人事檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對(duì)策研究

吳 茜

（桂林市機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心，廣西 桂林 541100）

人事檔案主要記錄的是個(gè)人相關(guān)信息，這一工作是人事管理工作中非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。如想人事檔案能夠得到有效利用，必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的收集與整理。如想提升管理工作水平，需使人事檔案管理工作真實(shí)作用得到有效發(fā)揮，并同時(shí)還可以合理應(yīng)用現(xiàn)代化手段，如此才可以使整個(gè)管理工作能夠有序進(jìn)行。

1 在人事檔案現(xiàn)代化過程中的問題

1.1 人事檔案現(xiàn)代化管理水平落后

因?yàn)槿耸聶n案工作人員對(duì)檔案管理工作并不重視，而且對(duì)于工作人員并沒有進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，而且管理水平比較欠缺，管理手段較落后，致使檔案管理人員工作能力比較低，而且對(duì)于工作的時(shí)間觀念認(rèn)識(shí)度不夠，對(duì)于很多檔案也并未及時(shí)地分類和歸檔，這些問題說明管理人員對(duì)于本職工作的態(tài)度并不端正，只做一些表面性工作。再加上與別的部門配合度不足，為此使得檔案管理難度有所增加，并且還會(huì)致使檔案信息資料缺失，而且在查找資料時(shí)也會(huì)受到阻礙。除此之外，一些檔案管理人員一人擔(dān)任多個(gè)職位，如此便會(huì)對(duì)人事檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生影響，使檔案管理工作存在很多漏洞[1]。

1.2 從事人事檔案現(xiàn)代化管理的工作人員素質(zhì)低

最近幾年，一些單位使用了數(shù)字化辦公系統(tǒng)，然而，負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員本身缺少對(duì)于信息化辦公系統(tǒng)操作的能力及經(jīng)驗(yàn)，無法正常應(yīng)用現(xiàn)代化手段來整理人事檔案資料，一些先進(jìn)高效的硬件設(shè)施也并未得到有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理工作一直無法提高效率。除此之外，還有一些剛?cè)肼毜男聠T工沒有受到專相應(yīng)專業(yè)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，所以在使用現(xiàn)代信息化系統(tǒng)管理檔案時(shí)會(huì)比較吃力。

2 人事檔案管理現(xiàn)代化問題解決對(duì)策

2.1 大力普及人事檔案現(xiàn)代化管理重要性意識(shí)

單位領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)人事檔案管理提高重視度。在具體管理工作過程中，需組織專職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)還需固定時(shí)期的對(duì)人事檔案管理情況及人事調(diào)動(dòng)情況進(jìn)行了解，結(jié)合工作過程中所存在的具體問題來設(shè)置最為適合的解決對(duì)策，安排好一段時(shí)間內(nèi)人事檔案工作。相應(yīng)部門還需大力配合人事檔案管理部門做好資料收集，并及時(shí)地將資料上傳給相關(guān)部門[2]。在此過程中，作為人事檔案管理部門還需對(duì)檔案管理工作加大資金與人員方面的投入，以提升整個(gè)部門工作人員對(duì)人事檔案管理工作重要性的高效認(rèn)識(shí)，由此促進(jìn)各項(xiàng)工作的有效落實(shí)。固定時(shí)期組織人員進(jìn)行關(guān)于人事檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，以提升工作人員對(duì)人事檔案管理工作的重視度，由此確保有價(jià)值的檔案信息可以及時(shí)上傳到檔案管理的相關(guān)部門，讓其做好人事資料的存檔工作。只有如此才可以確保信息與實(shí)際人員情況統(tǒng)一性。

2.2 人員素養(yǎng)提升及現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用

人事檔案管理與別的工作相比存在很大差距，工作較枯燥，長(zhǎng)期如此，較易造成工作人員形成消極心理[3]。然人事檔案管理需做到嚴(yán)謹(jǐn)、精細(xì)、負(fù)責(zé)，如果相應(yīng)制度不完善便會(huì)致使管理工作出現(xiàn)紕漏。所以，人事檔案管理部門需不斷健全和升級(jí)相關(guān)制度和規(guī)范。在新人入職時(shí)便對(duì)其開展針對(duì)人事檔案管理工作的相應(yīng)培訓(xùn)，讓工作人員清晰了解和掌握人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，由此有效保證人事檔案管理分類工作能夠及時(shí)、有效地完成。對(duì)檔案管理監(jiān)管機(jī)制需不斷完善，首先需設(shè)置專門的監(jiān)督管理部門，對(duì)于并未及時(shí)進(jìn)行歸檔和分類的個(gè)人檔案，及丟失損壞個(gè)人檔案的人員在追究其責(zé)任的同時(shí)，還需對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)處罰。合理制定人事檔案管理工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)監(jiān)督部門需結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)對(duì)工作人員進(jìn)行評(píng)價(jià)。設(shè)定獎(jiǎng)罰制度，對(duì)盡職盡責(zé)和具有創(chuàng)新能力的人員，應(yīng)給予合理的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于一些責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，不依據(jù)制度標(biāo)準(zhǔn)工作的人員需給予一定的處罰，這樣可以有效調(diào)動(dòng)人員工作熱情，同時(shí)讓工作人員可以主動(dòng)做好人事檔案管理工作相關(guān)工作。除此之外，還需大量應(yīng)用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化信息系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案資料信息的有效錄入與資料的收集，在信息錄入過程中，需對(duì)信息真實(shí)性提高重視。

3 結(jié)語

總體來說，促進(jìn)人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，可以明顯提升工作效率與人事檔案資料利用價(jià)值，這對(duì)于人事工作重要性的有效發(fā)揮具有非常重要的作用。為此相關(guān)管理人員需充分認(rèn)清現(xiàn)時(shí)期人事檔案管理工作中存在的各類問題，并結(jié)合問題，構(gòu)建與之相匹配的監(jiān)管機(jī)制，不斷健全人事檔案管理制度。此外還需加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)力度，保證人事管理工作可以更高效地為相關(guān)工作提供更高效的服務(wù)。