制，將企業(yè)檔案信息安全管理工作納入議事日程，確保落實(shí)到實(shí)際工作。三是加強(qiáng)企業(yè)檔案資料的管理和宣傳，增強(qiáng)相關(guān)人員對檔案安全尤其是數(shù)字化檔案安全的重視，制定符合企業(yè)實(shí)際的檔案安全應(yīng)急預(yù)案，做好突發(fā)性事件的 處理。

2.5 制定完善的檔案治理規(guī)章制度

每項(xiàng)工作的落實(shí)和推進(jìn)都離不開完善的規(guī)章制度規(guī)范，建筑施工企業(yè)檔案工作也一樣，為了讓此項(xiàng)工作做得更好，需要制定完善的檔案規(guī)范化管理制度。不僅要求日常管理工作中哪些資料應(yīng)當(dāng)歸檔，還要有完整的歸檔工作流程。從資料的收集、整理到利用都要有明確的要求，讓企業(yè)檔案變得井井有條。

3 結(jié)語

總之，工程檔案是工程建設(shè)最真實(shí)地反映，是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎(jiǎng)懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平。