數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐

王 卉

（佳木斯大學(xué)附屬第一醫(yī)院，黑龍江 佳木斯 154003）

當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)逐漸朝著信息化的發(fā)展在不斷發(fā)展，但是如何高效的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)于檔案進(jìn)行有效的管理，使數(shù)字化檔案管理工作現(xiàn)階段需要著重考慮的問題。通過對(duì)于數(shù)字化檔案的建設(shè)，能夠不斷的促進(jìn)檔案管理工作更加高效的開展，對(duì)于檔案管理更加便利，確保企業(yè)的檔案能夠在企業(yè)中發(fā)揮出作用。因此，本文針對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐展開探討。

1 數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字檔案管理工作是隨著社會(huì)發(fā)展而出現(xiàn)的必然現(xiàn)象，也是檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展成果。在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理工作中，能夠?qū)τ谝恍﹫D像，文字，語音，視頻等一些具有更高價(jià)值意義的檔案內(nèi)容進(jìn)行儲(chǔ)存和保管。其次，當(dāng)前的信息技術(shù)高速發(fā)展，產(chǎn)生了許多的數(shù)字檔案信息，為了能夠促進(jìn)這些檔案的妥善保管，并且能夠隨意的調(diào)取使用，就需要開展數(shù)字化檔案管理的工作模式，在這種工作模式下，通過網(wǎng)絡(luò)就可以對(duì)檔案進(jìn)行傳播，使其能夠發(fā)揮出自身作用。因此，在檔案管理工作中不斷地推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的模式是對(duì)于檔案管理工作實(shí)際價(jià)值的提升，也是能夠促進(jìn)企業(yè)綜合實(shí)力提升的一種方式。在實(shí)際的內(nèi)涵分析上，有以下三點(diǎn)：

1）數(shù)字檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字文件管理工作相比較傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，更加便捷，能夠節(jié)約紙張，更加易于保管，還能夠節(jié)約空間。而且，通過數(shù)字化檔案工作的方式，能夠更加便捷的對(duì)于數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行查詢，還可以使數(shù)據(jù)內(nèi)容歸檔更為便利，提升實(shí)際的檔案管理工作效率。

2）數(shù)字檔案管理的作用。在數(shù)字化檔案管理工作上，計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)和多媒體技術(shù)都能夠得到充分得來用，并且能夠不斷的促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。隨著數(shù)字化檔案管理工作的開展，能夠推動(dòng)檔案管理工作的開展與改革，并且能夠使檔案內(nèi)容有效地進(jìn)行利用，還能夠形成資源共享，從而提升了檔案在工作中的作用發(fā)揮，提升了檔案內(nèi)容在企業(yè)發(fā)展中的重要性。

3）數(shù)字文件管理的效率。紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存之后，由于工作原因經(jīng)常需要調(diào)閱，但是次數(shù)多了就容易使檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，對(duì)于檔案的管理工作來說，十分不易。并且，紙質(zhì)檔案在管理上不夠便利，并且難以共享。但是隨著信息化技術(shù)的運(yùn)用，能夠?qū)τ诩堎|(zhì)檔案進(jìn)行備份，通過這樣的方式使人們?cè)谡{(diào)閱的時(shí)候可以直接通過計(jì)算機(jī)閱讀檔案內(nèi)容，使檔案的保管更加便利，還能夠提升檔案的安全性。

2 企業(yè)數(shù)字化檔案管理實(shí)踐開展的現(xiàn)狀分析

1）硬件設(shè)備建設(shè)不足。企業(yè)想要更好地開展檔案數(shù)字化管理工作，就需要具有先進(jìn)的硬件設(shè)備。由于各種原因的影響，一些企業(yè)當(dāng)前的硬件設(shè)備還較為落后，并且還有一些企業(yè)由于經(jīng)費(fèi)問題，連數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備—掃描儀都沒有，根本無法開展數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)。還有一些企業(yè)內(nèi)部的建設(shè)較為落后，在網(wǎng)絡(luò)設(shè)施上，存在著諸多問題，甚至于無法正常使用，都會(huì)對(duì)于企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作產(chǎn)生影響。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)中存在硬件設(shè)備不足問題的企業(yè)很多，因此，硬件設(shè)備問題是影響數(shù)字化檔案管理工作發(fā)展的重要 原因。

