事業(yè)單位醫(yī)保檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義及方式

李亞杰

（紅山區(qū)醫(yī)療保險(xiǎn)管理局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 事業(yè)單位醫(yī)保檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

總體而言，事業(yè)單位醫(yī)保檔案精細(xì)化管理具有如下意義：一是有利于檔案管理分工精細(xì)化。即進(jìn)一步對醫(yī)保檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的分工進(jìn)行明確，將精細(xì)化管理理念融入到相關(guān)部門的檔案工作中，并配套以相關(guān)的責(zé)任考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源整合的目標(biāo)。二是有利于檔案管理過程中的溝通與交流。鑒于檔案管理工作涉及業(yè)務(wù)寬、部門廣、人員多的特點(diǎn)，所以要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，就必須要進(jìn)一步完善相應(yīng)的溝通機(jī)制，減少因信息溝通不暢所導(dǎo)致的檔案管理問題。三是有利于對信息技術(shù)的應(yīng)用。精細(xì)化管理環(huán)境下，只有真正將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)保檔案管理的各個(gè)流程，才能真正減少人工管理成本，提升管理效率，降低管理的不確定性。

2 事業(yè)單位醫(yī)保檔案管理中常見的不足

2.1 醫(yī)保檔案管理制度存在漏洞

作為在社會(huì)五險(xiǎn)中涵蓋范圍以及輻射范圍最廣的一種保險(xiǎn)，醫(yī)保涉及人員較多，檔案管理工作量和工作壓力較大。然而，部分事業(yè)單位醫(yī)保檔案管理制度不健全，難以形成系統(tǒng)化的管理模式，導(dǎo)致醫(yī)保檔案服務(wù)效率不高、檔案不完整、信息缺失等問題的出現(xiàn)，影響醫(yī)療發(fā)展步伐。一是尚未從制度層面明確歸檔范圍，難以全方位收集相應(yīng)的信息資料，進(jìn)而對醫(yī)保檔案的完整性產(chǎn)生影響，阻礙醫(yī)保服務(wù)水平的提升[1]。二是尚未從制度層面明確醫(yī)保檔案收集的時(shí)限。醫(yī)保工作專業(yè)性強(qiáng)，在實(shí)際生活中通常會(huì)形成條塊分割的局面，這就意味著許多信息資料產(chǎn)生于不同的業(yè)務(wù)部門。如果業(yè)務(wù)部門無法及時(shí)歸檔，將會(huì)影響醫(yī)保檔案的正常工作。三是尚未從制度層面明確績效考核以及責(zé)任落實(shí)的相關(guān)內(nèi)容，部分工作人員的工作質(zhì)量仍然有待提升。

2.2 醫(yī)保檔案信息化工作滯后

信息技術(shù)時(shí)代，醫(yī)保檔案如果單純采用傳統(tǒng)紙質(zhì)化、線下化的管理模式，不僅會(huì)增加事業(yè)單位的保管成本，而且難以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。實(shí)踐中，部分事業(yè)單位醫(yī)保檔案信息化工作滯后，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是未充分對紙質(zhì)類檔案進(jìn)行掃描加工，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理同步。同時(shí)，部分事業(yè)單位對于線上終端產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)更新、收集不及時(shí)，沒有打造相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，無法體現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的精和細(xì)。二是檔案管理系統(tǒng)的功能單一[2]。一方面，檔案管理系統(tǒng)無法與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，許多數(shù)據(jù)難以同步更新，增加了醫(yī)保檔案管理人員工作量。另一方面，檔案管理系統(tǒng)無法兼容圖像類、影像類的信息資料，不適應(yīng)當(dāng)前信息化環(huán)境下檔案格式多元化的趨勢。

2.3 缺乏精細(xì)化管理思維

當(dāng)下，部分事業(yè)單位尚未從精細(xì)化的角度對醫(yī)保檔案管理流程、崗位設(shè)計(jì)進(jìn)行優(yōu)化。一方面，檔案管理流程與事業(yè)單位醫(yī)保檔案管理需求不匹配，導(dǎo)致檔案在收集、整理、分類編目、核對等過程中出現(xiàn)紕漏，后期需要重復(fù)加工，增加了不必要的檔案管理成本[3]。另一方面，檔案管理崗位分工不明確，沒有將具體的任務(wù)分配至相應(yīng)的檔案管理人員。同時(shí)，部分檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性、整體性意識(shí)，割裂醫(yī)保檔案各個(gè)管理流程之間的關(guān)系。

