如何實現醫院檔案規范化管理

馬 媛

（山東省滕州市中心人民醫院，山東 棗莊 277599）

隨著信息技術的發展，醫院檔案管理技術創新越來越受到重視，利用先進的網絡技術做好醫院檔案管理、提升檔案工作水平是醫院檔案管理的重要途徑。相關領域研究人員需要認識到目前醫院檔案管理的概念和意義，善于分析目前醫院檔案管理能力不足的原因。在此基礎上，提升檔案管理工作能力和現代化應用水平。

1 醫院開展檔案管理的必要性

醫院檔案見證了醫院的發展歷史，可全面、客觀地反映醫院發展歷程中各個時期、各個階段背景下的重大事件、重要工作以及重要人物等，是醫院發展的前提基礎。不僅如此，醫院檔案還有助于推進醫院的深化改革，提升醫院醫療質量水平。隨著近年來我國醫院體制改革的不斷深入，科技興院發展目標的提出，要求廣大醫療工作者要切實開展好檔案信息開發工作、收集完善檔案資料，并在標準化、規范化、制度化基本思想的指導下，推進醫院檔案管理工作的有序開展。因此，結合新時期醫院的實際特征，探索研究出醫院檔案管理的新理念、新方法，是醫院管理工作者所需要達成的一項重要要求，同時也可促進醫院的有序健康發展。

2 現階段醫院檔案管理工作中存在的問題

1）管理人員素質能力較低。現階段，醫院檔案管理中，存在管理人員專業素質能力較低，未能發揮實際管理作用的問題，相關部門應提高對檔案管理人員培訓的重視程度，善于利用先進技術手段和管理意識，優化設計內容，發揮人員優勢對檔案管理工作的積極影響。實踐工作表明，管理人員素質能力不夠，直接導致了醫院檔案管理工作方案設計不合理，使得醫院檔案預期管理效果難以發揮，不利于醫院檔案管理工作的現代化建設。

2）檔案管理制度的不完善。在經歷了長時間的發展之后，大部分醫院已經創建了符合自己發展的管理體系和規范制度，但是絕大多數都是與醫療、護理和人事相關的，并沒有針對檔案管理問題制定規范的管理制度和機制，依舊缺乏統一的管理標準和模式。在醫院檔案管理工作中，制度的不完善導致檔案管理工作不能有效開展，目前現代化檔案管理缺乏具體的管理流程，各項工作的責任分配不到位，且缺乏對管理者的監督和考核措施，這樣則容易造成管理脫節、檔案丟失和破壞等問題，甚至出現各個科室拖延、不能及時上交檔案資料、收集資料困難、管理混亂、效率低下等，導致檔案管理工作流于形式，嚴重影響管理工作有序、規范的開展。長時間不規范的管理工作，導致所有人員更加不重視檔案管理工作，降低了工作人員的積極性，減少了工作的熱情，不能為醫院提供高效的信息，更不能使檔案信息的真正價值發揮出來。檔案管理制度的不完善，嚴重影響著醫院信息的交流和處理，阻礙著醫院的建設和發展，因此只有健全管理制度，管理人員才能更好、更準確把握管理的方向，將檔案管理對醫院的重要作用發揮出來。

3）醫院檔案管理缺乏專業指導、缺少技術規范和標準。到目前為止，醫院檔案管理工作參照2008年《衛生檔案管理暫行規定》在市政府檔案局和上級衛生行政部門的指導下進行。《醫療機構病歷管理規定（2013年版）》、2017年《電子病歷管理規范（試行）》對醫療類檔案提出了明確的要求；2018年《國家衛生健康委員會科技重大專項檔案管理辦法》對于醫院科研項目檔案管理有一定的參照意義；2019國家衛生健康委《醫療和疾控機構消防安全生產工作管理指南》《醫療和疾控機構后勤安全生產管理指南》對醫院消防安全管理和醫院后勤電力系統安全管理等九項工作的檔案管理內容和時限給出明確要求。對于醫院整體檔案管理還缺乏技術規范或標準的指導。

3 加強醫院檔案規范化管理的對策

1）提高檔案管理工作者綜合素質。提高管理工作者綜合素質，組建一支高水平的檔案管理團隊，是實現檔案管理工作順利開展的一大前提。為此，醫院必須要加大對檔案管理工作者的培養力度，不僅需要引導檔案管理工作者樹立以人為本的思想，秉持勤勞樸素的工作作風，還要對檔案管理工作者的綜合素質予以考核。首先，加大對檔案管理工作者的培訓力度，培訓內容包括檔案業務、現代管理學科、計算機網絡技術、相關法律法規等，同時，邀請業內專家進行講座，并加強醫院與同行業之間的交流互動，通過分享經驗實現共同進步。其次，引進專業人才，提升團隊整體素質，使檔案管理部門更為專業可靠。再次，加大崗位責任及績效考核力度，構建健全的崗位設置及績效考核體系，對檔案管理工作者工作水平、工作態度、管理效果開展客觀系統的評價。

2）健全檔案管理的制度。在醫院檔案的管理中，管理制度不夠完善，缺乏行之有效的規章制度和流程來指導工作人員開展檔案管理工作，制約著醫院的發展。因此，醫院應健全檔案管理的制度，使管理工作能更加規范和合理，讓工作人員嚴格按照規章制度進行操作，為檔案管理工作提供有力的保障。醫院需要根據具體的情況將流程更加細化，提升執行的力度，將責任分配到具體的每個人，在出現問題時可以找到負責人，避免推卸責任的情況出現。另外，還要健全考核和監督的制度，將檔案管理工作加入所有人員考核項目當中，設立獎懲制度，對未認真完成、怠慢工作以及管理工作出現失誤的人員進行相應的懲罰；相反，對這項工作認真負責、比較出色和有較大貢獻的人員進行獎勵，以此提高工作人員的積極性，使其對檔案管理工作更加具有責任心，使檔案管理工作能順利有序地進行。醫院還應建立專門的監督人員，負責監督各項制度落實的情況，收集各個科室對檔案管理的意見和要求，逐漸優化管理的模式。健全檔案管理的制度，可以保證醫院檔案信息的規范收集和整理，使檔案信息的價值體現出來，更好地為醫院的科研和改革所應用。

3）建立醫院檔案系統性管理評價體系。培養以“檔案利用”作為工作出發點這一觀念，消除檔案管理在傳統上的被動地位，做到管理檔案方面的主動積極性，醫院設立檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，組成檔案管理隊伍，不僅要完成檔案資料的收集及整理方面的工作，也要對接收到的檔案進行科學歸類和系統分析，根據醫院管理評價的要求，對收集的信息進行規范化和標準化的管理。開始時應以檔案材料形式管理，各部門根據檔案管理標準，確保檔案的質量、完整的類別和內容完整，確保檔案的完整性和系統性。

4 結束語

總而言之，檔案管理與醫院發展息息相關，在醫院管理中可發揮至關重要的作用，而為了發揮醫院檔案的有效作用，就要對醫院檔案管理進行改革創新。因此，醫院相關人員應當圍繞如何提升醫院檔案管理工作有效性進行探索研究，提高對醫院開展檔案管理必要性的明確認識，加強對現階段醫院檔案管理中存在的主要問題的深入分析，建立完善檔案管理制度、提高檔案管理意識、提高檔案管理工作者綜合素質等，積極促進醫院檔案管理的順利開展，為醫院實現有序健康發展奠定堅實基礎。