淺談加強和完善信訪檔案管理工作

岳玉軍

（四川省巴中市恩陽區群眾接待中心，四川 巴中 636063）

信訪檔案是處理人民群眾的來信來訪形成的文件材料，是黨、政府和人民群眾日常交流的渠道中積累的寶貴財富，屬于我國重要的檔案資源之一。提升的信訪檔案管理工作水平，在推動社會穩定發展過程中起到的作用不容忽視，是政府管理工作開展的參考，是構建政府部門和群眾溝通渠道的有效措施。當前我國的信訪檔案管理過程中還存在一些不足，需要在制度、信息化建設、管理模式等方面都做出改變，提升信訪檔案管理工作水平。

1 信訪檔案中存在的問題

1）檔案資料收集不全面。檔案管理工作的首要步驟就是資料收集，保證檔案資料全面收集，才可以為后續的建檔工作奠定良好基礎。信訪案件的處理主要分為接訪、立案、查處、結案，上述環節的工作過程中產生的信息資料非常多，且資料分屬于不同部門，因此信息收集工作任務重、難度大，資料缺失的問題確實普遍存在。

2）缺乏完善的管理制度。信訪檔案管理制度缺失主要是由于我們對信訪檔案重要性認知不足，單純認為信訪檔案只是信訪資料的記錄，忽視了檔案資源的應用價值，因此在制度建設與完善方面不夠重視，對信訪檔案管理效果產生很大影響。此外管理制度缺失，管理制度不健全使得檔案文件在收發、整理、歸檔和利用環節得不到保障，信訪突發問題處理效率低，很多時候激發了政府和群眾之間的矛盾。也有一些信訪部門盡管建立了完善的制度，但是在實際工作中制度落實效果不理想，也阻礙了信訪檔案管理工作發展。

3）開發利用率較低。由于信訪工作任務繁重，因此工作人員大部分精力都放在了接訪、協調和事件處置上，對檔案管理環節存在忽視，檔案資源的利用率不高。

2 對新時期信訪檔案工作的幾點建議

1）加強信訪檔案管理的制度化建設。制度作為約束管理行為的依據，針對信訪檔案管理工作中涉及的歸檔、收集工作要制定規范化的歸檔計劃，針對歸檔范圍、時間期限以及具體要求給出說明，信訪事件、管理痕跡都在需要歸檔的文件材料范圍內，信訪案件處理結束之后，全部有關的管理痕跡和材料都要及時整理，存入檔案。

信訪案件管理過程中，歸檔材料主要分成以下幾類：來訪來電的資料事由登記、信訪人的舉報申訴材料、上級部門和領導交辦的重要事項函件、信訪案件處理過程中留下的、視頻、電子數據等材料，以及其它方面涉及的一些具備存檔價值的材料。

建立和生成信訪檔案的標準應該統一，全部檔案資料需要達到長久保存和符合檔案管理需求的標準，才可以順利歸檔。一般要求檔案材料完整、準確、字跡清晰，如檔案材料書寫不允許使用紅藍墨水、鉛筆、圓珠筆等文具；電子材料保存要雙備份。承辦案件的負責單位應該在結案后三個月內將全部有關材料移交到信訪部門。信訪檔案保存期限可以劃分成短期、長期以及永久三個類別，需要永久保存的包括涉及需要上報中央、國務院、部委的文件材料；長期保存的主要就是涉及政府部門、國家有長久研究需要的材料；短期保存一般是個別案件以及短期內本機構需要參考的材料[1]。

2）加強信訪檔案管理的分類管理。信訪檔案管理應該秉承著承辦部門負責的原則，保證檔案管理職責精準落實。

信訪案件辦理過程中形成的相關材料，由其屬地負責，主管部門負責參與有關材料的整理和辦理工作，立足來訪信件所屬區域實施歸納、存檔。信訪案件可以劃分為三大類：領導批示類、重要來訪、一般訪問。依照年度、在職級別、姓名對領導批示類文件資料進行升序排列；依照年度、地區、姓名對重要來訪類文件資料實施升序排列；依照年度升序排列其他來訪類文件資料。結案有關材料需要實施統一管理，以“一案一卷”作為基本管理原則，要求材料編制流水號之后獨立成冊保存，全部輸入檔案管理系統內部。信訪案件材料會議記錄、地方審結單，群眾來信、領導簽批、登記表格、照片音頻等，使用線裝方式進行的材料裝訂，避免使用像是訂書釘這種容易腐蝕和生銹的文具，以免污染檔案材料，遵循檔案保護原則保管檔案，檔案封面詳細填寫，科學編制目錄，按順序裝訂材料。應該對全部紙質檔案掃描之后形成電子檔案[2]；編制的信訪案件編號需要和當局機關編號規則相一致，科學編制材料的頁碼、目錄，材料需要附有照片則把照片固定在芯頁上，為后續的材料檢索提供便利。信訪材料目錄以及封面信息應該涉及來訪人員基本信息、信訪主要內容等，材料包括的視頻、音頻和紙質材料，需要分類編號，規范管理[3]。

3）加強信訪檔案管理的硬件建設。新時期信訪檔案管理工作面臨新挑戰，信訪檔案管理的定位就是政府管理的后勤保障，在財政經費、建設資源方面相對比較匱乏，在硬件建設方面投入不足也很常見，面對這種情況，需要信訪部門主動向上級部門提出硬件配備和改善要求，更新和增加檔案保管設備，關注檔案材料的防火、防水、防蟲、防潮、防塵工作。此外，檔案資料需要定期回顧檢查，保證檔案資料完成、安全。檔案借閱需要明確檔案的借閱流程，做好查閱記錄工作，查閱過程中，保證檔案整齊、完整、清潔，在查閱過程中禁止對檔案進行肆意涂改、勾畫、偷換、偷盜。信訪結案資料外借只有通過資格審核才能借出檔案，歸還檔案的時候要進行核對，無誤后歸檔。最后，推進信訪檔案信息化建設。第一，利用信息技術提升電子文件的收集效率，提升信訪檔案資源的完整性，隨著電子信訪檔案增加，建設信息化平臺可以完整保存檔案資料[4]。同時，信訪檔案管理部門也要重視電子信訪文件的應用，發揮電子檔案信息資源的應用價值。第二，紙質信訪檔案資料的數字化轉變。紙質的信訪檔案資料在當前的信訪檔案資料總數中依然占比很大，建立信息化的信訪檔案資料共享平臺在這種形勢下備受阻礙，實現高效率的紙質檔案向電子檔案的轉化，利于提升信訪檔案管理工作水平[5]。第三，建立與完善信訪檔案信息數據庫。具體可以從以下四方面著手：建設信訪檔案目錄、建設文件目錄、建設專題檔案目錄、建設檔案信息數據庫。通過數據庫建立盡可能地完善檔案管理模式，全面落實信訪檔案資源管理目標，給檔案資源利用提供優質條件，推動現代信訪檔案管理機制 建設。

3 結束語

建設和諧社會的背景下，拓寬信訪渠道、及時了解群眾訴求，才是我們實現權為民用目標的重要舉措。信訪檔案管理工作尤其自身具備的客觀性，有關部門需要引起重視，立足信訪檔案的收集、歸檔、整理等環節工作，發揮規范化管理制度的作用，落實分類管理模式，挖掘檔案資源利用價值，全面認知檔案管理工作的價值，加快提升檔案管理工作服務社會的水平。本研究嘗試分析了當前我國信訪檔案管理工作中存在的主要問題以及強化管理的對策，希望能夠推動我國信訪檔案管理水平提升。