3 事業(yè)單位醫(yī)保檔案精細(xì)化管理的方式

3.1 完善醫(yī)保檔案管理制度，為醫(yī)保檔案精細(xì)化管理創(chuàng)造條件

為了充分確保醫(yī)保檔案管理的連續(xù)性、完整性、真實(shí)性、有效性，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量，必須要完善醫(yī)保檔案管理制度。一是要從制度上明確醫(yī)保檔案的歸檔范圍，做到歸檔資料精細(xì)化。通常而言，按照“應(yīng)歸盡歸”的基本原則，要將享受醫(yī)保患者的就診憑證和記錄、社保機(jī)構(gòu)保存的醫(yī)保人員資料、醫(yī)保診療憑據(jù)、醫(yī)保檔案管理人員收集的資料進(jìn)行整理和歸檔。同時(shí)，事業(yè)單位要根據(jù)醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展情況，進(jìn)一步明確醫(yī)保檔案資料的收集范圍、收集渠道、收集類別。二是要從制度上明確醫(yī)保檔案收集的時(shí)限，要求資料產(chǎn)生部門盡快將相關(guān)資料移送至檔案歸口管理部門，避免檔案錯(cuò)漏和遺失，全面提升工作人員的歸檔意識(shí)。三是要從制度上明確績效考核與責(zé)任落實(shí)機(jī)制，將醫(yī)保檔案精細(xì)化管理與崗位責(zé)任結(jié)合起來，對檔案管理人員的管理行為、管理效率進(jìn)行綜合考評(píng)，強(qiáng)化履職的同時(shí)，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

3.2 加快醫(yī)保檔案信息化建設(shè)，形成完善的精細(xì)化管理體系

為了打造執(zhí)行責(zé)任化、流程精細(xì)化、網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、內(nèi)容精簡化的目標(biāo)，事業(yè)單位要進(jìn)一步借助信息技術(shù)對醫(yī)保檔案進(jìn)行管理。一是要加快醫(yī)保檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、錄入、建庫工作。一方面，對于過去一段時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生的紙質(zhì)類檔案，要集中利用掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，并將其上傳至檔案管理系統(tǒng)或者其他儲(chǔ)存介質(zhì)當(dāng)中。另一方面，事業(yè)單位要進(jìn)一步將數(shù)字化技術(shù)、云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案定量管理與定性管理相結(jié)合。對于線上終端產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)資料，也要按照一定的類別建檔入庫。二是要進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)的功能。一方面，要進(jìn)一步通過技術(shù)手段打通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享壁壘以及數(shù)據(jù)傳輸壁壘，強(qiáng)化檔案線上終端的更新、銷毀工作，確保檔案信息無遺漏之處。另一方面，要及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，確保檔案管理系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)圖像類、影像類的信息資料，充分確保醫(yī)保檔案的完整性。

3.3 樹立精細(xì)化管理思維，明確流程設(shè)計(jì)與崗位設(shè)計(jì)

鑒于事業(yè)單位醫(yī)保檔案管理工作較為復(fù)雜，事業(yè)單位只有從精細(xì)化角度入手，進(jìn)一步明確流程設(shè)計(jì)與崗位設(shè)計(jì)，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新。一是要做到流程設(shè)計(jì)精細(xì)化。事業(yè)單位檔案管理人員要進(jìn)一步將檔案收集、整理、分類編目、核對等流程進(jìn)行細(xì)化，并根據(jù)上述業(yè)務(wù)流程，明確各個(gè)節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人員。二是要做到崗位設(shè)計(jì)精細(xì)化。事業(yè)單位要進(jìn)一步強(qiáng)化過程控制工作，對各個(gè)檔案崗位的關(guān)系進(jìn)行評(píng)估，強(qiáng)化崗位與崗位之間的溝通與交流。有條件的事業(yè)單位還可以探索輪崗機(jī)制，進(jìn)一步提升醫(yī)保檔案管理人員的綜合素質(zhì)，拓寬檔案管理人員的職業(yè)視界。

4 結(jié)束語

事業(yè)單位醫(yī)保檔案是醫(yī)保業(yè)務(wù)中形成的信息資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的集合體，具有重要的社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。新時(shí)期，從精細(xì)化的角度做好事業(yè)單位醫(yī)保檔案管理工作，加快數(shù)據(jù)的傳遞與共享，能夠更好地實(shí)現(xiàn)管理效能最大化。具體而言，一是要完善醫(yī)保檔案管理制度，為醫(yī)保檔案精細(xì)化管理創(chuàng)造條件；二是要加快醫(yī)保檔案信息化建設(shè)，形成完善的精細(xì)化管理體系；三是要樹立精細(xì)化管理思維，明確流程設(shè)計(jì)與崗位設(shè)計(jì)。相信隨著檔案管理人員精細(xì)化管理理念不斷提升，醫(yī)保檔案管理工作的效能也能夠得到最大限度地發(fā)揮。