檔案管理工作中如何對檔案室資料進行歸納和利用

魏勝月

（鄒城市疾病預防控制中心，山東 濟寧 273500）

在企事業單位的工作開展中，在項目推進、人資管理、日常運營及財務工作等推進過程中，會產生大量檔案資料。而在檔案管理中，不僅應對檔案室中的信息資料進行分類、歸納，使其得到妥善的保管，避免檔案資料遭受損壞、產生信息遺失；更應做好對檔案室資料的利用，同步進行對信息數據的發掘，滿足新時期對檔案管理工作開展提出的更高要求。只有這樣，才能為決策工作提供依據，發揮檔案管理的價值，打破工作的局限性，顯著提升檔案管理人員的職業 素養。

1 檔案管理中對檔案室資料歸納和利用意義

檔案資料的載體種類增多、檔案分類細化[1]，對日常檔案管理工作的開展提出了新要求。在企事業單位日常工作推進中，不僅會積累、產生大量檔案資料，也需對其加以有效保管，提升歸納與利用工作的有效性。只有這樣，才能結合檔案信息數據，進行項目決策、歸納工作經驗等等。在為后續工作開展夯實基礎的過程中，使檔案工作朝著積極、高效的方向邁進，使其工作開展步入新的層次，進一步彰顯檔案資料管理工作的優勢。

2 檔案管理中對檔案室資料歸納和利用策略

2.1 提升工作人員綜合素養

在對檔案室資料的歸納與利用過程中，檔案工作人員綜合素養高低將對工作開展質量與水平起到極為關鍵的影響作用。為此，為了妥善保管檔案資料、進行資料歸納與檔案信息利用，應不斷提升工作人員的素養與能力。譬如；可拓展招聘渠道，引入專業化、高素質檔案管理人才；亦或重視對自有檔案管理人才的培養，為他們提供學習與進修的機會，使其積極引入創新工作理念，優化自身的工作開展形式，及時進行對檔案室資料的歸納與數據發掘，實現對檔案信息的高效利用。另外，檔案管理人員應具有良好地服務意識，注意做好檔案信息的保密，為相關高層管理、兄弟部門工作人員提供其所需要的檔案資料，為其決策或戰略規劃提供有力參考。

2.2 促進檔案管理的一體化

在提升檔案管理工作質量，促進對檔案室資料的歸納與利用中，還應實現工作一體化推進。如此一來，既有助于規范管理，也將明確工作職責，使銜接工作有序進行。故此，依據自身業務開展情況，成立檔案管理制度、完善工作管理體系，加強對各項工作的績效考核，使歸檔、分類及查閱等工作更加可視化、標準化，實現動態管理。同時，應重視對相關缺失檔案內容補充，確保檔案室中材料的真實性與完整性。另外，對于一些企事業單位涉及保密內容的檔案資料，還應使管理工作更加有的放矢，為此設置附加管理條例，使檔案管理更具適宜性、科學性，保證每一環節工作的推進都有據可依。

2.3 構建信息化檔案管理庫

在提升檔案管理效率，使檔案室資料歸納與利用工作更具合理性與規范性的過程中，需重視對科學技術的應用。面對大數據、云計算、人工智能、5G等技術的發展，信息管理工作應擺脫傳統的工作方式與理念，具有創新意識，構建自身的信息檔案數據管理庫。這樣才能滿足精細化管理要求，進行對現有檔案室資料的分類與歸檔。在助力檔案管理工作現代化發展的過程中，深入進行對關聯信息的分析，使數據模型建立更加科學。

進而，打破檔案管理工作的局限性，避免單一的進行靜態紙質檔案管理，進行對檔案中信息數據的開發與再利用，實現智能存儲、大數據分析，形成目錄數據庫、文字檔案資料庫及多媒體檔案庫等[2]。同時，對于企事業單位的內部工作人員，可為其開設相應的檔案資料查詢權限。并且，應使檔案管理人員具有信息素養，做好檔案信息系統維護工作，規范自身的操作行為，避免黑客非法訪問或木馬的攻擊等。此外，應建立專門的檔案機房，做好數據備份工作。

3 結語

總之，立足于新時代背景下，提升檔案管理工作的實效性，促進相關工作人員專業素養的提升，進行對檔案室資料的歸納與利用，并非一蹴而就的[3]。首先，應增強工作人員的責任感與使命感，使檔案管理更加精細化；其次，應使工作開展有重點、具效率，加強對信息化輔助設備的應用，并積極做好數據管理與信息備份；最后，應進行對不同類目檔案信息的發掘與應用，形成數據建模，依據不同部門、工作人員所需為其開設查詢權限，使其進行檔案信息的自主調取與 運用。