提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

向艷慧

（山東省濟寧市汶上縣廣播電視臺（汶上縣融媒體中心），山東 濟寧 272100）

信息時代的來臨使得檔案管理更加體系化，這有助于檔案管理人員對大量的、復雜的檔案信息進行高效地管理[1]。但是，在信息化時代中，檔案管理工作的要求發生了新變化，管理人員需要具備更加專業的能力才可以勝任這份工作。如何在信息化時代中提升檔案管理的質量，使得檔案管理工作更具科學化是人們正在探究的話題。

1 我國檔案管理現狀

1.1 管理體系不完善

當前階段，我國的檔案管理缺乏較為完整的管理體系，這導致檔案管理工作的進行變得雜亂無章，檔案管理行業亂象叢生。一些管理人員在開展檔案管理工作的過程中，未能對自己的行為進行嚴格的約束，這導致檔案信息的安全面臨較大的挑戰[2]。此外，由于缺少科學的獎懲制度，部分管理人員的責任意識不到位，從而導致檔案管理工作的質量得不到提升。

1.2 管理效率較低

在信息化社會發展的過程中，檔案信息涉及的內容越來越多。尤其是在信息技術應用到社會各領域后，各企業單位的檔案信息更加多樣化。但是一些企業仍然采用傳統的檔案管理模式進行檔案信息的管理，這導致檔案信息管理效率一直得不到提升，在檔案信息量日益增加的背景下，傳統的檔案管理方式弊端就會逐步體現出來。

1.3 管理人員素質不高

檔案管理對于一個企業或者一個部門來十分重要，而檔案管理人員能夠直接影響到檔案管理的質量[3]。但是當前我國檔案管理行業中，專業的管理人員非常匱乏，很多企業部門的檔案管理人員都是一身兼多職，這些人員的專業素質達不到檔案管理工作提出的基本需求，從而影響到檔案管理的效率。

2 提高檔案管理科學化的策略

2.1 健全檔案管理機制

科學有效的檔案管理機制是確保檔案管理質量提升的重要因素，如果檔案管理機制不夠健全、不夠完善，那么將影響到檔案管理的質量。而完整的檔案管理制度需要包含使用制度、保密制度、管理制度、獎懲制度。想要將檔案管理的制度進行完善，可以通過分層管理的模式實現[4]。首先，需要將檔案管理工作的內容進行分層，設定重要等級；其次，指定專業的管理人員對重要的檔案進行管理，次要的檔案信息則由其他人員管理；最后，將檔案管理、應用等信息記錄在管理日記中，使得檔案的應用、管理更具透明化。通過這些舉措，能夠提升檔案管理的科學性，使得檔案管理質量得到提升。

2.2 信息化的檔案管理方式

實現檔案信息化是檔案信息管理工作當下的發展趨勢，信息化的檔案管理能夠順應時代發展的需求，從而實現檔案管理的科學化。想要實現檔案管理的信息化，現代管理設備的應用有著重要的作用。我國以往的檔案管理方式都是通過人工書寫記載在紙張上。而隨著信息技術的應用，很多企業單位都通過數字設備進行檔案信息的管理[5]。在網絡技術普及的時代中，檔案服務模式也出現了新變化，網絡化的服務成為當前檔案信息服務的主要模式。檔案管理工作也逐漸趨向于科技化。所以，相關的企業需要建立屬于自己的信息數據庫，將檔案信息通過網絡工具進行管理，這可以使得檔案管理更加高效。在利用信息技術進行檔案管理時，還需要注意檔案信息的安全性，確保檔案信息不被泄露，給企業單位帶來更多的損失。

2.3 提升管理人員專業能力

檔案管理工作屬于綜合性非常強的工作，尤其是在當前信息時代中，更多的先進技術被應用到檔案管理工作中。所以，這要求檔案管理人員具備更為專業的管理能力。檔案管理人員需要在掌握紙質檔案管理的基礎上，學習現代化管理技術，從而將檔案管理工作做好。企業單位需要定期對管理人員進行專業化的培訓，使得管理人員學習先進的管理理念，熟練掌握科學化的管理技術；其次，企業單位可以以豐厚的待遇聘請一些業內專業人員對自身的檔案管理工作進行指導，分析出管理過程中的不足，并對這些不足進行優化；最后，企業需要通過科學的獎懲機制對管理人員進行約束，使得管理人員按照檔案管理的標準開展管理工作，提升檔案管理的科學性。

2.4 優化檔案服務方式

隨著社會的不斷發展，人們對于檔案資料的使用需求正在增加。所以，檔案服務工作不應該僅僅局限于企業部門的內部[6]。為此，企業單位需要對自身的檔案服務模式進行優化，使得檔案管理更具科學化。首先，企業單位中機密的檔案信息瀏覽應該設限，只能通過特定的人物登錄、瀏覽；其次，建立企業內部瀏覽系統，將企業發展中需要全部員工了解的信息歸為一檔，員工通過內部的賬號可以登錄 瀏覽[7]。

3 結束語

總而言之，在信息化深入發展的今天，想要實現將檔案管理的科學化，需要相關的企業部門能夠立足自身的發展特點，將信息技術應用在管理工作中，進一步提升管理工作的效率，通過更多科學的管理模式，推動檔案管理工作深入地發展，最終實現檔案管理的科學化。