檔案管理工作中如何對檔案室資料進(jìn)行歸納和利用

魏勝月

（鄒城市疾病預(yù)防控制中心，山東 濟(jì)寧 273500）

在企事業(yè)單位的工作開展中，在項(xiàng)目推進(jìn)、人資管理、日常運(yùn)營及財務(wù)工作等推進(jìn)過程中，會產(chǎn)生大量檔案資料。而在檔案管理中，不僅應(yīng)對檔案室中的信息資料進(jìn)行分類、歸納，使其得到妥善的保管，避免檔案資料遭受損壞、產(chǎn)生信息遺失；更應(yīng)做好對檔案室資料的利用，同步進(jìn)行對信息數(shù)據(jù)的發(fā)掘，滿足新時期對檔案管理工作開展提出的更高要求。只有這樣，才能為決策工作提供依據(jù)，發(fā)揮檔案管理的價值，打破工作的局限性，顯著提升檔案管理人員的職業(yè) 素養(yǎng)。

1 檔案管理中對檔案室資料歸納和利用意義

檔案資料的載體種類增多、檔案分類細(xì)化[1]，對日常檔案管理工作的開展提出了新要求。在企事業(yè)單位日常工作推進(jìn)中，不僅會積累、產(chǎn)生大量檔案資料，也需對其加以有效保管，提升歸納與利用工作的有效性。只有這樣，才能結(jié)合檔案信息數(shù)據(jù)，進(jìn)行項(xiàng)目決策、歸納工作經(jīng)驗(yàn)等等。在為后續(xù)工作開展夯實(shí)基礎(chǔ)的過程中，使檔案工作朝著積極、高效的方向邁進(jìn)，使其工作開展步入新的層次，進(jìn)一步彰顯檔案資料管理工作的優(yōu)勢。

2 檔案管理中對檔案室資料歸納和利用策略

2.1 提升工作人員綜合素養(yǎng)

在對檔案室資料的歸納與利用過程中，檔案工作人員綜合素養(yǎng)高低將對工作開展質(zhì)量與水平起到極為關(guān)鍵的影響作用。為此，為了妥善保管檔案資料、進(jìn)行資料歸納與檔案信息利用，應(yīng)不斷提升工作人員的素養(yǎng)與能力。譬如；可拓展招聘渠道，引入專業(yè)化、高素質(zhì)檔案管理人才；亦或重視對自有檔案管理人才的培養(yǎng)，為他們提供學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會，使其積極引入創(chuàng)新工作理念，優(yōu)化自身的工作開展形式，及時進(jìn)行對檔案室資料的歸納與數(shù)據(jù)發(fā)掘，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的高效利用。另外，檔案管理人員應(yīng)具有良好地服務(wù)意識，注意做好檔案信息的保密，為相關(guān)高層管理、兄弟部門工作人員提供其所需要的檔案資料，為其決策或戰(zhàn)略規(guī)劃提供有力參考。

2.2 促進(jìn)檔案管理的一體化

在提升檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)對檔案室資料的歸納與利用中，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)工作一體化推進(jìn)。如此一來，既有助于規(guī)范管理，也將明確工作職責(zé)，使銜接工作有序進(jìn)行。故此，依據(jù)自身業(yè)務(wù)開展情況，成立檔案管理制度、完善工作管理體系，加強(qiáng)對各項(xiàng)工作的績效考核，使歸檔、分類及查閱等工作更加可視化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理。同時，應(yīng)重視對相關(guān)缺失檔案內(nèi)容補(bǔ)充，確保檔案室中材料的真實(shí)性與完整性。另外，對于一些企事業(yè)單位涉及保密內(nèi)容的檔案資料，還應(yīng)使管理工作更加有的放矢，為此設(shè)置附加管理?xiàng)l例，使檔案管理更具適宜性、科學(xué)性，保證每一環(huán)節(jié)工作的推進(jìn)都有據(jù)可依。

2.3 構(gòu)建信息化檔案管理庫

在提升檔案管理效率，使檔案室資料歸納與利用工作更具合理性與規(guī)范性的過程中，需重視對科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用。面對大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、5G等技術(shù)的發(fā)展，信息管理工作應(yīng)擺脫傳統(tǒng)的工作方式與理念，具有創(chuàng)新意識，構(gòu)建自身的信息檔案數(shù)據(jù)管理庫。這樣才能滿足精細(xì)化管理要求，進(jìn)行對現(xiàn)有檔案室資料的分類與歸檔。在助力檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，深入進(jìn)行對關(guān)聯(lián)信息的分析，使數(shù)據(jù)模型建立更加科學(xué)。

進(jìn)而，打破檔案管理工作的局限性，避免單一的進(jìn)行靜態(tài)紙質(zhì)檔案管理，進(jìn)行對檔案中信息數(shù)據(jù)的開發(fā)與再利用，實(shí)現(xiàn)智能存儲、大數(shù)據(jù)分析，形成目錄數(shù)據(jù)庫、文字檔案資料庫及多媒體檔案庫等[2]。同時，對于企事業(yè)單位的內(nèi)部工作人員，可為其開設(shè)相應(yīng)的檔案資料查詢權(quán)限。并且，應(yīng)使檔案管理人員具有信息素養(yǎng)，做好檔案信息系統(tǒng)維護(hù)工作，規(guī)范自身的操作行為，避免黑客非法訪問或木馬的攻擊等。此外，應(yīng)建立專門的檔案機(jī)房，做好數(shù)據(jù)備份工作。

3 結(jié)語

總之，立足于新時代背景下，提升檔案管理工作的實(shí)效性，促進(jìn)相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，進(jìn)行對檔案室資料的歸納與利用，并非一蹴而就的[3]。首先，應(yīng)增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與使命感，使檔案管理更加精細(xì)化；其次，應(yīng)使工作開展有重點(diǎn)、具效率，加強(qiáng)對信息化輔助設(shè)備的應(yīng)用，并積極做好數(shù)據(jù)管理與信息備份；最后，應(yīng)進(jìn)行對不同類目檔案信息的發(fā)掘與應(yīng)用，形成數(shù)據(jù)建模，依據(jù)不同部門、工作人員所需為其開設(shè)查詢權(quán)限，使其進(jìn)行檔案信息的自主調(diào)取與 運(yùn)用。