PDCA循環管理工具在醫院檔案管理中的應用效果

趙 麗 王 輝

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261000）

PDCA循環是質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱戴明環，是醫院常用的管理方法之一。PDCA通過P（Plan計劃）、D（Do執行），C（Check檢查）、A（Action評價）四個階段循環執行，環環相扣，一個循環完成后，將未得到解決的問題放入到下一個循環中，呈階梯式上升。醫院檔案是醫院發展之本，優質的檔案能傳承歷史、凝聚人心，提升醫院綜合實力，產生良好的社會效益和經濟效益。PDCA循環是醫院檔案管理的重要手段，貫穿于醫院檔案管理的過程，可以提高醫院檔案管理水平，保證醫院檔案持續、健康、快速發展。本文主要以PDCA循環管理工具在檔案使用過程中的作用為切入點，分析PDCA循環所存在的問題，闡述PDCA循環管理工具對醫院檔案建設的影響。

1 PDCA循環管理工具在醫院檔案管理中的應用分析

1.1 計劃（Plan）階段

計劃（Plan）為PDCA的第一階段，這一階段，要以改進和提高為目的，進行調研并分析原因，總結問題，進而根據醫院實際制定相應的計劃。這一階段，必須明確制定計劃的原因、預期及誰負責執行、什么時間、地點執行等問題。

1）醫院檔案能體現醫院綜合實力，要結合醫院檔案特點，建立制度，完善規范，設計歸檔目標，以目標為指引，對檔案實行科學的管理。加強醫院行政職能部門、保健、臨床、醫技部門之間的溝通，對歸檔范圍進行劃定。

2）劃定歸檔范圍后，開始檔案的收集工作，對于需要歸檔的資料，要妥善保存，科學分類，便于以后工作查找利用。

3）對于檔案歸檔科室負責整理檔案人員進行專業的培訓，制定培訓計劃，掌握檔案管理的相關制度、規定及整理歸檔流程，提高檔案收集、歸檔的業務水平。

4）醫院根據場地、信息化建設等實際情況，引進檔案管理的現代化管理設備，實現檔案管理的信息化和自動化，解決醫院因存在不同院區及不同系列科室空間差距查找檔案不變的問題。

1.2 執行（Do）階段

執行階段即組織實施階段，為PDCA的第二階段，開始實施計劃制定的內容。在這個階段，要加強跟檔案歸檔科室的溝通，讓行政、保健、臨床、醫技部門理解、接受方案，進而實施計劃，并做好材料的整理、收集、上報，記錄執行情況，為醫院檔案整理提供第一手資料。醫院要支持、鼓勵相關科室在此階段的工作，并爭取全院科室的支持配合。醫院要根據檔案管理的標準，把可考核可量化的指標，按照三個最小（物化到最小、量化到最小、考核到最小）原則，制定出一套標準化評估體系，涵蓋醫院檔案管理的收集、分類、整理、歸檔全過程。跟蹤檔案管理各環節，做好對接和問題處理，并加強質控，在質控內容上強調檔案在管理過程中是否存在問題，是否有整改措施、改進措施是否及時，突出對檔案管理的持續改進，形成質控的良性循環。

1.3 檢查（Check）階段

這一階段即檢查檔案管理計劃執行的情況。在這個階段，要根據計劃，檢驗計劃執行效果。抽調行政、保健、臨床、醫技科室業務骨干，成立檢查隊伍，采取定時檢查和不定時抽查等多措并舉相結合的方法，對檔案管理的質量進行嚴格把關，針對檢查過程中存在的檔案建設的內容、體制、機制等問題，進行檢查、評估、分析，采用PDCA管理方法，加強檔案管理質量，使檔案管理水平明顯提高。

1.4 鞏固成果持續改進（Action）

利用質量管理工具，對檔案管理數據指標進行分析，體現改進成效。檔案管理質量考評結果納入醫院績效考核體系，與考核結果直接掛鉤，體現獎優罰劣。

1）實行全面質量管理和全程質量控制，建立從檔案收集、分類、整理、歸檔就共享、查閱、利用的全程質量控制流程和全程質量管理體系。明確管控內容并將其納入醫院管理部門的日常工作，實施動態監控并與科室目標責任制結合，保證質控措施的落實。

2）以規章制度為依據，并不斷修訂完善，強化制度的落實。

3）質控部門有計劃、有針對性地進行督導，對檔案管理中存在的問題積極組織探討，找出問題出現原因，研究解決辦法，從而促進檔案管理工作規范進行。

2 PDCA循環管理工具應用到醫院檔案管理中的意義

2.1 PDCA循環管理工具能使檔案管理更加系統

檔案管理要求在工作中所采取的每一步都穩打穩扎。將PDCA循環管理工具應用到醫院檔案管理中，能使檔案更有豐富性和系統性[1]。

2.2 PDCA循環管理工具能使檔案管理更具發展性

檔案醫院發展過程中，需要不斷推陳出新、與時俱進，才能為醫院發展更好的服務。而PDCA循環管理工具通過每一次的循環，更好的解決檔案發展過程中存在的問題，從而推動醫院更好的發展[2]。

3 PDCA循環管理工具在醫院檔案管理應用中存在的問題

PDCA循環管理工具在醫院中，對于提高醫院醫療質量已經比較成熟，但是在檔案管理中，目前應用比較少，能借鑒的成功經驗相對較少，需要在日常的檔案工作中，不斷摸索前進，遇到問題解決問題，運用PDCA循環理論為醫院檔案建設提供新的思路和方法，推動醫院檔案的動態發展。

4 結束語

通過PDCA循環管理工具在檔案管理中的應用分析，認識到PDCA循環的內涵，結合醫院檔案管理工作的重要性，分析PDCA循環管理工具在醫院檔案管理中的重要作用，能提高醫院檔案管理質量及效率，為醫院更好的發展奠定堅實的基礎[3]。