2）檔案管理系統(tǒng)與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)無法對(duì)接。由于企業(yè)內(nèi)部使用的一些軟件都是資深專門針對(duì)于檔案管理工作開發(fā)的，所以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用開展自動(dòng)化辦公的時(shí)候，員工大多是使用的企業(yè)內(nèi)部自主研發(fā)配備的系統(tǒng)，而這一系統(tǒng)無法與數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接。也就是說，兩個(gè)軟件的使用過程中，缺乏一個(gè)合理的規(guī)章制度以及使用方式管理，所以，在工作中，也就無法實(shí)現(xiàn)兩者的對(duì)接，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作無法在企業(yè)中推行。并且，還有一些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的兼容性比較差，無法完成連接。

3 企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)踐方式分析

1）更新硬件設(shè)備。為了能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，就需要企業(yè)首先投入資金進(jìn)行硬件設(shè)備的更新，使數(shù)字化建設(shè)具有一個(gè)良好的基礎(chǔ)。在硬件設(shè)備更新的時(shí)候，需要首先對(duì)于源設(shè)備上的內(nèi)容進(jìn)行保存，并且要在更換設(shè)備后儲(chǔ)存在新設(shè)備上。其次，在設(shè)備更換之后，企業(yè)要對(duì)于設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，以確保設(shè)備能夠正常使用，針對(duì)于計(jì)算機(jī)來說，需要確保計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)安全問題以及穩(wěn)定性功能良好，避免給數(shù)字化檔案管理工作造成隱患。最后，除了硬件設(shè)備以外，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)備使用的條件創(chuàng)造。通過安排人員定期對(duì)于設(shè)備井維護(hù)，并且對(duì)于檔案查閱室進(jìn)行打掃。

2）培養(yǎng)復(fù)合型人才。在當(dāng)前的數(shù)字化背景下，企業(yè)需要不斷的加強(qiáng)對(duì)于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，使人才能夠滿足于檔案管理工作的要求。首先，企業(yè)要對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠掌握工作中的基本流程，并且能夠逐步的適應(yīng)于數(shù)字化檔案管理的工作模式。其次，需要任命一些具有計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員進(jìn)行檔案管理工作，數(shù)字化檔案管理工作的根本就是需要檔案管理人員具有計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)。所以，在上崗前，要對(duì)于員工進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠符合于數(shù)字化檔案建設(shè)的要求，在開展工作。除此之外，企業(yè)還可以通過招聘的形式，招收一些復(fù)合型人才到企業(yè)中參與到檔案管理工作中，并且要加強(qiáng)檔案管理人員的薪資待遇，吸引更多的人才，并且能夠調(diào)動(dòng)工作人員的積極性。

3）做好數(shù)字化檔案精準(zhǔn)管理。數(shù)字化檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理來說，優(yōu)勢(shì)明顯，但是需要管理人員加強(qiáng)對(duì)于細(xì)節(jié)的重視，通過細(xì)節(jié)問題的處理，能夠確保檔案管理工作更加安全，避免出現(xiàn)損毀，丟失等問題，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量出現(xiàn)問題。并且，企業(yè)要逐步完善檔案管理制度，對(duì)于檔案管理工作提出具體的工作要求，并且對(duì)于其工作職責(zé)范圍進(jìn)行明確。其次，還要設(shè)置檔案管理員的職位，出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)地追責(zé)，確保損失降低。

4）運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。現(xiàn)代化管理方式指的是數(shù)字虛擬技術(shù)，智能技術(shù)等等。隨著科技的進(jìn)步，當(dāng)前現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用十分廣泛。因此，在檔案管理工作中，企業(yè)可以通過人臉識(shí)別，指紋密碼的形式，使文件的安全系統(tǒng)能夠提升。并且，該可以建立專門的檔案室，對(duì)于紙質(zhì)檔案以及一些儲(chǔ)存檔案的硬盤等進(jìn)行保存，檔案室不允許他人進(jìn)入，需要查閱內(nèi)容時(shí)，需要檔案管理人員進(jìn)入取出，并做好登記工作。這樣的方式能夠有效地提升檔案管理的安全性，避免由于檔案泄露或者損壞給企業(yè)帶來損失。

4 結(jié)語

當(dāng)前在企業(yè)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視度不足，從而導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理工作開展不利。因此，在企業(yè)內(nèi)部，需要不斷的對(duì)于硬件設(shè)備進(jìn)行更新，加強(qiáng)對(duì)于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，做好數(shù)字化檔案精準(zhǔn)管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，使企業(yè)的數(shù)字化檔案管理工作能夠更加高效的開展。最終使數(shù)字化檔案管理工作能夠提升企業(yè)檔案管理的工作效率，并且提高工作質(zhì)量，減輕工作人員的工作壓力，符合于社會(huì)的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)更加穩(wěn)定的成長(zhǎng)。