試分析信息化社會對傳統檔案信息服務模式的挑戰

王紅玉

（濟南市中西醫結合醫院，山東 濟南 271100）

檔案管理在對當今社會上各個行業的發展都具有十分重要的作用，檔案管理工作屬于服務類范疇，檔案管理工作主要是指檔案室對個人或者某些集體的信息進行歸檔管理以及提供一系列的查詢、分析等服務。信息化時代，傳統檔案管理模式已經被淘汰，同時給檔案信息服務模式提出了更高的要求，檔案管理及信息服務必須進行創新，并積極向現代化管理模式方向發展。

1 檔案工作的屬性

1）管理屬性。檔案工作涵蓋對檔案信息和資料的收集、整理、保管、處理、分析、提供等一系列工作。這些工作內容并不能直接產生物質性經濟效益，而且也不是檔案管理部門和檔案管理人員所產生的，他們也不使用其中保管和儲存的檔案信息和資料，而是負責管理這些個人或者企業各個部門產生的歷史性文件資料。因此，可以說檔案工作是具有管理屬性的。

2）保密屬性。檔案資料或者信息大多數都是有價值、很重要的一些文件，其中還會涉及一些個人的隱秘信息、科研成果及國家相關組織認定的一些資質和結果。這些中重要的資料和文件無論是對個人還是對一些院校和企業來說，都需要做好保密工作，檔案工作是需要嚴格的管理流程和制度來就進行約束和管理的。檔案資料按照重要程度可以分等級和類別，一些重要的比如人事檔案，是不可以隨意查看和調取的，需要按照既定的流程和標準經指定人員進行簽字允許，方可查詢。因此，可以看出檔案工作具有一定的保密屬性，工作標準也相對較高。

3）服務屬性。檔案管理工作的主要職責就是整理、分類、儲存、分析這些保管的資料、文件或者信息。并按照檔案所有者的要求為其提供更好的服務，例如：查詢、借閱、使用等，其中服務類工作是檔案管理工作的終極任務，無論之前對檔案做的一系列工作都是為了更好地服務所做的準備基礎工作，而檔案管理人員在對檔案信息處理、歸檔、統籌、分析等環節上都體現了其應該具備的專業素養和職業規范，這些也決定了檔案人員的服務水平[1]。

2 社會信息化對傳統檔案信息服務模式的挑戰

1）讓檔案人員專業技能面臨更高的挑戰。在信息化的時代，檔案管理工作中會出現一些具有時代特點的新問題，而這些問題的解決是需要信息化手段和技術的，這對于那些責任心不強，管理意識薄弱的傳統檔案信息服務人員提出了更高的要求，同樣對這些人的工作能力和專業技能題也面臨著巨大的挑戰，尤其是基層的檔案信息服務管理部門，他們的業務量巨大，更需要專業素質較強的檔案管理人才，更需要大量的高素質人才，在信息時代，檔案信息服務人才隊伍建設是急需解決的問題。

2）讓檔案信息的保密工作面臨巨大挑戰。檔案信息管理的保密性是最重要的屬性，對于那些重要的機密文件，一旦發生泄密，就會導致無法挽回的損失，對個人或者是企業都有可能產生致命的傷害，而在這個計算機互聯網技術信息化時代背景下，互聯網的互動性、廣聯性、互通性，都讓檔案信息的保密工作面臨著時代的巨大挑戰，也讓檔案的安全性和保密性都面臨著巨大的威脅，在社會信息化時代，檔案信息保密性主要會受到人為和技術者兩個方面的挑戰，技術方面，主要是因為信息化時代，檔案信息管理服務等工作都要依靠計算機、互聯網進行信息的整理和傳輸等工作，而一定遭網絡病毒和黑客入侵，就會對檔案的管理系統造成一定的破壞，從而導致檔案信息資糧的丟失或盜取。而人為主觀方面，主要是指工作疏忽或者工作不標準導致的泄密，檔案管理人員沒有按照相關制度流程進行檔案審查，或者是疏忽審查步驟就將信息傳輸到網上，一旦網站遭到入侵和破壞，就會讓網站中的信息被泄密，以上這連個方面都讓檔案信息管理工作的保密性面臨著一定的挑戰。

