加強機關干部人事檔案管理的重要意義

江秋峰

（龍巖市永定區(qū)人事人才公共服務中心，福建 龍巖 364100）

干部人事檔案是將機關事業(yè)單位干部的歷史和基本信息完善且規(guī)范地記錄下來，不但是對干部了解的重要依據(jù)，而且也是人事工作組織的需要[1]。但是現(xiàn)階段大多數(shù)的機關事業(yè)單位的干部人事檔案管理工作存在較多的如信息化程度低、轉遞和查閱制度不規(guī)范、檔案材料不真實或不完整、重視度不夠等不足之處，在一定程度上對干部人事檔案管理工作健康發(fā)展造成了不利影響[2]。本文根據(jù)實際工作，分析了機關干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，并列舉了改進措施，如下。

1 作用

1）干部人事檔案是一個重要依據(jù)，即專業(yè)技術人才和干部輸送、組織、人事部門選拔。組織以及人事部門以培養(yǎng)和任用干部為主要責任，在輸送以及選拔干部和專業(yè)技術人才時，既要派人考察，也要對干部人事檔案進行查閱，從而對其廉、績、勤、能、德等方面進行了解，知曉其成長過程中的表現(xiàn)，全面分析擬輸送和提拔的干部信息，利用他們的長處，避開他們的短處，根據(jù)不同人而充分發(fā)揮其積極性，從而構建高素質的隊伍。

2）人事檔案是一個可靠憑證，即澄清問題，維護個人利益。分析人事檔案的形成可知，人事檔案同干部成長息息相關，將當時干部的文化活動、經(jīng)濟、參加的各項政治、工作情況記錄下來，也是真實記錄個人行為和思想、令人信服的證據(jù)。分析其形式，它將歷史標記真切地記錄下來并保留，如組織審核認可的機關印信、當事人的親筆簽名或親筆手書等，它是記錄個人現(xiàn)實面貌和歷史的最初文件，同時將某一個人全面、客觀地反應其情況。在個人退休、身份認定、合同鑒證、職稱評聘、調整工資級別、糾正錯誤、兌現(xiàn)待遇、利益受損等問題上，檔案都可以作為信證，提供可靠的解決問題的憑證或線索，確保不損害個人的利益。

3）干部人事檔案提供了為后人研究歷史的準確依據(jù)。各干部人事檔案均存在時代信息，可將當時思想理論、文化、社會經(jīng)濟等建設情況反映出來[3]。所以，干部人事檔案是組成檔案的重要部分，便于后人對歷史今天的研究提供各年代和時代的共同信息。

2 管理現(xiàn)狀

1）工作人員大部分是兼職現(xiàn)象，責任意識淡薄。兼職人員是從事機關干部人事檔案管理工作的主要人群，因為檔案工作的時限性不強，工作人員又兼職較多工作內容，使檔案工作者沒有較強的責任意識，從而使管理人員在不注意收集和歸檔檔案材料的同時也沒有根據(jù)業(yè)務要求對檔案實施規(guī)范的管理，并且對于現(xiàn)代化管理手段未積極學習。

2）領導重視度低，人員流動性較大。辦公室或人秘科的工作人員是從事基層管理機關干部人事檔案工作的主要人員，有較多的綜合性工作，日常工作重要且繁雜，對其工作來說，人事干部管理檔案工作僅為較小的一部分，具有非常突出的工作業(yè)績，即行政管理以及政務服務兩個方面，且非常快的職務升遷，從而出現(xiàn)了頻繁調動工作人員的情況，出現(xiàn)了一直為初級階段業(yè)務水平。加之部分領導很少指導檔案工作，培訓工作未持續(xù)，從而使工作人員的業(yè)務知識相對匱乏，最終出現(xiàn)了管理工作處在落后階段的情況。

3）基本的規(guī)章制度并沒有在干部人事檔案管理中建立。大部分事業(yè)基層和機關單位在管理干部人事檔案期間，基本的管理檔案的制度并沒有積極建立，更不能建立完善的干部人事管理制度，同時管理的標準并不規(guī)范，都根據(jù)自己的主張辦事，按照自己的想象進行判斷，水平高低不一。

