辦公自動(dòng)化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化和改進(jìn)

姜 萍

（長(zhǎng)春市政府公物倉(cāng)，吉林 長(zhǎng)春 130000）

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展背景下，事業(yè)單位開(kāi)展工作產(chǎn)生的文書檔案資料也日益增多，繼續(xù)沿用以往手工模式進(jìn)行文書檔案管理工作，不僅工作效率低下，還無(wú)法實(shí)現(xiàn)有價(jià)值檔案信息挖掘和利用，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位更加健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。迫切需要跟上時(shí)代發(fā)展腳步，將辦公自動(dòng)化滲透到文書檔案管理當(dāng)中，在促進(jìn)文書檔案管理模式創(chuàng)新升級(jí)的同時(shí)，提高文書檔案管理工作效率和質(zhì)量[1]。本文聯(lián)系辦公自動(dòng)化為事業(yè)單位文書檔案管理帶來(lái)的巨大優(yōu)勢(shì)，對(duì)當(dāng)前開(kāi)展文書檔案管理工作體現(xiàn)出的辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不足、檔案管理脫離自動(dòng)化系統(tǒng)、文檔保密性迎來(lái)較大挑戰(zhàn)等問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，并提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施，以供參考。

1 辦公自動(dòng)化為事業(yè)單位文書檔案管理帶來(lái)的巨大優(yōu)勢(shì)

在事業(yè)單位開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行有效運(yùn)用，可以發(fā)揮以下作用：

1）提高檔案管理工作效率，在辦公自動(dòng)化背景下，事業(yè)單位開(kāi)展工作產(chǎn)生的文書檔案資料，可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行收集、整理、分類和管理，在提高文書檔案管理工作效率基礎(chǔ)上，還有效避免了人工操作疏漏、錯(cuò)誤等問(wèn)題發(fā)生。

2）確保檔案信息數(shù)據(jù)質(zhì)量，以往采用紙張方式對(duì)文書檔案進(jìn)行保管，極容易出現(xiàn)損壞情況，使得檔案信息數(shù)據(jù)不夠完整，對(duì)后期有價(jià)值信息挖掘和利用也會(huì)產(chǎn)生極大影響，然而在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，所有的文書檔案信息都會(huì)儲(chǔ)存在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，并可以利用數(shù)據(jù)備份、云盤保存等方式，避免出現(xiàn)不完整、信息失真等狀況。

3）提高檔案信息分享利用水平，在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理全面辦公自動(dòng)化以后，事業(yè)單位各部門之間聯(lián)系也會(huì)更加密切，尤其是在文書檔案信息使用方面，可以直接省略審批環(huán)節(jié)，通過(guò)統(tǒng)一辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案信息搜索、分享和利用，進(jìn)而促進(jìn)文書檔案重要價(jià)值得到充分發(fā)揮。

4）長(zhǎng)久保存且綠色環(huán)保，以往對(duì)文書檔案進(jìn)行保存，主要通過(guò)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)，操作中除了要按照規(guī)定要求對(duì)檔案進(jìn)行書寫以外，還要避免檔案制作、管理和使用出現(xiàn)破壞、丟失等情況，以對(duì)文書檔案長(zhǎng)久可靠保存帶來(lái)不利影響，然而自從實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，對(duì)文書檔案進(jìn)行管理可以直接通過(guò)電子文件檔案實(shí)現(xiàn)，并且支持磁盤備份、陣列儲(chǔ)存和網(wǎng)絡(luò)云等，極大保障了文書檔案數(shù)據(jù)信息安全性和完整性，另外通過(guò)OA系統(tǒng)可以儲(chǔ)存大量文書檔案，在一定程度上也節(jié)約了大量紙資源，綠色環(huán)保效果更好[2]。

2 現(xiàn)階段事業(yè)單位文書檔案管理存在問(wèn)題分析

當(dāng)前，事業(yè)單位開(kāi)展文書檔案管理工作，還顯現(xiàn)出以下問(wèn)題亟待解決：

1）辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不足，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域開(kāi)展工作依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，大范圍的實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，在提高實(shí)際辦公效率的同時(shí)，將人們從繁雜工作事務(wù)中解脫出來(lái)，然而在事業(yè)單位辦公自動(dòng)化方面，受領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)不夠深入影響，使得實(shí)際開(kāi)展工作沒(méi)有給予文書檔案辦公自動(dòng)化管理足夠支持，導(dǎo)致文書檔案管理難以完整融入辦公自動(dòng)化模塊，實(shí)際開(kāi)展文書檔案管理業(yè)務(wù)也出現(xiàn)較多不適應(yīng)狀況，通過(guò)文書檔案管理活動(dòng)為企業(yè)發(fā)展提供較多戰(zhàn)略信息作用也無(wú)法得到充分發(fā)揮，并對(duì)事業(yè)單位穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來(lái)不良影響。

