淺談醫(yī)改背景下醫(yī)院文書檔案的管理與利用

陳 穎

（海口市人民醫(yī)院 院辦公室，海南 海口 570208）

隨著我國(guó)社會(huì)及經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)療條件也在不斷提高，從而推進(jìn)了我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。在這個(gè)背景下，醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性也在不斷提升，而檔案管理工作水平也在一定程度上體現(xiàn)了一家醫(yī)院的整體水平。因此，醫(yī)院工作人員一定要將文書檔案管理工作重視起來(lái)。在新醫(yī)改的背景下，社會(huì)各界都對(duì)醫(yī)院提出了更高的要求，這就意味著，原有的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前人民群眾的需要。因此，醫(yī)院工作人員要及時(shí)改進(jìn)檔案管理模式，以推動(dòng)醫(yī)院在新醫(yī)改政策的背景下大力發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

在醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作起著不可磨滅的作用。醫(yī)院的文書檔案不僅僅記錄著患者的過(guò)往病例以及醫(yī)生所作出的針對(duì)性治療方案，還有醫(yī)院發(fā)展歷程的溯源檔案。因此，醫(yī)院的文書檔案稱得上是一所醫(yī)院的核心。這就意味著，加強(qiáng)醫(yī)院文書檔案管理工作，能夠在一定程度上推動(dòng)醫(yī)院向前發(fā)展。然而，在現(xiàn)階段的醫(yī)院文書檔案管理方面，仍然存在著一些問(wèn)題，醫(yī)院工作者一定要將這些問(wèn)題重視起來(lái)，并輔以解決方案，從而大力推進(jìn)醫(yī)院自身的發(fā)展。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 科學(xué)管理理念較差

由于醫(yī)院文書檔案管理工作無(wú)法像其他工作一樣，為醫(yī)院帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，從而導(dǎo)致部分醫(yī)院工作人員對(duì)于檔案管理工作有所忽視。并且，醫(yī)院管理層認(rèn)為文書檔案管理工作沒有技術(shù)含量，從而派遣一些對(duì)此項(xiàng)工作不熟悉的人擔(dān)任檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理工作效率低。同時(shí)，由于檔案管理工作沒有受到足夠的重視，使得對(duì)檔案管理工作模式改進(jìn)不及時(shí)，無(wú)法跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，從而在一定程度上制約了醫(yī)院自身的發(fā)展。

2.2 專業(yè)素養(yǎng)不高

在現(xiàn)階段，醫(yī)院管理層只注重提升醫(yī)療技術(shù)人員的專業(yè)能力，定期組織其進(jìn)行進(jìn)修及培訓(xùn)，卻對(duì)檔案管理工作人員有所忽視。這就導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理知識(shí)，醫(yī)院管理層又不注重培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)管理人員，從而嚴(yán)重制約了檔案管理工作的開展，使其無(wú)法滿足廣大人民群眾的要求。并且，由于檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的管理能力，使得當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作無(wú)法達(dá)到高規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，不利于醫(yī)院自身的發(fā)展。

2.3 管理機(jī)制不完善

由于檔案管理工作還沒有受到醫(yī)院管理層的重視，使其并不具有完善的管理機(jī)制。這就導(dǎo)致管理工作秩序混亂，許多關(guān)鍵文獻(xiàn)只是統(tǒng)一收集，卻并沒有對(duì)其進(jìn)行有效分類，使得各種文獻(xiàn)難以尋找。并且，由于其管理機(jī)制的落后，使得有些關(guān)鍵文獻(xiàn)沒有得到保護(hù)，從而有所遺失，造成了不必要的損失，不利于醫(yī)院的發(fā)展。同時(shí)，不具備完善的管理機(jī)制，還會(huì)使得檔案管理工作者在收集各種檔案時(shí)毫無(wú)頭緒，覺得無(wú)從下手，不利于提升檔案管理效率。

2.4 投入資金不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，使得有不少現(xiàn)代化設(shè)備可以運(yùn)用于檔案管理工作。然而，醫(yī)院管理層并沒有為檔案管理工作投入充足的資金，致使檔案管理工作人員無(wú)法及時(shí)更新計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案管理效率的提高。并且，由于檔案管理部門缺乏充足的資金，致使其無(wú)法及時(shí)擴(kuò)大檔案室的規(guī)模。同時(shí)，醫(yī)院管理層沒有意識(shí)到消防設(shè)施的重要性，從而給檔案管理工作埋下了隱患[1]。

