提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法

楊 揚(yáng)

（遷安市檔案館，河北 唐山 064400）

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，我國各機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程也在不斷加快，在事業(yè)單位檔案管理過程中，傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不能滿足檔案管理的要求，在此情況下，快速發(fā)展創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)成為一項(xiàng)重要工作。本文以檔案信息化建設(shè)的發(fā)展要點(diǎn)進(jìn)行了探討，以提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

1 事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.1 亟需專業(yè)人才

進(jìn)行文件整理、檔案管理，最重要的是選擇專業(yè)優(yōu)秀的工作人員，但就目前而言，許多事業(yè)單位中的檔案管理人員并不具備這樣的工作能力和專業(yè)素質(zhì)，許多工作人員沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn)，且文件管理工作人員的年紀(jì)都相對偏大，信息化建設(shè)意識(shí)薄弱。這樣的工作團(tuán)隊(duì)不具備專業(yè)水平、知識(shí)框架，無法達(dá)到現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)的要求水準(zhǔn)，有些員工對自己的工作沒有正確的認(rèn)知，因此，在工作中缺乏積極性與活躍度，對文件管理工作只是走形式。更存在由于工作人員不具備專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確快速地找出工作中存在的問題，導(dǎo)致檔案管理工作的效率無法提高。

1.2 檔案管理制度落后

就目前而言，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)單位對檔案管理改革的研究較少，導(dǎo)致在實(shí)際工作中沒有專業(yè)的制度管理。由于我國的改革發(fā)展不斷深入化，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與事業(yè)建設(shè)的過程中還存在需要未被解決的問題，不確定性較大，對于這種情況，建設(shè)檔案管理信息化能為相關(guān)單位快速準(zhǔn)確的提供有用信息，能幫助其解決難題。目前我國在人才教育培養(yǎng)方面改變了傳統(tǒng)思路，為滿足社會(huì)發(fā)展需求，人才培養(yǎng)的專業(yè)性、統(tǒng)一性、多元化等成為當(dāng)下的主流方向。但由于事業(yè)單位檔案管理工作還未建立專業(yè)、滿足現(xiàn)代化發(fā)展的管理制度，無法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。相關(guān)部門在檔案管理信息化建設(shè)工作上存在認(rèn)知偏差，沒有利用好先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，因此無法保證檔案管理的工作效率。

1.3 文件管理工作中缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

對各機(jī)關(guān)單位而言，文件整理是一項(xiàng)非常重要的工作，但是在檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于各部門之間缺少交流溝通，沒有和其他部門進(jìn)行系統(tǒng)兼容，使得檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)各文件資料的檢索。此外，由于現(xiàn)在事業(yè)單位的文件管理工作內(nèi)容越來越多且繁雜，工作流程也越來越復(fù)雜，若文件管理工作沒有統(tǒng)一規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)，很難實(shí)現(xiàn)各部門間的資源共享，且無法滿足文檔整理后的使用效率。

2 事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著現(xiàn)代科技的改革創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)，在檔案管理工作上也投入了越來越多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以節(jié)省大量的人力和時(shí)間，大幅度提高檔案管理的工作效率，使用先進(jìn)的信息技術(shù)，在工作效率、優(yōu)化水平上都顯著高于傳統(tǒng)的檔案管理方式。

保管紙質(zhì)文檔不僅需要在溫度、濕度上進(jìn)行合理控制，耗費(fèi)大量資金，且紙質(zhì)文檔修復(fù)難度大，耗費(fèi)大量時(shí)間，通過信息化科技手段將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n進(jìn)行保管，全部儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中，不僅能節(jié)約大量空間，同時(shí)還便于檢索查閱，避免環(huán)境對紙質(zhì)造成破壞，同時(shí)還能進(jìn)行隨時(shí)備份。

通過傳統(tǒng)的紙張歸檔，要對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、歸納、計(jì)算等多項(xiàng)工作，最后還要進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，這樣不僅工作量大、精度低，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)歸檔，利用軟件進(jìn)行計(jì)算歸檔，能節(jié)省大量時(shí)間，提高工作效率，同時(shí)還能保證準(zhǔn)確度。傳統(tǒng)的檔案管理方式過程繁瑣，而利用現(xiàn)代軟件，可以很快查詢到所需內(nèi)容，十分方便。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)方法

3.1 組織檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

在當(dāng)下，我國各機(jī)關(guān)單位仍然采用人工管理的方式對檔案進(jìn)行歸納整理，這種方式很難提高檔案管理的專業(yè)水平和工作效率，因此，采用信息化先進(jìn)技術(shù)，提高檔案管理工作人員的創(chuàng)新力，將檔案管理信息化建設(shè)逐步完善。為了盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)該定期對工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)。現(xiàn)階段，許多工作人員都不具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，同時(shí)沒有自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，對計(jì)算機(jī)軟件的掌握也不夠熟練，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程很慢，主要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，對他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，才能提高檔案管理的工作效率，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

3.2 制定檔案管理制度

通過制定一份專業(yè)完善的檔案管理制度，才能對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的工作形式也在不斷改變，因此需要不斷優(yōu)化檔案管理人員的工作意識(shí)，讓他們意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以及在工作中使用先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件的必要性，單位制定一套完整科學(xué)的檔案管理制度，將這項(xiàng)工作統(tǒng)一化，以提高檔案管理工作的效率。

4 總結(jié)

隨著現(xiàn)代化信息建設(shè)的快速發(fā)展，我國各機(jī)關(guān)也逐步朝檔案管理信息化建設(shè)的方向發(fā)展，在此過程中會(huì)不斷出現(xiàn)新問題、新困難，需要工作人員不斷研究解決，進(jìn)一步提高檔案管理的工作效率，加快完成檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，只有這樣才能有效提高生產(chǎn)效率，節(jié)省人力資源與物力資源的浪費(fèi)。