2）檔案管理保密性迎來(lái)巨大挑戰(zhàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下的文書檔案信息始終處于動(dòng)態(tài)更新?tīng)顟B(tài)，并且受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開(kāi)放性特征影響，導(dǎo)致文書檔案安全性受到極大威脅，特別是針對(duì)文書檔案蘊(yùn)含的信息資料內(nèi)容，非常容易遭到破壞和修改，同時(shí)隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也日趨復(fù)雜，再加上非法盜竊技術(shù)的更新?lián)Q代，對(duì)文書檔案內(nèi)容真實(shí)性、完整性、保密性造成巨大威脅，必須要提高防范意識(shí)，保障文書檔案安全性。

3）文書檔案管理重點(diǎn)把握不足，以往進(jìn)行文書檔案管理，其工作重點(diǎn)主要放在文書歸類、文檔編號(hào)、文件歸檔等上面，但是在對(duì)文書檔案管理實(shí)施辦公自動(dòng)化以后，文書歸類、文檔編號(hào)等工作可以直接通過(guò)辦公系統(tǒng)自動(dòng)完成，新時(shí)期文書檔案管理工作重點(diǎn)需要轉(zhuǎn)移到內(nèi)容檢查鑒定、檔案分享利用、信息數(shù)據(jù)深入挖掘等方面，使事業(yè)單位文書檔案管理朝著縱深方向邁進(jìn)，并指引事業(yè)單位更加健康穩(wěn)定 發(fā)展。

4）工作人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，隨著事業(yè)單位文書檔案管理工作日益走向自動(dòng)化和信息化，對(duì)檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)也提出更高要求，尤其是在業(yè)務(wù)技能、信息化運(yùn)用方面，以往工作人員素質(zhì)水平已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前文書檔案管理工作需要，急需事業(yè)單位引起重視和堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，組織文書檔案工作人員對(duì)新的檔案管理知識(shí)、工作模式、技術(shù)手段等進(jìn)行學(xué)習(xí)和實(shí)踐，使檔案人員專業(yè)素質(zhì)更加契合企業(yè)實(shí)際工作需求[3]。

3 辦公自動(dòng)化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化和改進(jìn)探討

3.1 提高辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)

只有充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化在企業(yè)文書檔案管理中應(yīng)用的重要價(jià)值，才能夠在實(shí)際行動(dòng)中加以體現(xiàn)，為此需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)清辦公自動(dòng)化體系的戰(zhàn)略價(jià)值，并為自動(dòng)化文書檔案管理提供足夠支持，引導(dǎo)和督促企業(yè)文書檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)構(gòu)建，在操作中也要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際狀況，確保所建立的自動(dòng)化系統(tǒng)高度契合事業(yè)單位文書檔案管理工作流程及需要，進(jìn)而為文書檔案管理工作有序、高效和高質(zhì)完成奠定良好基礎(chǔ)[4]。同時(shí)，對(duì)文書檔案管理流程進(jìn)行重新構(gòu)建，主要是傳統(tǒng)的管理流程已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前工作開(kāi)展需要，要深入到文書檔案管理活動(dòng)的各個(gè)模塊當(dāng)中，對(duì)相對(duì)應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制度內(nèi)容進(jìn)行建立和完善，尤其是在標(biāo)準(zhǔn)化操作方式上，可以結(jié)合檔案管理信息化軟件，對(duì)管理流程進(jìn)行專項(xiàng)設(shè)計(jì)，在防止管理流程不適應(yīng)情況發(fā)生的同時(shí)，促進(jìn)文書檔案管理活動(dòng)有條不紊展開(kāi)[5]。

3.2 重視檔案保密性工作

雖然文書檔案自動(dòng)化管理可以有效規(guī)避傳統(tǒng)因素帶來(lái)的文本丟失、遭遇破壞等威脅，但是互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放環(huán)境下也為其帶來(lái)新的危險(xiǎn)源，如：感染病毒、竊取信息等，對(duì)文書檔案完整性、真實(shí)性產(chǎn)生極大影響。為防止這類問(wèn)題發(fā)生，就需要事業(yè)單位在開(kāi)展文書檔案自動(dòng)化管理時(shí)，對(duì)安全工作引起高度重視，除了要加快文書檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)以外，也要注重系統(tǒng)安全防護(hù)，實(shí)踐中可以對(duì)防火墻、云備份等技術(shù)進(jìn)行充分利用，在防止病毒入侵的同時(shí)，對(duì)文書檔案實(shí)施有效保護(hù)，即便是出現(xiàn)丟失、破壞情況，也可以通過(guò)云備份保障檔案信息完整性[6]。同時(shí)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和升級(jí)，可以有效防止病毒入侵，必要情況下事業(yè)單位還可以對(duì)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行建設(shè)，可以有效隔絕外界在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在威脅，文書檔案安全性也得到有力保障。另外，事業(yè)單位可以按照重要程度對(duì)文書檔案進(jìn)行分層管理，針對(duì)平時(shí)較常使用的文書檔案資料，可以定期進(jìn)行云備份，對(duì)于較為重要的文書檔案，除了要使用普通硬盤備份方式以外，還要做好權(quán)限等級(jí)管理，避免數(shù)據(jù)資料出現(xiàn)泄漏情況。

