互聯網時代做好基層工會檔案管理工作探析

邢西平

（河南省陸渾水庫管理局，河南 洛陽 471000）

在基層工會檔案管理過程中，互聯網手段的應用成為必然趨勢，在互聯網手段應用過程中，需要按照互聯網的發展特點以及基層工會檔案管理工作的具體情況做好信息化手段的應用。在信息技術應用過程中，應明確工會檔案管理工作的重要性，做好基礎管理工作，保證工會檔案管理工作在實施中能夠達到管理要求，根據檔案管理工作的特點和要求優化管理措施，提高檔案管理工作效果。

1 轉變管理思路，積極建立數據庫

1）對工會檔案資料進行分類。基層工會檔案資料多，在檔案管理過程中對檔案資料進行分類和重要度的標記，能夠避免檔案管理出現混亂的問題，能夠解決檔案管理的類別梳理問題。通過對檔案資料的分類，能夠使工會檔案資料按照類別進行存儲，便于檔案資料的存儲，同時也能方便檔案資料的查找，使檔案資料在分類管理過程中能夠達到管理要求，根據檔案管理的特征和檔案管理的具體情況做好管理工作。所以，明確工會檔案資料管理的重要性，并根據工會檔案資料管理的具體要求做好檔案資料的管理，對解決檔案資料的存儲問題和提高檔案資料的管理效果具有重要影響，以此為基礎推動數據庫的建立，對基層工會檔案管理工作的推進與落地實施具有重要意義。

2）做好工會檔案資料歸類和保存。通過對工會檔案資料進行合理分類和重要程度的標記，使工會檔案資料做到類別清晰、存放得當，以此為基礎建立數據庫，將工會檔案資料進行歸類和保存，并將電子數據庫作為主要的資料存儲方式，對降低工會檔案資料的存儲難度和提高工會檔案資料的存儲容量具有重要影響，同時，在工會檔案資料的存儲就用和管理中能夠提高管理效果，保證工會檔案資料在管理和保存的環節能夠達到科學和標準要求[1]。所以，了解工會檔案資料的管理情況，并按照工會檔案資料的特點做好管理工作，解決工會檔案管理工作中存在的問題，保證工會檔案管理工作取得實效。

2 做好電子檔案的轉化

1）將工會紙質檔案進行電子化處理。目前互聯網時代基層工會檔案管理存在的困難較多，采用傳統的檔案管理方式不但不利于解決檔案管理問題，同時還會對檔案管理工作產生不利的影響。在此背景下，基層工會檔案管理需要將紙質檔案進行電子化處理，以電子化檔案存儲的方式，緩解基層工會檔案管理的矛盾，使基層工會檔案管理工作在實施中能夠節約檔案存儲的場地，提高檔案資料的安全性，解決檔案資料管理中存在的保管風險問題，能夠通過電子檔案的轉化和多次備份化解基層工會紙質檔案的保管矛盾，使基層工會檔案管理在實施過程中達到信息化管理的要求[2]。所以，在紙質檔案電子化處理中應當對檔案資料進行分類轉化，并按照檔案資料的類別以及檔案資料的存儲特點做好電子化的處理。

2）將電子檔案做好分類，存儲于數據庫中。基于檔案管理的特點和檔案管理的需要，在紙質檔案資料轉化為電子檔案之后，需要對電子檔案進行分類，將電子檔案存儲于數據庫中，方便電子檔案資料的后期調用，為電子檔案的應用和電子檔案的管理提供支撐手段。圍繞檔案管理的要求和檔案管理的具體特點，在檔案管理中需要對電子檔案進行合理分類，并使電子檔案按照基層工會檔案的實際類別進行劃分，并做好重要度的標記，使用電子標簽的方式對重要等級高的電子檔案進行標記，使電子檔案在應用過程中達到應用要求，解決電子檔的都有問題。所以，在電子檔案的分類應用中，應按照電子檔案的類別情況和電子檔案的重要度情況進行分類管理，并做好檔案資料的存儲，保證檔案資料在數據庫中能夠以分類存儲的方式呈現。

3 積極構建網絡檔案管理系統

1）建立工會檔案網絡管理系統。互聯網時代基層工會檔案管理在實施過程中，需要建立工會檔案網絡管理系統，通過網絡管理的方式節約管理資源，減少檔案管理工作的人員投入，保證工會檔案網絡管理系統能夠扮演重要的管理角色，根據網絡管理的要求和網絡管理的具體特點做好管理工作，推動檔案管理工作的有效進行，解決基層工會檔案管理存在的管理難度問題和人員管理效率低的問題[3]。因此，構建網絡管理系統并對各項功能進行優化和調試，對基層工會檔案管理工作的開展與實施和管理質量的提升具有重要影響，以此為基礎推動檔案管理工作的進行，對轉變檔案管理思路，和作好檔案管理工作的落地實施具有重要影響。

2）做好工會檔案資料的共享。通過網絡管理系統能夠實現基層工會資料的遠程管理，同時也能實現工會檔案資料的數據共享，使企業內部的管理人員能夠具備工會檔案資料的訪問權限，根據工會檔案資料的特點和應用的實際情況做好數據的共享工作。所以，按照基層工會檔案管理的要求，做好檔案資料的管理和優化，并以檔案管理的實際要求為切入點推動檔案資料共享的實施，設定檔案資料訪問權限，根據人員的管理層級以及管理的具體要求做好管理權限的調整，確保工會檔案資料在共享過程中能夠達到共享要求，避免工會檔案管理在實施中因共享設置不全面影響工會檔案資料的管理效果。

3）細化網絡檔案管理系統的功能。基于基層工會檔案資料的管理實際，在檔案資料管理中，需要應用網絡技術構建完善的網絡檔案管理系統，并對管理系統的具體管理功能進行細化。需要包含檔案存儲功能、檔案查找功能和檔案調用功能，在此基礎上，需要做好檔案管理系統的優化，使電子檔案在轉化中能夠做好重要程度和類別的標記，保證檔案管理資料在存儲過程中能夠做到分類存儲，按照檔案管理的特點和要求細化并調整檔案管理功能。所以，做好網絡檔案管理系統的構建，并對功能進行細化，對做好基層工會檔案管理工作以及落實檔案管理目標具有重要影響。在當前檔案管理工作難度不斷增加的前提下，網絡檔案管理系統的構架成為解決檔案管理問題的有效 手段。

4 結論

通過對基層工會檔案管理的了解，在互聯網的背景下基層工會檔案管理工作在實施中需要根據檔案管理的特點和要求以及檔案管理的具體情況做好管理工作，并圍繞檔案管理的特點和檔案管理的具體內容做好信息化手段的應用，使基層工會檔案管理在實施過程中能夠達到應用要求，避免基層檔案管理工作在實施的有效性和管理的全面性和沒達標，為基層工會檔案管理奠定良好的基礎推動信息化技術的全面應用。