3）讓檔案信息服務管理模式面對強勁的挑戰。傳統的檔案信息服務管理模式大多是通過手工錄入或手工記錄的，而且主要依靠紙質媒介做為檔案資料信息的儲存方式，這種手動管理模式在社會信息化時代根本無法滿足時代的需求，在社會信息化時代，檔案信息資料無論是在數量上還是在專業化上都會有非常大的提升，不是通過手工處理就可以完成的，一定是要利用現代的計算機和體統，進行現代化和信息化、數字化的錄入和整合，將紙質的檔案信息和資料轉化成為電子版本，并通過互聯網實現網絡化和實時共享。有一些檔案信息是需要面向社會公眾進行開放的，這就讓那個傳統的檔案信息服務模式面臨著較大的挑戰，必須與時俱進，實現檔案資源和信息的價值最大化，同時有效保障檔案的利用效率，為社會的進步和發展奠定堅實的基礎。

3 信息化時代檔案信息服務管理模式改革的有效措施

1）提高檔案人員的服務意識和能力。檔案信息服務管理工作本身就是一項相對專業和系統的工作，不論是傳統還是現代都需要專業的檔案管理人才，只不過是在不同的時代對專業技能的要求不同，在信息化時代，就需要提升檔案人員的信息化意識。提升服務人員對信息的敏感度好專業素養。檔案信息服務管理部門要積極引進管理人才，并給予其高度重視。現階段我國的檔案信息服務管理工作可以說比較單調，很難創新，因此，信息服務管理部門需要加強對檔案人員的激勵，讓他們保持較高的工作熱情，同時，這對不同類型的人才，要結合實際情況和需求，進行合理的分工，充分發揮管理人才的價值和作用。另外，針對這些檔案信息服務管理人才要注重其專業化的培養和能力的提升，要定期進行專業技能的培訓，當然現代信息化人才，除了找掌握計算機等操作技能，還要對國家的相關政策有一定的學習和了解，提高服務意識和工作能力，才能保障檔案信息服務管理工作的高效性。

2）增強檔案信息服務管理系統的安全性。針對信息化時代互聯網的特征，為了有效防止檔案信息的泄密或被盜情況，一定要借助現代先進的信息手段或技術增強檔案信息服務管理的安全性，例如在檔案系統中應用防火墻和病毒查殺系統，并加強網絡監管的力度，完善網絡監管體系，對檔案信息數據庫進行全程監控，對檔案人員的工作標準和流程進行嚴格要求，確保第一時間發現病毒入侵和黑客入侵，及時啟動網絡信息防護技術，從而確保檔案信息的完整性和安全性[2]。

3）提升檔案信息服務管理工作的整體水平。在信息時代，檔案信息服務管理部門要積極引進現代的科學技術，積極轉變思想觀念，緊跟時代的步伐，轉變傳統的檔案信息服務模式，注重檔案資源的整合和統籌以及分析，發揮檔案資料信息的價值和作用，企業可以根據檔案中的客戶信息和消費習慣等行為進行有效分析，就可以指定出符合客戶需求的個性化服務，而這些都來自檔案的整體性和全面性。檔案信息服務工作已經不在局限在簡單的查詢和提供工作，而是可以變得更加的有價值，通過信息化的手段對檔案資料進行不同的分類和整理，挖掘客戶不同的潛在需求，從而提升檔案管理工作的整體水平。

4 結束語

隨著信息化技術的發展，人類社會進入了信息化時代，這個時代讓檔案信息服務管理模式面臨著巨大的挑戰，無論是對人才的技能要求，還是對信息的保密性都面臨著一定的挑戰，因此，必須提高管理人才的服務意識和工作能力，加強系統的安全性，提升檔案管理的整體水平，以適應時代發展的需求。