電子發票和電子會計檔案建設的分析

胡艷梅

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣財政局，黑龍江 大慶 166200）

電子發票是電子證明，承擔著記錄，反映商品買賣，商品交易的重要責任，該形式的發票屬于無紙化的類型，是單位經營活動過程中，會計核算的主要憑據。利用好電子發票，能夠促進電子會計檔案建設，達到會計檔案的電子化目標。

1 電子發票優點

1.1 對政府加強稅收管理有利

所謂電子發票本質上而言是在線發票，買賣雙方交易完成的時候自動生成，同紙質發票不同，電子發票傳遞時間非常短，處理起來流程比較簡單，而且具有很高的開票效率。如果從稅務部門來分析，電子發票所記錄的數據是實時上傳，對開發票單位納稅數據線上的查詢，線上監督與控制非常有利，能確保稅款不被流失，形成公平稅負，信息管稅的效果，根本上避免了發票被偽造，虛構發票信息的問題。

1.2 容易查詢發票真偽

各單位經營活動在完成以后，把商品買賣，商品交易的信息直接上傳到稅務部門的服務器當中。該服務器征管系統可以實施經濟活動的相關分類，編碼和存儲。第一，模擬紙質發票的開票形式，用彩圖生成帶發票專用章的電子發票，從而可讓開票的單位直接交給受票人。第二，把電子發票明細數據自動化的存入到電子底賬系統。此時，受票人能夠利用微信，手機等設備直接接受到電子發票，還能在發票平臺直接查詢到電子發票，并且可以實施打印和驗證。

1.3 降低發票運行成本

電子發票是一種電子圖片的形式，也是對財稅信息的電子化記錄。電子發票的有效使用，能夠讓發票的印制成本不斷減少，進一步降低各單位發票管理的經濟成本，具體還有如下作用。第一，電子發票采用的形式是電子載體。而從紙質發票過渡到電子發票，于會計工作而言是由復雜到簡單的狀態。第二，應用電子發票不僅讓打印，存儲和運輸的成本得到節約，而且還節約了人力資源和時間資源，規避紙質發票容易丟失，毀損的情況。第三，電子發票的操作全部可以實施在線操作，從填制，核準到數據傳輸都可以在線完成，很大程度上節約了財務人員往返稅務局辦理發票的時間。第四，受票人可應用電腦，手機等設備，隨時隨地在線查詢電子發票的信息內容。

1.4 企業財務分析效率和準確性的提高

作為電子原始憑證的電子發票，能夠把會計電算化的系統直接導入進來。而且電子發票所上載的發票號碼，采購單價、數量、納稅人識別號，稅金等信息內容，能夠在系統當中做處理，以此自動計算資產負債率，應收賬款周轉率等相關財務指標。除此之外，提高財務分析的效率，提高分析的準確度，能夠為各單位經營投資決策提供科學化的參考依據。

2 電子發票對會計核算的積極作用

2.1 解決發票報銷難問題

電子發票提交的過程中，可隨時進行打印，沒有打印次數方面的限制，也不用擔心發票丟失影響到報銷。同時，駐外人員報銷的時候不用提供紙質資料，直接上傳電子發票到各單位財務的部門，由財務人員在線實施審核，復核，報批等相關工作，從而大幅度提高了報銷效率，也讓員工的滿意度不斷增強。

2.2 保證經濟業務的真實可靠

開具電子發票以后，系統會自動生成記賬憑證，切實提高會計電算化速度。然后記錄好每一筆經濟業務信息，確保信息采集的真實性與可靠性，有效減少人為主觀判斷，避免人工操作的失誤情況。當受票人獲得電子發票以后，可以利用二維碼掃描讀取發票上的信息，以此查詢到發票的真偽。

2.3 為全國統一發票平臺的建立奠定基礎

電子發票平臺不統一，對于全國發票數據的獲取，統計極為不利。第一，電子發票是信息化的有效途徑，是社會發展的必然趨勢。第二，伴隨電子發票的大量使用，全國范圍都會實施電子發票系統的規范化，并統一規定電子發票的類型，電子發票的格式、電子發票的字體等，促使各地都能運用統一化的發票信息，實現線上數據的交換與采集。

2.4 財務報銷流程電子化和科學化的推進

推廣并應用電子發票，把原來手工報銷，轉換成電子報銷，使得賬務報銷的流程得到簡化，切實地提高了報銷的效率。報銷人在報銷的平臺，按照要求填寫電子報銷單，可直接把電子發票以及其他電子附件信息上傳到平臺上。負責財務的工作人員審核報銷人上傳的電子資料，確保審核沒有錯誤，即可自動生成電子記賬憑證。第一，以電子發票號碼為識別，自動將重復報銷的電子發票篩選出來，再接受沒有重復的電子發票信息，以及電子記賬的憑證。第二，當財務復核人員將電子發票和其他電子附件信息復核好，確保沒有錯誤后即可直接上報審批。第三，完成審批后，出納員利用網上銀行轉賬來支付，以此將報銷的全部流程完成。而電子發票取代紙質發票，會計核算也將走入無紙化的狀態，達到財務報銷流程的智能化效果。

3 以電子發票為契機，加快電子會計檔案的全面建設

作為原始憑證的電子發票，在電子會計憑證中占據的比例比較大。應用電子發票為會計憑證電子化提供了先決條件，推動著電子會計檔案建設與推廣的效率，實現會計檔案的全面電子化。

3.1 推動會計檔案大數據的發展

現代化建設離不開大數據，經濟業務的增長同樣需要分析大數據。利用大數據處理電子會計檔案信息，可以尋找到新的商業機會，獲得優質化的經濟決策。而電子會計檔案恰好就推動著會計信息數據的高效應用，為各單位經營，投資提供合理化的參考，也為全面信息化，科學化提供了支持。

3.2 企業信息化管理水平的提升

電子會計檔案主要是產生于電子發票，電子記賬憑證、電子明細賬、電子總賬再到會計報表，這個過程中能夠控制會計信息的流程。業務操作系統和財務系統進行有效對接，達到電子發票到電子財務報告流程的自動處理效果，切實地提高會計信息的真實和完整。而電子會計檔案建設工作的推進，能夠幫助各單位進一步實現信息化的 發展。

3.3 會計檔案使用效率的提高

紙質檔案的管理比較復雜，需要具備防盜，防塵以及防潮的多個設施，其檔案管理的成本比較高。電子會計檔案的建設與推廣，不僅能夠讓紙質資料打印，整理成本得以節省，而且還能降低歸檔后的保管成本，有效避免社會資源的損耗。電子會計檔案的保存與傳輸，在流程上簡單，可全面提高會計檔案的利用率。同時把電子發票用電子圖片的形式保存到會計檔案中，形成安全規范的電子會計文件。像這樣的形式充分滿足檔案人員的調閱需要，確保電子會計檔案的安全，從而讓電子發票能大范圍實現共享，完成無紙化財務公辦的目標。

4 結語

電子會計檔案的建設是財務工作的重點，應該有效結合電子發票的優點，制定電子會計檔案管理的方案，從而引入信息化的先進檔案管理方法。同時，電子會計檔案管理人員應該充分掌握新的管理知識，以及新的管理技能，并運用電子發票的核算和電子會計檔案的建設為單位的發展注入新的動力。