大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式創(chuàng)新探究

姜 偉 劉 勇

（濰坊護理職業(yè)學(xué)院，山東 濰坊 261041）

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案的數(shù)字化建設(shè)與信息化建設(shè)帶來檔案從紙質(zhì)文獻到數(shù)字化資源的轉(zhuǎn)型，也帶來檔案管理時效的提升。但也對傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了變革的要求。大數(shù)據(jù)下高校檔案管理模式的變革關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成效，也關(guān)系到檔案利用問題。因此積極探討大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式的創(chuàng)新舉措和保障策略具有現(xiàn)實必要性。

1 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式變革的必要性

大數(shù)據(jù)的時代背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源實現(xiàn)了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，檔案管理效率和質(zhì)量穩(wěn)步提升，而傳統(tǒng)的檔案管理模式也必須不斷變革創(chuàng)新，以適當(dāng)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢。高校檔案資料涉及內(nèi)容繁多，從教學(xué)到管理到基建到后勤等等，信息資料具有較大的分散性，對于檔案整理管理來說難度較大。而現(xiàn)有的高校檔案管理人員多為緊缺狀態(tài)，也增加了高校檔案管理的壓力。高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有現(xiàn)實必要性[1]，而與之對應(yīng)的檔案管理模式的變革是必然。高校檔案管理模式的變革將實現(xiàn)信息技術(shù)優(yōu)勢在檔案管理中價值的最大化發(fā)揮，帶動信息資源的高效收集與整理，對于緩解當(dāng)前高校檔案管理的現(xiàn)實壓力具有積極作用，也帶動檔案管理的高效化，奠定檔案充分利用的基礎(chǔ)。管理的跟進也使得高校在應(yīng)對數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型風(fēng)險時更有信心，使得檔案安全更有保障，而檔案管理模式的改革也有助于高校檔案管理的精細化與科學(xué)化等。

2 大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式變革的具體策略

2.1 積極轉(zhuǎn)變檔案管理思維

高校檔案管理人員必須樹立數(shù)字化的檔案管理思維，自覺地學(xué)習(xí)數(shù)字化管理技能，以實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的各種問題的有效應(yīng)對，在檔案管理理念的轉(zhuǎn)變上應(yīng)堅持解放思想，不斷推陳出新，與時俱進，從守舊的工作思路中解放出來，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)作用的充分發(fā)揮，加強專業(yè)學(xué)習(xí)，形成大數(shù)據(jù)的管理思維，做好相應(yīng)的戰(zhàn)略準備，熟練使用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理價值的有效發(fā)揮，提升高校檔案利用 率[2]。檔案管理人員要突破既有工作模式的思想束縛，自覺地梳理檔案管理流程，簡化檔案管理手續(xù)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，更要以服務(wù)者的身份去關(guān)注讀者需求，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，自覺進行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變與利用方面的宣傳，以自身的主觀能動性發(fā)揮，以檔案管理思維的轉(zhuǎn)變帶動其檔案管理專業(yè)知識、信息技術(shù)等的自覺性學(xué)習(xí)，使得其自覺靈活地使用新技術(shù)指導(dǎo)檔案管理，致力于檔案管理實效的提升，以檔案管理人員意識的轉(zhuǎn)變，行動的踐行，讓高校檔案管理與時代接軌，向著智能化、數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展。