3.3 明確文書檔案管理重點(diǎn)

事業(yè)單位在對(duì)文書檔案實(shí)施自動(dòng)化管理時(shí)，其工作重心也發(fā)生轉(zhuǎn)移，實(shí)際開(kāi)展工作不再是將重點(diǎn)落在檔案收集、整理和歸檔上面，而是朝著內(nèi)容檢查核定、檔案共享使用、信息資料深入分析等方向轉(zhuǎn)變，在提高檔案管理工作效率基礎(chǔ)上，促進(jìn)各項(xiàng)文書檔案資料得到有效使用，并為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。實(shí)踐中需要對(duì)移交的電子文檔屬性進(jìn)行細(xì)致檢查，在確保文檔信息完整和安全以后，按照歸檔文件處理程序進(jìn)行歸檔[7]。同時(shí)，通過(guò)文書檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)全面實(shí)現(xiàn)信息交流和共享，在打破事業(yè)單位各部門之間時(shí)間和空間限制的同時(shí)，還增進(jìn)了彼此間溝通和聯(lián)系，促進(jìn)各項(xiàng)工作任務(wù)更加高效展開(kāi)。此外，事業(yè)單位文書檔案中潛藏了很多有價(jià)值信息資源，對(duì)這些有價(jià)值信息進(jìn)行充分挖掘和利用，可以為企業(yè)重要決策制定提供有力支撐，并帶領(lǐng)事業(yè)單位獲得健康持續(xù)發(fā)展，實(shí)踐中需要對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類保管，并依托現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，加強(qiáng)文書檔案信息資料分析和處理，并實(shí)現(xiàn)檔案信息資料有效利用。

3.4 提升檔案人員素質(zhì)水平

文書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以后，對(duì)檔案人員專業(yè)素質(zhì)也會(huì)提出更高要求，除了要具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)以外，還要對(duì)文書檔案管理流程及工作要求進(jìn)行細(xì)致把握，并以更加認(rèn)真、負(fù)責(zé)態(tài)度對(duì)待自身本職工作，使其更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)完成。同時(shí)在信息技術(shù)能力方面，對(duì)檔案人員也提出嶄新要求，除了要熟練操作信息技術(shù)軟件以外，還要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)對(duì)新信息、新技術(shù)等進(jìn)行學(xué)習(xí)，促進(jìn)文書檔案管理工作任務(wù)更加圓滿完成。實(shí)踐中事業(yè)單位可以根據(jù)新時(shí)期文書檔案管理工作要求，對(duì)外引進(jìn)一批知識(shí)扎實(shí)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)和懂技術(shù)的高素質(zhì)人才加入到現(xiàn)行工作隊(duì)伍當(dāng)中，并積極組織檔案人員參加教育培訓(xùn)，使之對(duì)自身崗位工作內(nèi)容及要求進(jìn)行準(zhǔn)確把握，并在實(shí)踐訓(xùn)練中掌握工作技能，在促進(jìn)文書檔案管理工作有序展開(kāi)的同時(shí)，確保實(shí)際工作質(zhì)量[8]。

4 結(jié)語(yǔ)

本文是基于對(duì)辦公自動(dòng)化背景下事業(yè)單位文書檔案管理優(yōu)化和改進(jìn)的分析，加快事業(yè)單位文書檔案管理自動(dòng)化進(jìn)程，不僅可以促進(jìn)檔案管理工作模式優(yōu)化升級(jí)，還能夠進(jìn)一步提高檔案管理工作效率與質(zhì)量，然而聯(lián)系事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際還存在許多不足，需要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行細(xì)致分析，并立足實(shí)際對(duì)提高辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)、重視文書檔案安全工作、準(zhǔn)確把握檔案管理重點(diǎn)等措施進(jìn)行運(yùn)用，可以充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，相應(yīng)文書檔案管理水平也會(huì)得到極大提高。