淺談煤礦檔案管理現狀及智能化管理策略

李津津

（晉能控股煤業集團有限責任公司云岡礦，山西 大同 037000）

1 煤礦企業檔案管理的現狀

我國煤礦大多成立于上個世紀，受各方面條件制約，煤礦企業對經營生產投入比例較大，對檔案管理的重視程度不夠，檔案建設和管理方面投入不足，大多煤礦企業檔案管理都處于粗放式的管理水平，不能完全滿足企業發展需求和檔案開發利用的需要。

1.1 檔案的分類不能滿足現今發展需求

隨著內部管理的提升和經營活動的持續，檔案作為加強和提升管理的重要承載手段，積累會越來越多，分類也越來越明確。煤礦企業主要的檔案類別有人力資源檔案、管理紀要檔案、安全生產檔案、基建機電檔案、庫存物資檔案，企業文化建設檔案等，檔案的綱目和子目分類已經不能完全滿足經營活動需求。按照現代企業管理和檔案管理要求，企業在經營活動中的所有行為均需記錄留存，檔案分類的專業性和細致性，將為未來檔案的保管和調閱提供必要支撐。

1.2 檔案的保存保管條件要求越來越高

成是通過載體進行記錄的，諸多煤礦企業對檔案室的建設投入不足，尤其煤礦企業更多注重于環保、技改方面的投入，加之近年來隨著各類信息化載體的出現，檔案的保管載體不再是檔案柜加檔案袋，更多的檔案是圖文、聲像方面的，檔案的保存保管條件無法完全滿足標準檔案室的要求。需要有專業的檔案保管環境和管理能力，保證檔案保管的可靠性和持久性。

1.3 檔案管理人才不足

的檔案管理要適應當今科技發展和信息化、智能化檔案建設對檔案工作的需求，加強檔案管理人員隊伍建設，順應企業發展趨勢勢在必行。目前，煤礦企業對檔案管理的專業人才引進不足，鮮有企業去招聘檔案管理的專業人才，是導致企業檔案管理能力不足的重要原因之一，企業檔案管理能力和質量的提升，與檔案管理的專業人員和技能密不可分。同時，檔案管理人員的流動性較大，也影響了檔案管理工作的專業性和效率。

2 煤礦企業檔案智能化管理的實現

檔案管理是一個不斷積累的過程，隨著企業經營行為的持續開展，檔案的生產量會越來越大，如何做好檔案管理，實現檔案價值的開發和利用，充分為煤礦企業經營發展服務，是當今企業在日常管理中需要思考的問題。科技的不斷發展進步，檔案的收集、整理、分類、歸檔、調閱等工作也逐步由人工管理實現智能化管理，檔案管理的智能化建設，將充分提升檔案管理水平，提高檔案利用價值。

2.1 檔案歸檔格式的統一化

實現檔案的智能化管理，須將檔案的歸檔格式進行統一，過去的紙質檔案、圖片檔案、文字檔案、聲像檔案由于保管介質的不同而無法進行統一有效的管理，而且收存儲介質的影響，保管周期和保管環境要求不一。智能化建設需要將不同介質的檔案轉換成統一的格式，利用現有的設備和技術，將現有的檔案格式轉換成可復制、存儲的數字格式。便于統一存儲和管理。

檔案的數字化加工需要有專業的設備和技能，充分運用現代信息化存儲手段，建立符合標準的檔案目錄數據庫、紙質檔案數字化要求的全文數據和圖片、聲像等資料的媒體數據，發揮數字化應用在檔案歸類中的應用，統一建立標準化格式的數據檔案。

2.2 檔案存儲的安全和備份

檔案實現電子化存儲，可以便捷的實現檔案的中轉和管理，維護檔案的完整與安全，是電子化存儲趨勢下的重要工作組成。保障檔案的信息安全，要從檔案室的建設、檔案系統的管理、檔案的資料備份入手。普通檔案從安全存儲的角度，要實現雙備份或者三備份，要對檔案的備份時效進行明確有效的管理。煤礦生產中的重要檔案數據，諸如安全、技改、施工圖、掘進表、要與煤礦災備中心進行數據備份，必要時可建立異地容災備份，以防不測。

2.3 檔案分類的標準化

建立健全各類檔案的標準化分類，通過標準化分類，便于檔案的歸納及調閱和密級審定，也便于實現管理權限的有效授權。標準化建設的中，過去的文件要求是各省《歸檔文件整理規則》去分類歸檔，智能化時代，需要對類目和細目進行細分，實現完整、統一、有效的歸檔標準化。

2.4 檔案的智能化管理及分發

充分運用現代技術手段，對檔案進行統一和集中管理，數字化檔案的建立、存儲標準的統一，為檔案的智能化管理和分發調閱提供了技術支撐。建立檔案智能化管理和分發系統，最大程度對檔案管理的檢索、資源的有效利用進行便捷的推送，充分發揮檔案信息為經營管理的增值作用，助力煤礦企業實現安全化、智能化的管理和生產。

3 結語

5G技術的不斷運用，計算機技術的不斷普及，煤礦檔案管理的智能化建設逐步成為現實，充分利用大數據、信息化的手段對檔案進行智能化的管理和分發，將提升煤礦企業檔案管理的能力，通過數據分析，充分發揮檔案價值，有效服務企業經營生產，創造檔案價值，提升檔案服務能力。