2.2 加強對檔案管理的安全性關(guān)注

大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理，實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案資源向數(shù)字化資源的轉(zhuǎn)變，而各種電子文件支持高度共享與信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，這在提升檔案傳輸速度和共享程度的同時，也增加了檔案利用的安全隱患。因此在檔案管理中必須加大對安全性問題的關(guān)注。高校檔案管理人員要認識到檔案安全管理的重要性，結(jié)合實際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理舉措，避免檔案信息的泄露、丟失或者檔案材料的損毀[3]，乃至檔案管理系統(tǒng)被黑客或者病毒的攻擊等。具體倆說，檔案管理人員要關(guān)注用戶身份的審核，加強身份驗證，技術(shù)手段與人工監(jiān)管結(jié)合，確保檔案用戶人員的安全。檔案管理人員保修加強對保密型資料的特殊關(guān)注，及時做好備份與安全保護等。檔案管理人員也可以設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)登錄權(quán)限，防止其他非法用戶的入侵。檔案管理人員也可以加強檔案資料的分類存儲與科學(xué)備份，即使在異常情況下造成一些檔案材料的損毀丟失等，也有備份的檔案材料進行補救。對于檔案管理來說，安全無小事，特別是大數(shù)據(jù)時代檔案管理安全關(guān)注必須落到 實處。

2.3 整合檔案信息資源，提升檔案管理實效

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理實效的提升，檔案管理模式的變革也需要積極整合檔案信息資源。特別是做好大數(shù)據(jù)檔案管理優(yōu)勢的發(fā)揮，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支持，搭建檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺，方便師生信息共享，溝通，管理高校師生參與檔案建設(shè)與管理。以檔案信息資源結(jié)構(gòu)的良好構(gòu)建，實現(xiàn)校園檔案信息內(nèi)容的豐富[4]，也為教學(xué)及日常管理提供檔案支持。在檔案管理中，基于檔案信息共享平臺，讓高校師生共享檔案信息，提升檔案利用率。及時引入新技術(shù)，推動檔案管理的創(chuàng)新與完善，關(guān)注高校師生訴求，將檔案管理與檔案利用結(jié)合起來，將需求與服務(wù)對接起來，以檔案信息資源的高效整合與高效利用，讓檔案管理更精細化，檔案管理更富實效。而高校師生也積極參與到高校檔案管理中，檔案管理有了穩(wěn)定的群眾基礎(chǔ)和人員支持。

2.4 加大資金技術(shù)投入，推動高校檔案信息化建設(shè)

在高校檔案管理模式的變革實踐中，也必須加大資金與技術(shù)的投入，讓高校檔案數(shù)字化建設(shè)與信息化建設(shè)更有保障[5]。技術(shù)的創(chuàng)新特別是信息技術(shù)與數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新，讓高校檔案管理走上系統(tǒng)化與智能化的發(fā)展道路，帶動高校檔案管理模式的轉(zhuǎn)型發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方法局限性越來越明顯，數(shù)據(jù)檔案管理轉(zhuǎn)型更為必要，高校必須加大資金技術(shù)投入，讓高校檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)更富實效。具體來說要加大對檔案管理技術(shù)和管理設(shè)備的研發(fā)投入，采購?fù)度氲?，提升檔案管理設(shè)備的技術(shù)含量，使得檔案管理信息化建設(shè)有充足的資金和技術(shù)支持。同時關(guān)注高校檔案建設(shè)中的軟件開發(fā)與使用，以軟件研發(fā)及創(chuàng)新應(yīng)用，帶來高校檔案管理從信息收集到信息分類到信息整理再到信息傳輸?shù)囊惑w化等，提高檔案管理效率，讓高校檔案信息化管理帶來理想的檔案管理建設(shè)實效。

3 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，高校檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展是必然，而高校檔案管理模式的變革也必須是同步的，以管理模式的變革為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與轉(zhuǎn)型提供穩(wěn)定的管理基礎(chǔ)和管理支持，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)成效的最大化。當(dāng)前各大高校往往將重點放在了檔案的數(shù)字化建設(shè)上，著力采購新設(shè)備與新技術(shù)等，卻在一定程度上忽視了檔案的數(shù)字化管理，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理模式無法滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，因此轉(zhuǎn)變思路，關(guān)注檔案管理模式的變革是高校檔案數(shù)字化建設(shè)與信息化建設(shè)成效取得的關(guān)鍵，也是其實效發(fā)揮的保障。