大數據下高校檔案管理模式創新探究

姜 偉 劉 勇

（濰坊護理職業學院，山東 濰坊 261041）

大數據時代背景下，高校檔案的數字化建設與信息化建設帶來檔案從紙質文獻到數字化資源的轉型，也帶來檔案管理時效的提升。但也對傳統的檔案管理模式提出了變革的要求。大數據下高校檔案管理模式的變革關系到檔案數字化建設成效，也關系到檔案利用問題。因此積極探討大數據背景下高校檔案管理模式的創新舉措和保障策略具有現實必要性。

1 大數據時代高校檔案管理模式變革的必要性

大數據的時代背景下，傳統的紙質檔案資源實現了數字化的轉化，檔案管理效率和質量穩步提升，而傳統的檔案管理模式也必須不斷變革創新，以適當高校檔案數字化轉型的趨勢。高校檔案資料涉及內容繁多，從教學到管理到基建到后勤等等，信息資料具有較大的分散性，對于檔案整理管理來說難度較大。而現有的高校檔案管理人員多為緊缺狀態，也增加了高校檔案管理的壓力。高校檔案數字化轉型具有現實必要性[1]，而與之對應的檔案管理模式的變革是必然。高校檔案管理模式的變革將實現信息技術優勢在檔案管理中價值的最大化發揮，帶動信息資源的高效收集與整理，對于緩解當前高校檔案管理的現實壓力具有積極作用，也帶動檔案管理的高效化，奠定檔案充分利用的基礎。管理的跟進也使得高校在應對數字化檔案轉型風險時更有信心，使得檔案安全更有保障，而檔案管理模式的改革也有助于高校檔案管理的精細化與科學化等。

2 大數據時代高校檔案管理模式變革的具體策略

2.1 積極轉變檔案管理思維

高校檔案管理人員必須樹立數字化的檔案管理思維，自覺地學習數字化管理技能，以實現檔案數字化轉型中的各種問題的有效應對，在檔案管理理念的轉變上應堅持解放思想，不斷推陳出新，與時俱進，從守舊的工作思路中解放出來，實現大數據作用的充分發揮，加強專業學習，形成大數據的管理思維，做好相應的戰略準備，熟練使用大數據技術實現檔案管理價值的有效發揮，提升高校檔案利用 率[2]。檔案管理人員要突破既有工作模式的思想束縛，自覺地梳理檔案管理流程，簡化檔案管理手續，實現檔案管理的數字化轉型，更要以服務者的身份去關注讀者需求，變被動服務為主動服務，自覺進行檔案數字化轉變與利用方面的宣傳，以自身的主觀能動性發揮，以檔案管理思維的轉變帶動其檔案管理專業知識、信息技術等的自覺性學習，使得其自覺靈活地使用新技術指導檔案管理，致力于檔案管理實效的提升，以檔案管理人員意識的轉變，行動的踐行，讓高校檔案管理與時代接軌，向著智能化、數字化、高效化的方向發展。

2.2 加強對檔案管理的安全性關注

大數據技術應用于高校檔案管理，實現了紙質檔案資源向數字化資源的轉變，而各種電子文件支持高度共享與信息網絡傳輸，這在提升檔案傳輸速度和共享程度的同時，也增加了檔案利用的安全隱患。因此在檔案管理中必須加大對安全性問題的關注。高校檔案管理人員要認識到檔案安全管理的重要性，結合實際情況，制定科學合理的檔案管理舉措，避免檔案信息的泄露、丟失或者檔案材料的損毀[3]，乃至檔案管理系統被黑客或者病毒的攻擊等。具體倆說，檔案管理人員要關注用戶身份的審核，加強身份驗證，技術手段與人工監管結合，確保檔案用戶人員的安全。檔案管理人員保修加強對保密型資料的特殊關注，及時做好備份與安全保護等。檔案管理人員也可以設置相應的系統登錄權限，防止其他非法用戶的入侵。檔案管理人員也可以加強檔案資料的分類存儲與科學備份，即使在異常情況下造成一些檔案材料的損毀丟失等，也有備份的檔案材料進行補救。對于檔案管理來說，安全無小事，特別是大數據時代檔案管理安全關注必須落到 實處。

2.3 整合檔案信息資源，提升檔案管理實效

大數據時代下檔案管理實效的提升，檔案管理模式的變革也需要積極整合檔案信息資源。特別是做好大數據檔案管理優勢的發揮，以大數據技術為支持，搭建檔案信息資源網絡平臺，方便師生信息共享，溝通，管理高校師生參與檔案建設與管理。以檔案信息資源結構的良好構建，實現校園檔案信息內容的豐富[4]，也為教學及日常管理提供檔案支持。在檔案管理中，基于檔案信息共享平臺，讓高校師生共享檔案信息，提升檔案利用率。及時引入新技術，推動檔案管理的創新與完善，關注高校師生訴求，將檔案管理與檔案利用結合起來，將需求與服務對接起來，以檔案信息資源的高效整合與高效利用，讓檔案管理更精細化，檔案管理更富實效。而高校師生也積極參與到高校檔案管理中，檔案管理有了穩定的群眾基礎和人員支持。

2.4 加大資金技術投入，推動高校檔案信息化建設

在高校檔案管理模式的變革實踐中，也必須加大資金與技術的投入，讓高校檔案數字化建設與信息化建設更有保障[5]。技術的創新特別是信息技術與數字技術的創新，讓高校檔案管理走上系統化與智能化的發展道路，帶動高校檔案管理模式的轉型發展。傳統的檔案管理方法局限性越來越明顯，數據檔案管理轉型更為必要，高校必須加大資金技術投入，讓高校檔案的信息化建設、數字化建設更富實效。具體來說要加大對檔案管理技術和管理設備的研發投入，采購投入等，提升檔案管理設備的技術含量，使得檔案管理信息化建設有充足的資金和技術支持。同時關注高校檔案建設中的軟件開發與使用，以軟件研發及創新應用，帶來高校檔案管理從信息收集到信息分類到信息整理再到信息傳輸的一體化等，提高檔案管理效率，讓高校檔案信息化管理帶來理想的檔案管理建設實效。

3 結束語

大數據技術的創新發展，高校檔案的數字化轉型發展是必然，而高校檔案管理模式的變革也必須是同步的，以管理模式的變革為檔案管理的數字化建設與轉型提供穩定的管理基礎和管理支持，實現檔案管理信息化建設、數字化建設成效的最大化。當前各大高校往往將重點放在了檔案的數字化建設上，著力采購新設備與新技術等，卻在一定程度上忽視了檔案的數字化管理，導致傳統的檔案管理模式無法滿足檔案數字化建設的要求，因此轉變思路，關注檔案管理模式的變革是高校檔案數字化建設與信息化建設成效取得的關鍵，也是其實效發揮的保障。