新時(shí)期做好數(shù)字檔案室建設(shè)研究

王 帥

（安國(guó)市城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)中心，河北 安國(guó) 071200）

數(shù)字檔案室指的是機(jī)關(guān)單位或者是事業(yè)單位、企業(yè)單位，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)去采集、整理還有存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息的一種信息集成的管理平臺(tái)，數(shù)字檔案室中的建設(shè)將網(wǎng)絡(luò)還有計(jì)算機(jī)，以及信息和通信技術(shù)融為一體，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的集成、歸檔還有管理等的全程數(shù)字化。在新時(shí)期建設(shè)數(shù)字檔案是時(shí)代發(fā)展的必然需求，必須得進(jìn)行相應(yīng)的重視。

1 數(shù)字檔案室建設(shè)的原則

1.1 統(tǒng)籌規(guī)劃原則

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)還有信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案的數(shù)字化已經(jīng)越來越普及，與此同時(shí)，數(shù)字檔案室建設(shè)也得到了更大的重視，在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中必須要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃的原則，數(shù)字檔案室的建設(shè)是一個(gè)單位信息化建設(shè)過程中的一個(gè)基礎(chǔ)的內(nèi)容，堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃的原則可以在很大的程度上推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，辦公自動(dòng)化中的一個(gè)重要的構(gòu)成部分就是數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃可以讓后數(shù)字檔案室的建設(shè)質(zhì)量達(dá)到更高的水平。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范統(tǒng)一的原則

在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候必須要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行工作，嚴(yán)格地按照規(guī)范要求去執(zhí)行相關(guān)的任務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)還有規(guī)范是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要基礎(chǔ)。在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候還得對(duì)相關(guān)的因素進(jìn)行充分的考慮，在對(duì)檔案資源進(jìn)行歸檔以及鑒定資源的真實(shí)性，還有檔案的安全等都需要按照標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范地進(jìn)行。

1.3 整體推進(jìn)的原則

數(shù)字檔案室的建設(shè)屬于一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工程，在建設(shè)的過程中需要將頂層規(guī)劃、設(shè)計(jì)還有建設(shè)做好，始終堅(jiān)持整體推進(jìn)的原則，把檔案管理還有文件管理，特別是電子政務(wù)還有信息化的建設(shè)進(jìn)行有機(jī)地結(jié)合，統(tǒng)籌地推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)，還得充分地考慮數(shù)字檔案室的文本格式以及系統(tǒng)的功能，還有歸檔的要求等，這樣才能有效地推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)[1]。

1.4 信息安全原則

在數(shù)字檔案室的建設(shè)過程當(dāng)中，信息安全屬于特別重要的一個(gè)原則，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的新時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的普及，現(xiàn)如今信息的傳播速度可謂是非?？焖?，在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候需要將相關(guān)人員的信息安全意識(shí)進(jìn)行相應(yīng)的提高，還得有效地結(jié)合先進(jìn)的管理手段，這樣才能確保檔案的信息還有數(shù)據(jù)得到更加安全的 保障。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策

2.1 建立健全相關(guān)的規(guī)章制度

只有將相關(guān)的規(guī)章制度逐漸地建立健全，才可以有效地保證數(shù)字檔案室的建設(shè)更加規(guī)范以及有序。各單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候必須要考慮自身的實(shí)際情況，對(duì)規(guī)章制度的建設(shè)加強(qiáng)力度，依照法律法規(guī)的要求對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行管理，從而形成一套比較可行的法律保障體系，把數(shù)字檔案的收集還有整理歸檔，以及保管利用等都納入單位人員的崗位責(zé)任制當(dāng)中，這樣可以讓數(shù)字檔案可以更加完整、系統(tǒng)，以及安全、有效。另外，各單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候還需要建立以及完善檔案資料的出入庫(kù)還有檔案的交接，以及外來人員等出入的數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)管理制度，將檔案出入庫(kù)的表單還有工作量的表單等都進(jìn)行有效的建立，對(duì)相關(guān)人員的工作職責(zé)進(jìn)行強(qiáng)化，從而保證工作可以按照秩序化的要求開展下去。

2.2 搭建檔案信息資源共享平臺(tái)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到了前所未有的進(jìn)步，現(xiàn)如今的社會(huì)信息化水平越來越高，搭建一個(gè)檔案信息資源的共享平臺(tái)對(duì)于數(shù)字檔案室建設(shè)具有很大的推動(dòng)作用，不僅可以有效地實(shí)現(xiàn)資源的共享，還能讓數(shù)字檔案室的建設(shè)工作變得更加方便還有快捷，對(duì)豐富的社會(huì)信息資源進(jìn)行充分地利用，將這些社會(huì)信息資源進(jìn)行有效地整合，進(jìn)而有效地推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)，這對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定以及健康發(fā)展也具有一定的促進(jìn)作用[2]。

2.3 豐富數(shù)字化檔案信息資源

隨著數(shù)字檔案室的建設(shè)受到的重視程度越來越高，將數(shù)字化檔案的信息資源不斷地進(jìn)行豐富，對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)是非常有利的，在發(fā)展數(shù)字檔案室的過程中檔案信息的建設(shè)是其中的重要任務(wù)。在新時(shí)期經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展速度都十分迅速，豐富數(shù)字化檔案信息資源這項(xiàng)措施符合時(shí)代的發(fā)展需求，也是時(shí)代發(fā)展過程中的一個(gè)必然產(chǎn)物，在很大的程度上可以提高數(shù)字檔案室的建設(shè)效率。在建設(shè)數(shù)字檔案室時(shí)文件歸檔工作是其中的重點(diǎn)，豐富數(shù)字化檔案信息資源對(duì)于辦公自動(dòng)化還有文書歸檔之間的有效結(jié)合也是非常有利的。

2.4 提高數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室的建設(shè)對(duì)故那里人員的要求比較高，必須得將檔案管理人員的綜合素質(zhì)提升上來。因此，各單位需要加大對(duì)人才的建設(shè)力度，定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，積極地引進(jìn)還有借鑒一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)還有管理技術(shù)，不斷地更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，這樣才能更好地適應(yīng)新時(shí)期的數(shù)字檔案室建設(shè)。在實(shí)際的工作當(dāng)中掌握更多專業(yè)化的技能，提高數(shù)字檔案管理室的建設(shè)水平[3]。

3 結(jié)語

在新時(shí)期數(shù)字檔案室的建設(shè)已經(jīng)越來越重要。在建設(shè)數(shù)字檔案室的時(shí)候需要遵循相應(yīng)的原則，比如統(tǒng)籌規(guī)劃還有信息安全的原則，在實(shí)際的建設(shè)過程中需要將數(shù)字檔案室的規(guī)章制度建立健全，還得將數(shù)字檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的提高，搭建一個(gè)檔案信息資源共享的平臺(tái)，不斷地豐富數(shù)字化檔案信息資源，進(jìn)而有效地推動(dòng)數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)程。