3 醫(yī)改背景下改進(jìn)檔案管理工作模式的策略

3.1 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透進(jìn)了人們生活中的方方面面。因此，醫(yī)院檔案管理人員要把握好這一時(shí)代特征，及時(shí)改進(jìn)自身管理模式，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，多借助于人力，致使檔案管理工作效率低下，不利于其發(fā)展。因此，檔案管理工作人員可以將計(jì)算機(jī)等設(shè)備引入到管理工作中，利用計(jì)算機(jī)等設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類及整理，從而大幅提升檔案管理工作效率。同時(shí)，醫(yī)院管理層可以下放適當(dāng)資金，購(gòu)入防磁柜以及計(jì)算機(jī)等必備設(shè)施，從而在加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，完善其硬件設(shè)施，以此促進(jìn)檔案管理工作的開展。

3.2 引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)并構(gòu)建電子管理網(wǎng)絡(luò)

在傳統(tǒng)管理模式中，對(duì)于文書檔案多以紙質(zhì)形式存在，這使得檔案在無(wú)形中侵占了大片空間資源。并且，由于紙質(zhì)文本的特性，使得一份檔案在同一時(shí)間內(nèi)只能被一個(gè)人翻閱，共享性較低。為了改變這一情況，就需要檔案管理工作人員及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，將各種文獻(xiàn)資料錄入到計(jì)算機(jī)中，再利用互聯(lián)網(wǎng)這一平臺(tái)，構(gòu)建出電子管理系統(tǒng)。通過(guò)這種管理模式，能夠有效提升文獻(xiàn)資料的共享性以及使用率。另外，在大力發(fā)展現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的同時(shí)，檔案管理工作人員不能將傳統(tǒng)管理方法完全放棄，而是要根據(jù)具體情況，將兩者有機(jī)結(jié)合，從而推動(dòng)檔案管理工作的開展[2]。

3.3 提升檔案管理人員專業(yè)水平

要先有效改進(jìn)檔案管理模式，就要將提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平重視起來(lái)。因此，醫(yī)院管理層可以定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而使其專業(yè)技能得到增強(qiáng)。同時(shí)，醫(yī)院可以邀請(qǐng)領(lǐng)域內(nèi)專家到醫(yī)院內(nèi)舉辦座談會(huì)，并提出相應(yīng)建議，幫助檔案管理工作人員解決在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，有利于促進(jìn)檔案管理工作的開展。

3.4 貫徹落實(shí)檔案安全維護(hù)工作

因?yàn)樵跈n案管理中引入了互聯(lián)網(wǎng)這一平臺(tái)，所以需要檔案管理工作人員將檔案安全維護(hù)工作重視起來(lái)，避免發(fā)生信息泄露、文件丟失等情況。因此，檔案管理工作人員應(yīng)該及時(shí)更新自身的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，并將檔案一一備份，在最大程度上保證各檔案的安全。同時(shí)，醫(yī)院管理層也要加強(qiáng)其安全意識(shí)，從而為檔案創(chuàng)造一個(gè)最為安全的保存環(huán)境。

3.5 適當(dāng)加大宣傳力度

為了使檔案管理工作順利開展，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，從而加強(qiáng)醫(yī)院工作者的檔案管理意識(shí)，促使其將檔案管理工作重視起來(lái)。醫(yī)院可以定期開展宣講會(huì)，在會(huì)上為醫(yī)院工作者科普檔案管理的重要性。并且在聘任檔案管理工作者時(shí)，優(yōu)先錄用專業(yè)人才，從而促進(jìn)檔案管理工作的開展[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)改背景下，醫(yī)院工作者要及時(shí)改進(jìn)自身的檔案管理意識(shí)，并不斷提升自身對(duì)檔案管理工作的重視程度。同時(shí)，醫(yī)院可以通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)、引入現(xiàn)代檔案管理技術(shù)、提升檔案管理人員專業(yè)水平、落實(shí)檔案安全維護(hù)工作以及加大宣傳力度等方法，努力促進(jìn)檔案管理工作的開展，并以此推動(dòng)醫(yī)院自身的發(fā)展。