3 管理的建議

1）提高認識，加強領導。各主管部門要將認識干部人事檔案工作的重要性提高，領導高度重視該項工作，既要在日常工作體系內將其納入其中，也要對工作內容和計劃經(jīng)常詢問，將工作中的實際問題積極解決，如人員待遇、經(jīng)費不足等問題，進一步提升干部人事檔案工作的高度，加強組織領導管理工作。

2）穩(wěn)定檔案隊伍，加強培訓工作人員業(yè)務的力度。檔案工作質量因為該項工作成績小、晉升慢而受到影響。所以，部門領導要將認識到穩(wěn)定檔案隊伍重要性提升，配備合格且必要的管理人員，科學設置職稱和職務，提升其工作積極性，鼓勵工作人員終身進行檔案管理工作，從而保證穩(wěn)定的管理工作。各年定時對在崗以及新上崗工作人員進行培訓，將新知識結構持續(xù)更新，熟練掌握專業(yè)知識，對于操作技能以及電腦知識精通，對于工作不斷滿足其需求，邁向新時代，讓管理工作同時代一起前進。持續(xù)的提升管理工作人員素質，讓其具有加強的政治責任感、責任心、事業(yè)心，保持高度責任感積極地進行管理檔案工作。

4 建立健全規(guī)章制度，強化制約機制

1）健全規(guī)章制度。“無規(guī)矩、不方圓”。干部人事檔案工作既要構建完善的規(guī)章制度，包括保管查閱、收集整理等各個環(huán)節(jié)均要完整的細則，工作人員嚴格遵守，也要對執(zhí)行情況嚴格監(jiān)督，同時定時檢查，社會保障局、人力資源、組織部要加強指導檔案工作，定時檢查的同時發(fā)現(xiàn)違紀問題責令其及時糾正，而且也要按照情節(jié)嚴重程度而嚴肅處理有關工作人員。將傳遞、查借閱制度作為例子，若要借閱或查閱干部人事檔案，不但借、查閱單位和人員都要符合有關條件的約束，而且也要嚴格要求歸還方法、查借閱方法、查借閱要求、超借閱范圍；且更要規(guī)范傳遞工作，轉出要根據(jù)程度辦理，轉入則要進行清點，若存在去世人員應立刻上班，保證完整且真實的檔案。

2）確定實際的權限和責任，讓各項工作保證落到實處的前提是確定管理權限，即哪些檔案是權利部門實際管理的內容，如社會保障局和人力資源局在一般機關單位中除衛(wèi)計局、教育局、組織部以外的其他在職和離退休人員檔案都是其管理范圍；其次細致劃分各個管理人員的職位和責任，并落實。一般情況下，人事檔案要有指定的聯(lián)絡員和管理人員，他們指責范圍不同，管理人員、聯(lián)絡員分別負責日常管理檔案工作、收集以及整理工作，不同的分工也要將責任細致的劃分到個人頭上，保證有效地落實各項工作，做到不推脫和敷衍的情況。

3）工作方法進行創(chuàng)新，提高人事檔案服務質量。為了符合現(xiàn)代信息化的發(fā)展，將信息化水平提升，檔案需使用電子檔案并將系統(tǒng)持續(xù)的完善，首先逐漸完善紙質檔案，從而全面且準確的錄入數(shù)據(jù)，奠定信息化檔案的基礎；其次，構建數(shù)據(jù)庫同時動態(tài)管理。將適合的軟件系統(tǒng)引進并培訓管理人員的計算機水平，構建易維護且操作簡單的數(shù)據(jù)庫，同時對信息定時更新，保證有效且及時的數(shù)據(jù)，奠定共享資源的條件；最后保證電子檔案安全，有關內容不被泄露。

5 結束語

總而言之，機關干部人事檔案管理是比較重要作用，有關部門負責人要增加領導意識，確定責權，將工作做好，提升管理水平，讓其在新時代中將不可替代的作用充分發(fā)揮出來。